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L'email spesso ci consente di comunicare di più. Di conseguenza, Internet è pieno di consigli per scrivere meglio, elenchi di motivi per evitare di inviare e-mail in determinati orari o consigli su quanto velocemente dovremmo rispondere, ecc. Tuttavia, il modo migliore per risparmiare tempo ed evitare confusione potrebbe essere ricordare che alcune conversazioni non possono aver luogo tramite e-mail, ecco alcuni esempi.

Quando si passano cattive notizie

Non è facile fornire cattive notizie, soprattutto quando devi passarle al tuo capo o manager. Ma ci sono diversi modi per ridurre al minimo la difficoltà. Prima di tutto, non rimandare e non perdere tempo; devi assumerti la responsabilità e spiegare la situazione in modo completo. Dare cattive notizie via e-mail non è una buona idea, poiché può essere inteso come un tentativo di evitare la conversazione. Potresti restituire l'immagine di una persona che è timorosa, imbarazzata o anche troppo immatura per essere proattiva. Quindi, quando hai una brutta notizia da dare, fallo di persona quando possibile.

Quando non sei del tutto sicuro di cosa intendi

In generale, è bene sforzarsi di essere proattivi piuttosto che reattivi. Sfortunatamente, la posta elettronica si presta bene a questo tipo di riflesso. Ci sentiamo obbligati a svuotare le nostre caselle di posta, con la maggior parte delle email che richiedono risposte. Quindi a volte, anche quando non siamo sicuri di come vorremmo rispondere, le nostre dita iniziano comunque a battere. Invece, fai una pausa quando ne hai bisogno. Cerca maggiori informazioni sull'argomento, invece di rispondere prima di sapere davvero cosa pensi e cosa vorresti dire.

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Se ti senti tormentato dal tono

Molti di noi usano la posta elettronica per evitare di avere una conversazione difficile. L'idea è che questo mezzo ci dia l'opportunità di scrivere un'e-mail che raggiungerà l'altra persona esattamente come speriamo. Ma, troppo spesso, non è quello che succede. La prima cosa che ne risente è la nostra efficienza; la creazione di un'e-mail perfettamente realizzata richiede così tanto tempo. Quindi, molto spesso, l'altra persona non leggerà la nostra e-mail come ci aspettavamo comunque. Quindi, se ti trovi tormentato dal tono quando scrivi una mail, chiediti se anche in questo caso non avrebbe più senso gestire questa conversazione faccia a faccia.

Se è tra 21h e 6h e sei stanco

È più difficile pensare chiaramente quando sei stanco e anche le emozioni possono aumentare quando sei in questo stato. Quindi, se sei seduto a casa e sei fuori orario d'ufficio, prendi in considerazione la possibilità di premere salva bozza piuttosto che il pulsante di invio. Invece, scrivi una prima bozza in bozza, se ti aiuta a dimenticare il problema, e leggila la mattina prima di finalizzarla, quando hai una prospettiva più fresca.

Quando chiedi un aumento

Alcune conversazioni dovrebbero essere fatte faccia a faccia, ad esempio quando stai cercando di negoziare un aumento. Questo non è il tipo di richiesta che vuoi inoltrare tramite e-mail, principalmente perché vuoi che sia chiara ed è una questione che prendi sul serio. Inoltre, vuoi essere disponibile a rispondere alle domande sulla tua domanda. L'invio di un'e-mail potrebbe inviare il messaggio sbagliato. Prendersi del tempo per incontrare di persona il tuo superiore in queste circostanze ti porterà più risultati.

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