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Prendere appunti durante una riunione non è sempre facile. Sia che si tratti di un rapporto o di un rapporto, di scrivere su carta tutto ciò che viene detto richiede una certa tecnica.

Ecco i miei consigli per prendere appunti efficaci nelle riunioni, consigli semplici da mettere in atto che ti faranno risparmiare un sacco di tempo.

Prendere appunti in una riunione, le principali difficoltà:

Come forse avrai notato, c'è una differenza notevole tra velocità del parlato e velocità di scrittura.
In effetti, un oratore parla in media 150 di parole al minuto mentre per iscritto di solito non superiamo 27 parole al minuto.
Per essere efficace, devi essere in grado di ascoltare e scrivere allo stesso tempo, il che richiede una certa concentrazione e una buona metodologia.

Non trascurare la preparazione:

Questo è sicuramente il passo più importante, in quanto dipende dalla qualità del tuo incontro prendendo appunti.
Non è abbastanza per arrivare a un incontro con il blocco note sotto il braccio, devi prepararti e per questo sono il mio consiglio:

  • recuperare l'agenda il prima possibile,
  • scoprire i diversi argomenti che saranno discussi durante l'incontro,
  • prendere in considerazione il / i destinatario / i del rapporto e le sue aspettative,
  • non aspettarlo ultimo momento per prepararti.
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Nella tua preparazione, dovrai anche scegliere lo strumento più adatto a te per prendere appunti.
Se preferisci la carta, prendi in considerazione l'uso di un piccolo taccuino o blocco note e prendi una penna che funzioni correttamente.
E se preferisci prendere appunti digitali, ricorda di avere abbastanza batteria sul tuo tablet, laptop o smartphone.

Nota l'essenziale:

Non sei un supereroe quindi non aspettarti di scrivere tutto.
Durante l'incontro, nota che ciò che è importante, ordina le idee e seleziona solo le informazioni utili per la realizzazione del tuo rapporto.
Ricorda inoltre di annotare ciò che non è memorabile come date, figure o nomi di altoparlanti.

Usa le tue parole:

Non è necessario trascrivere parola per parola ciò che dice. Se le frasi sono lunghe e complesse, avrai problemi a tenere il passo.
Quindi, prendi appunti prendendo le tue parole, sarà più semplice, più diretto e ti consentirà di scrivere il tuo rapporto più facilmente.

Prepara il rapporto subito dopo la riunione:

Anche se hai preso appunti, è importante immergerti nel Rapporto, relazione subito dopo l'incontro.
Sarai ancora nel "succo" e quindi più in grado di trascrivere ciò che hai notato.
Rileggi te stesso, chiarisci le tue idee, crea titoli e sottotitoli.

Qui sei pronto per prendere appunti in modo efficiente alla prossima riunione. Spetta a te adeguare questi suggerimenti al tuo modo di lavorare, sarai solo più produttivo.

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