Il dipendente francese medio trascorre circa un quarto della settimana esaminando centinaia di e-mail che invia e riceve ogni giorno.

Tuttavia, nonostante il fatto che siamo bloccati nella nostra casella di posta per buona parte del nostro tempo, molti di noi, anche i più professionisti non sanno ancora come utilizzare il e-mail in modo appropriato.

In effetti, dato il volume di messaggi che leggiamo e scriviamo ogni giorno, è più probabile che commettiamo errori imbarazzanti, che possono avere serie conseguenze economiche.

In questo articolo, abbiamo definito le regole "cybercourt" più essenziali da conoscere.

Includere una riga dell'oggetto chiara e diretta

Esempi di una buona riga dell'oggetto includono "Data della riunione modificata", "Domanda rapida sulla presentazione" o "Suggerimenti per la proposta".

Le persone spesso decidono di aprire un'e-mail in base alla riga dell'oggetto, sceglierne una che consenta ai lettori di sapere che stai affrontando le loro preoccupazioni o problemi di lavoro.

Usa un indirizzo email professionale

Se lavori per un'azienda, devi utilizzare il tuo indirizzo email aziendale. Ma se utilizzi un account di posta elettronica personale, sia che tu sia un lavoratore autonomo o che ti piaccia usarlo occasionalmente per la corrispondenza commerciale, dovresti fare attenzione quando scegli questo indirizzo.

Dovresti sempre avere un indirizzo e-mail con il tuo nome in modo che il destinatario sappia esattamente chi sta inviando l'e-mail. Non utilizzare mai un indirizzo email non adatto al lavoro.

Pensaci due volte prima di fare clic su "rispondi a tutti"

Nessuno vuole leggere le email di 20 persone che non hanno nulla a che fare con loro. Ignorare le e-mail può essere difficile, poiché molte persone ricevono notifiche di nuovi messaggi sul proprio smartphone o messaggi pop-up che distraggono sullo schermo del computer. Astenersi dal fare clic su "rispondi a tutti" a meno che non si pensi che tutti nell'elenco dovrebbero ricevere l'e-mail.

Includi un blocco di firma

Fornisci al tuo lettore informazioni su di te. In genere, includi il tuo nome completo, titolo, nome dell'azienda e informazioni di contatto, incluso un numero di telefono. Puoi anche aggiungere un po' di pubblicità per te stesso, ma non esagerare con detti o illustrazioni.

Usa lo stesso carattere, dimensione e colore del resto dell'e-mail.

Usa i saluti professionali

Non usare espressioni casuali e colloquiali come "Ciao", "Ciao!" o "Come stai?".

La natura rilassata dei nostri scritti non dovrebbe influenzare il saluto in una e-mail. "Ciao!" È un saluto molto informale e, in generale, non dovrebbe essere usato in una situazione lavorativa. Usa "Ciao" o "Buonasera" invece.

Usa i punti esclamativi con parsimonia

Se scegli di usare un punto esclamativo, usane solo uno per esprimere il tuo entusiasmo.

Le persone a volte si lasciano trasportare e mettono un certo numero di punti esclamativi alla fine delle loro frasi. Il risultato può sembrare troppo emotivo o immaturo, i punti esclamativi dovrebbero essere usati con parsimonia per iscritto.

Stai attento con l'umorismo

L'umorismo può facilmente perdersi nella traduzione senza il tono e le espressioni facciali corretti. In una conversazione professionale, è meglio evitare l'umorismo nelle e-mail a meno che tu non conosca bene il destinatario. Inoltre, qualcosa che ritieni divertente potrebbe non esserlo per qualcun altro.

Sappiate che persone di culture diverse parlano e scrivono in modo diverso

I problemi di comunicazione possono facilmente insorgere a causa di differenze culturali, specialmente nella forma scritta quando non possiamo vedere il linguaggio del corpo dell'altro. Adatta il tuo messaggio al background culturale o al livello di conoscenza del destinatario.

È bene tenere presente che culture altamente contestuali (giapponese, arabo o cinese) vogliono conoscerti prima di fare affari con te. Di conseguenza, potrebbe essere comune per i dipendenti di questi paesi essere più personali nella loro scrittura. D'altra parte, le persone provenienti da culture a basso contesto (tedesco, americano o scandinavo) preferiscono andare molto rapidamente al punto.

Rispondi alle tue e-mail, anche se l'e-mail non era destinata a te

È difficile rispondere a tutte le email che ti sono state inviate, ma dovresti provare. Ciò include i casi in cui l'e-mail ti è stata inviata accidentalmente, soprattutto se il mittente si aspetta una risposta. Una risposta non è necessaria, ma è una buona etichetta e-mail, soprattutto se quella persona lavora nella tua stessa azienda o settore.

Ecco un esempio di risposta: “So che sei molto impegnato, ma non credo che tu volessi inviarmi questa email. E volevo fartelo sapere in modo che tu possa inviarlo alla persona giusta. »

Rivedere ogni messaggio

I tuoi errori non passerà inosservato ai destinatari della tua e-mail. E, a seconda del destinatario, potresti essere giudicato per averlo fatto.

Non fare affidamento sui correttori ortografici. Leggi e rileggi la tua posta più volte, preferibilmente ad alta voce, prima di inviarla.

Aggiungi l'indirizzo email per ultimo

Evita di inviare accidentalmente un'e-mail prima di aver finito di scriverla e di correggere il messaggio. Anche quando rispondi a un messaggio, è una buona idea rimuovere l'indirizzo del destinatario e inserirlo solo quando sei sicuro che il messaggio sia pronto per l'invio.

Verifica di aver selezionato il destinatario corretto

Devi stare molto attento quando digiti un nome dalla tua rubrica sulla riga "A" dell'e-mail. È facile selezionare il nome sbagliato, il che può essere imbarazzante per te e per la persona che riceve l'e-mail per errore.

Usa i caratteri classici

Per la corrispondenza professionale, mantieni sempre i tuoi font, colori e dimensioni standard.

La regola cardinale: le tue e-mail dovrebbero essere facili da leggere per gli altri.

In genere, è meglio usare un tipo a 10 o 12 punti e un carattere di facile lettura, come Arial, Calibri o Times New Roman. Quando si tratta di colore, il nero è la scelta più sicura.

Tieni d'occhio il tuo tono

Proprio come le battute si perdono nella traduzione, il tuo messaggio può essere facilmente interpretato erroneamente. Ricorda che il tuo intervistatore non ha le indicazioni vocali e le espressioni facciali che otterrebbero in una discussione one-to-one.

Per evitare qualsiasi malinteso, si consiglia di leggere ad alta voce il messaggio prima di fare clic su Invia. Se ti sembra difficile, sembrerà difficile per il lettore.

Per ottenere i migliori risultati, evita di usare parole totalmente negative ("fallimento", "cattivo" o "trascurato") e dì sempre "per favore" e "grazie".