Il report: 4 punti essenziali da conoscere per avere successo

Devi fare un Rapporto, relazioneo un rapporto, su richiesta del proprio responsabile. Ma non sai da dove cominciare o come formularlo.

Qui, rivelo una semplice procedura nei punti 4 per realizzare questo rapporto in modo efficiente e con una certa velocità. Deve essere scritto in una cronologia logica.

A cosa serve un report?

Dà la capacità alla persona per la quale si intende poter contare i dati presentati per decidere un'azione. Le informazioni registrate nel rapporto consentono di rispondere a una o più domande necessarie per il processo decisionale.

Detto questo, un dipendente è in grado di scrivere un rapporto al fine di offrire suggerimenti al proprio supervisore su un argomento specifico al fine di apportare miglioramenti, ad esempio sull'organizzazione di un servizio o la sostituzione di materiali. Un rapporto è un modo eccellente di comunicare tra un superiore e i suoi subordinati.

A seconda dello scopo del rapporto, la sua presentazione potrebbe essere diversa, tuttavia la procedura che rivelo di seguito è valida per tutti i rapporti che dovrai presentare.

Primo punto - La richiesta deve essere precisa ed esplicita.

Questo primo punto sarà il punto essenziale su cui si baserà tutto il tuo lavoro. Delimiterà inoltre l'area interessata.

Il destinatario del rapporto

- Che cosa vuole esattamente dal tuo rapporto?

- Quali saranno per lui gli scopi e gli obiettivi del rapporto?

- Quanto sarà utile il rapporto per il tuo destinatario?

- Il destinatario conosce già l'argomento?

- Sapere quali sono le loro conoscenze per non ripetere informazioni già note.

Il caso e le modalità

- Qual è la situazione ?

- Quali sono i motivi legati alla richiesta del rapporto: difficoltà, trasformazioni, evoluzioni, modifiche, miglioramenti?

Secondo punto: considera, seleziona e raccogli le informazioni essenziali.

Le informazioni possono essere molte, siano note, documenti o altri report e varie fonti, ma l'importante è essere selettivi per ricordare solo quelli essenziali, essenziali ed essenziali e non essere trascinato da informazioni di minore interesse o ripetitive che potrebbero danneggiare la relazione finale. Pertanto, è necessario utilizzare solo le informazioni più appropriate corrispondenti al rapporto richiesto.

Terzo punto: organizzare e realizzare il piano

In genere, il piano inizia con un'introduzione, quindi continua con lo sviluppo e termina con una conclusione.

Sotto, il piano esposto è quello generalmente incontrato. Il ruolo dell'introduzione e della conclusione non differiscono, mantenendo il loro ruolo intrinseco. Al contrario, lo sviluppo può essere concepito in modo variabile in base al rapporto che dovrai realizzare.

Introduzione del rapporto

Fornisce informazioni essenziali relative al motivo stesso del rapporto; le sue motivazioni, le sue intenzioni, la sua ragion d'essere, le sue prerogative.

Questa informazione dovrebbe riunire in poche parole lo scopo della relazione, in un testo conciso pur essendo dettagliato e completo.

È assolutamente sconsigliato ignorare l'introduzione, poiché descrive in anticipo i dati precisi della richiesta che consentono al destinatario e all'editore del rapporto di essere certi di essersi capiti reciprocamente. Aiuta anche a ricordare i termini della richiesta, la situazione, le condizioni in cui il rapporto non viene immediatamente esaminato o se è necessario riconsiderarlo in un secondo momento.

Lo sviluppo del rapporto

Lo sviluppo è comunemente diviso in tre sezioni.

- Un inventario tangibile e imparziale della situazione o del contesto, vale a dire un resoconto dettagliato di ciò che è già in atto.

- Un giudizio chiaro su ciò che è in atto evidenziando sia gli aspetti positivi che le forme negative offrendo un'analisi equa quanto evocativa e concreta quanto necessario.

- Consigli, suggerimenti e raccomandazioni, il più sviluppati possibile associati ai benefici che ne derivano.

La conclusione del rapporto

Non dovrebbe contenere alcun nuovo soggetto che non sarebbe stato indicato nello sviluppo. Senza essere un discorso abbreviato dello sviluppo, è lì per portare una risposta proponendo chiaramente una o le seguenti soluzioni alle raccomandazioni specificate in questo.

Quarto punto - Scrivere il rapporto

Alcune regole comuni a tutti gli editoriali devono essere rispettate. L'enfasi sarà posta su un vocabolario comprensibile e accessibile ortografia impeccabile per più professionalità, frasi brevi per una migliore comprensione, una struttura ariosa dei paragrafi per una buona fluidità di lettura.

Prestare particolare attenzione nella forma del suo rapporto può offrire al lettore o al destinatario un comfort di lettura e di comodità essenziale.

- Devi essere conciso ed esplicito nella tua scrittura

- Per garantire una migliore fluidità nella lettura del report, rimanda il lettore ad un'appendice che fornirà alcune informazioni aggiuntive alle tue spiegazioni quando necessario.

- Includere un riepilogo quando il report si estende su più di tre pagine, che consente al destinatario di orientarsi nella lettura, se questa è la sua scelta.

- Quando è utile o essenziale, integra tabelle e altri grafici che riflettono la tua scrittura per illustrare i dati. Possono essere essenziali in alcuni casi per una buona comprensione.

- Non omettere i titoli ei sottotitoli per delimitare chiaramente ogni parte del tuo report per guadagnare, ancora, in fluidità.

In conclusione: cosa ricordare

  1. Interpretare correttamente e comprendere l'applicazione consente di rispondere senza essere accanto al soggetto per ottenere efficienza.
  2. Nella vostra relazione, siete in grado di condividere le vostre idee prendendo posizione contro la semplice relazione.
  3. Per essere efficace, la tua relazione deve fornire risposte alle domande poste dal suo destinatario, da qui l'interesse prevalente di tutta la sua presentazione; redazione, struttura, dichiarazione e il suo svolgimento; introduzione, sviluppo, conclusione.
  4. Spiega argomenti, osservazioni e soluzioni proposte.

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