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La posta elettronica è uno dei principali mezzi di comunicazione nell'ambiente professionale. Tuttavia, alcuni tendono a dimenticare le regole. Questo dato che ilemail è considerato meno formale della lettera. È importante sapere che questa rimane comunque una scrittura funzionante, anche se sfoggia uno stile più leggero o più user-friendly. Come avere successo in un'e-mail professionale? Scopri le pratiche da adottare per una redazione delle regole dell'art.

La riga dell'oggetto dell'e-mail deve essere breve

La prima cosa che leggerà il tuo destinatario è ovviamente l'oggetto della tua email. Questa è in realtà l'unica riga che appare nella posta in arrivo. Questo è il motivo per cui deve essere breve, preciso e pulito. Allo stesso modo, deve avere un collegamento con l'obiettivo della tua email (notifica, informa, invita...). In altre parole, il destinatario deve capire rapidamente di cosa si tratta, semplicemente leggendo l'oggetto.

L'oggetto dell'e-mail può essere formulato in una frase nominale, una frase senza una parola di collegamento, una frase da 5 a 7 parole, una frase senza articolo. Ecco alcuni esempi: "richiesta di informazioni", "domanda per la posizione di...", "annullamento della formazione CSE del 25 gennaio", "invito ai 10 anni dell'impresa X", "resoconto dell'incontro di … ", eccetera.

Inoltre, tieni presente che l'assenza di un oggetto può rendere l'e-mail indesiderata.

La formula di partenza

Chiamata anche formula di chiamata, designa le prime parole dell'e-mail. In altre parole, sono le parole che assicurano il contatto con l'interlocutore.

Tale formula di ricorso dipende in particolare dai seguenti fattori:

  • Il tuo rapporto con il destinatario: conosci il destinatario? Se sì a che punto?
  • Il contesto della comunicazione: formale o informale?
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È quindi ovvio che non ti rivolgerai a un superiore nello stesso modo in cui ti rivolgerai a un collega. Allo stesso modo, è una formula diversa che utilizzerai quando ti rivolgi a uno sconosciuto.

Dopo la formula di ricorso segue la prima frase dell'e-mail che deve essere collegata all'oggetto della scrittura professionale.

Il corpo dell'e-mail

Considera l'utilizzo della tecnica della piramide invertita per scrivere il corpo della tua email. Consiste nell'iniziare con le informazioni principali dell'e-mail che è spesso l'oggetto dell'e-mail. Successivamente, dovrai evocare le altre informazioni in modo decrescente, cioè dalla più importante alla meno essenziale.

Il motivo per cui dovresti scegliere questo metodo è che la prima parte di una frase è la migliore letta e la più ricordata. In una frase di 40 parole, di solito ricordi solo il 30% della prima parte.

La tua email dovrebbe essere scritta in frasi brevi e in un linguaggio professionale e quotidiano. In questo senso, evita i termini tecnici e assicurati che ci siano parole di collegamento tra le frasi.

Infine, non dimenticare la formula gentile per finire la tua email. Quindi usa una breve cortesia alla fine adattandola al contesto dello scambio ma anche al tuo rapporto con il destinatario.