באיחור במשרד? האימייל הזה ישתיק את הטענות
תקועים בפקקי בוקר מפלצתיים? האם האוטובוס או המטרו שלך מתקלקלים שוב ושוב? אל תתנו לשיהוק התחבורה האלה להרוס לכם את היום בעבודה. מייל קטן שנכתב בקפידה ונשלח בזמן ירגיע את המנהל שלך. וכך יגן עליך מפני נזיפות לא נעימות פעם אחת במשרד.
התבנית המושלמת להעתקה והדבקה
שלום [שם פרטי],
לצערי, אני חייב להודיע לך על העיכוב שלי הבוקר. אכן, תקרית חמורה בקו המטרו שאני משתמשת בו מדי יום הפסיקה את התנועה במשך דקות רבות. למרות עזיבתי המוקדמת מהבית, הושבתי בכוח פעם אחת בהובלה.
המצב הזה נשאר לגמרי מעבר לשליטתי. אני מתחייב לנקוט באמצעים הדרושים כדי למנוע אי נוחות שכזו להתרחש שוב בעתיד. מעתה ואילך, אהיה ערני ביותר לגבי סכנות אפשריות שעלולות לשבש את מסעותיי.
אני מודה לך מראש על ההבנה.
בכבוד רב,
[השם שלכם]
[חתימת דוא"ל]
נימה מנומסת שאומצה מהמילים הראשונות
ביטויים מנומסים כמו "לצערי אני חייב להודיע לך" או "תהיה סמוך ובטוח" נותנים מיד נימה הולמת ומכבדת כלפי המנהל. בנוסף, אנו מדגישים בבירור את חוסר אחריותה לנסיגה זו לפני שנבטיח שהמצב לא יחזור על עצמו.
הסבר ברור של העובדות
ההסבר המרכזי נותן כמה פרטים ספציפיים על האירוע כדי להצדיק את העיכוב הזה הקשור לתחבורה ציבורית. אבל המייל לא הולך לאיבוד בהסטות מיותרות גם עבור האחראי. לאחר שהדברים העיקריים נאמרו בפשטות, נוכל לסכם בנימה מרגיעה לגבי העתיד.
הודות לניסוח המעודן אך המפורט מספיק הזה, המנהל שלך יוכל להבין רק את הקשיים האמיתיים בהם נתקלו באותו יום. יודגש גם הרצון שלך לדייקנות. ומעל לכל, למרות הנסיגה הזו, הצלחתם לאמץ את המקצועיות הצפויה בתקשורת שלכם.
