מייל מקצועי מוצלח: איך זה נראה?
המייל מבטיח יותר מהירות בהעברת ההודעות. אבל אנחנו לא כותבים מייל מקצועי בזמן שאנחנו מדברים, אפילו פחות באותו אופן כמו שאנחנו כותבים מכתב או דואר. יש מדיום שמח שאפשר למצוא. שלושה קריטריונים מאפשרים לזהות מייל מקצועי מוצלח. האחרון חייב להיות אדיב, תמציתי ומשכנע. אנו מעוניינים רק בקודי נימוס כיאה למיילים מקצועיים.
מייל אדיב: מה זה?
כדי להצליח, המייל המקצועי חייב להיות אדיב, כלומר מייל עם ערעור בהתחלה ונוסחה מנומסת בסוף. יש לבחור כל נוסחה בהתאם לזהות או מעמדו של האדם שאליו היא מופנית. לכן זה תלוי בקישור או במידת הידע הקיים בין השולח לנמען.
כידוע, יש קודים לכתיבה בכל עסק. הנוסחה המנומסת תתמוך במידת המרחק ההיררכי המפריד בין הכתבים.
התקשר לנוסחאות במייל מקצועי
ישנן מספר אפשרויות שיחה במייל מקצועי:
- בונז'ור
השימוש בו זוכה לפעמים לביקורת. אבל לפעמים משתמשים בנוסחה הזו כשפונים לאנשים שאנחנו מכירים, אבל לא יצרנו איתם קשרים חזקים מספיק.
- Bonjour à tous
משתמשים בנוסחה המנומסת הזו, בשני תנאים. הראשון הוא שהדואר ממוען למספר נמענים בו זמנית. השני הוא שמדובר במייל אינפורמטיבי.
- שלום ואחריו השם הפרטי
נוסחת שיחה זו משמשת כאשר הנמען הוא עמית או אדם מוכר.
- שמו הפרטי של הנמען
במקרה זה, מדובר באדם שאתה מכיר על בסיס אישי ואיתו אתה מתקשר לעתים קרובות.
- מיס או מר
מדובר בקשר פורמלי, כאשר הנמען לא חשף את זהותו בפניך.
- גברת, אדוני
צורת ערעור זו מתאימה למצבים שבהם אינך יודע אם הנמען שלך הוא גבר או אישה.
- אדוני מנהל / מר פרופסור…
הנוסחה המנומסת הזו משמשת כאשר לבן השיח יש כותרת מסוימת.
ביטויי נימוס בסוף מייל מקצועי
כמו במקרה הקודם, יש הרבה נוסחאות מנומסות לסיים מייל מקצועי, תוך התחשבות בפרופיל הנמען. אנו יכולים לצטט בין אלה:
- בברכה
- שלך
- חברויות
- בכבוד רב
- ברכות קורדיאליות
- ברכות מכבדות
- בברכה
כך או כך, אדיבות היא גם לדעת לקרוא מחדש. אולי אתה לא יודע את זה, אבל עבור רוב האנשים בעולם המקצועי, מייל רצוף שגיאות הוא סימן לחוסר התחשבות בנמען. לכן, ככל האפשר, עליך להגיה את עצמך כדי להבטיח שהכללים הדקדוקיים והתחביריים מכובדים.
עוד נקודה מהותית, הקיצור. יש לאסור את זה מהמיילים המקצועיים שלך, גם כאשר מדובר במייל שהוחלף בין עמיתים.
