הדו"ח: 4 נקודות חיוניות שצריך לדעת להצליח

אתה חייב לעשות דו"ח, או דוח, לבקשת המנהל שלך. אבל, אינך יודע מאיפה להתחיל או איך לנסח את זה.

כאן, אני מגלה הליך פשוט בנקודות 4 על מנת לממש את הדוח ביעילות ובמהירות מסוימת. זה חייב להיות כתוב כרונולוגי הגיונית.

מה השימוש בדוח?

זה נותן את היכולת לאדם שעבורו הוא נועד להיות מסוגל להסתמך הנתונים שהוצגו להחליט על פעולה. המידע שנרשם בדוח מאפשר לענות על שאלה אחת או יותר הנחוצות לקבלת החלטות.

עם זאת, עובד הוא מסוגל לכתוב דוח על מנת להציע הצעות לממונה שלה על נושא מסוים על מנת לבצע שיפורים, למשל על ארגון של שירות או החלפה של חומרים. דו"ח הוא דרך מצוינת לתקשר בין מפקח לבין פקודיו.

בהתאם למטרת הדוח, ייתכן שהמצגת שלו תהיה שונה, אולם הנוהל שאני מגלה להלן תקף לכל הדיווחים שתצטרך לעשות.

READ  חתימת דוא"ל מקצועית

נקודה ראשונה - על הבקשה להיות מדויקת ומפורשת.

זו הנקודה הראשונה תהיה הנקודה המהותית שבה כל העבודה שלך תהיה מבוססת. זה יהיה גם לתחום את האזור הנוגע בדבר.

מקבל הדו"ח

- מה הוא בדיוק רוצה מהדוח שלך?

- מהן המטרות והיעדים של הדו"ח עבורו?

- כמה שימושי יהיה הדו"ח עבור הנמען שלך?

- האם הנמען כבר מכיר את הנושא?

- לדעת מה הידע שלו כדי לא לחזור על מידע כבר ידוע.

המקרה והשיטות

מה המצב?

- מהן הסיבות הקשורות לבקשה לדוח: קשיים, טרנספורמציות, התפתחויות, שינויים, שיפורים?

הנקודה השנייה - לשקול, לבחור ולאסוף מידע חיוני.

המידע יכול להיות הרבה, אם הערות, מסמכים או דוחות אחרים, ומקורות שונים, אבל מה שחשוב הוא להיות סלקטיבי לזכור רק את אלה חיוניים, חיוניים וחיוניים ולא להיסחף על ידי מידע של פחות עניין או לחזור על עצמו שיכול לפגוע בדו"ח הסופי. לכן עליך להשתמש במידע המתאים ביותר לדוח המבוקש.

נקודה שלישית - לארגן וליישם את התוכנית

בדרך כלל, התוכנית מתחילה בהקדמה, ולאחר מכן ממשיכה עם הפיתוח, ומסתיים במסקנה.

להלן, תוכנית חשוף הוא אחד נפגש בדרך כלל. תפקיד ההקדמה והמסקנה אינם שונים, תוך שמירה על תפקידם המהותי. אדרבא, ניתן לפתח את ההתפתחות בצורה משתנה בהתאם לדוח שתצטרך להבין.

מבוא של הדו"ח

הוא מספק מידע חיוני הקשור בעצם הסיבה לדוח; המניעים שלו, הכוונות שלו, סיבתו, הסמכות.

READ  הודיעו למעסיקכם על עזיבתכם בחופשת לידה 

מידע זה צריך להפגיש בכמה מילים את מטרת הדו"ח, בטקסט תמציתי תוך פירוט מפורט.

אין זה מן הראוי להתעלם מן ההקדמה, שכן היא מתארת ​​מראש את הנתונים המדויקים של הבקשה, המאפשרת הן למקבל והן לכותב הדו"ח להיות בטוחים שהבינו זה את זה. זה גם עוזר לזכור את תנאי הבקשה, המצב, התנאים כאשר הדו"ח לא נבדק באופן מיידי או אם יש צורך לשקול מחדש את זה מאוחר יותר.

התפתחות הדו"ח

הפיתוח מחולק בדרך כלל לשלושה חלקים.

- מלאי מוחשי ונטול פניות של המצב או ההקשר, כלומר, הצהרה מפורטת של מה שכבר קיים.

- שיפוט ברור על מה הוא מדגיש הן את ההיבטים החיוביים והשליליים תוך מתן ניתוח פשוט כמו evocative ו בטון לפי הצורך.

- ייעוץ, הצעות והמלצות, ככל האפשר הקשורים ההטבות הנופלים להם.

המסקנה של הדו"ח

זה לא צריך להכיל כל נושא חדש שלא היה מצוין בפיתוח. בלי להיות דיבור מקוצר של הפיתוח, זה שם כדי להביא תשובה על ידי מציע בבירור אחד או את הפתרונות הבאים ההמלצות המפורטות זו.

נקודה רביעית - כתיבת הדו"ח

כמה כללים משותפים לכל מאמרי המערכת הם להיות מכובד. יושם דגש על אוצר מילים מובן ונגיש איות מושלם ליותר מקצועיות, משפטים קצרים להבנה טובה יותר, מבנה אוורירי של פסקאות לשטף קריאה טוב.

READ  נוסחאות מנומסות בסוף המייל בהקשר ספציפי

טיפול מיוחד בצורת הדו"ח שלה יכול להציע לקורא או לנמען נוחות ונוחות קריאה חיוני.

- אתה חייב להיות תמציתי ומפורש בכתב שלך

- כדי להבטיח נזילות טובה יותר בקריאת הדו"ח, עיין הקורא בנספח אשר יביא כמה השלמות ההסברים שלך כאשר יש צורך.

- תוכנית סיכום כאשר הדוח שלך משתרע על פני יותר משלושה עמודים, המאפשר לנמען להתמצא בקריאה שלו, אם זה הבחירה שלו.

- כאשר הוא רווחי או חיוני, לשלב טבלאות וגרפים אחרים המשקף את הכתיבה שלך כדי להמחיש את הנתונים. הם יכולים להיות חיוניים במקרים מסוימים עבור הבנה טובה.

- לא להשמיט את כותרות ותרגום כדי לתחום כל חלק של הדוח שלך לנצח, גם שם, נזילות.

לסיכום: מה לזכור

  1. כראוי לפרש ולהבין את היישום מאפשר לך להגיב מבלי להיות ליד הנושא כדי להשיג יעילות.
  2. בדו"ח שלך, אתה יכול לחלוק את הרעיונות שלך על ידי נקיטת עמדה נגד הדו"ח הפשוט.
  3. כדי להיות יעיל, על הדוח שלך לספק תשובות לשאלות שמציב מקבלו, ומכאן האינטרס הגובר של כלל המצגת שלו; שרטוט, מבנה, הצהרה והתפתחותה; הקדמה, פיתוח, מסקנה.
  4. הסבר את הטיעונים, התצפיות והפתרונות המוצעים לך.

עבור מעצבים ב- Microsoft Word, העקיפה הזו בת 15 הדקות ב- YouTube תועיל לך יותר.