הדפסה, PDF & דוא"ל

 

L 'אמייל הוא כלי התקשורת המועדף על רובנו. דוא"ל זה נהדר כי אנחנו לא צריכים להיות זמינים באותו זמן עם בן שיחו כדי לתקשר. זה מאפשר לנו להתקדם בנושאים עכשוויים כאשר עמיתינו אינם זמינים או בצד השני של העולם.

עם זאת, רובנו טובעים ברשימה אינסופית של מיילים. על פי דוח שפורסם בשנת 2016, משתמש עסקי ממוצע מקבל ושולח יותר מ 100 מיילים ביום.

בנוסף, הודעות דוא"ל מובנות בקלות רבה מדי. מחקר שנערך לאחרונה ב- Sendmail מצא ש- 64% מהאנשים שנשלחו או קיבלו הודעת אימייל שגרמה לכעס או לבלבול לא מכוון.

בשל נפח של הודעות דוא"ל שאנו שולחים ולקבל, כי הודעות דוא"ל הם לעתים קרובות misinterpreted, חשוב לכתוב אותם בצורה ברורה ותמציתית.

איך לכתוב נכון דואר אלקטרוני מקצועי

כתיבת הודעות דוא"ל קצרות ומדויקות תקטין את הזמן המושקע בניהול דואר אלקטרוני ותגרום לך להיות פרודוקטיבי יותר. שמירה על הודעות הדוא"ל שלך קצר פירושו שאתה כנראה להשקיע פחות זמן על דואר אלקטרוני יותר זמן על משימות אחרות. עם זאת, כתיבה ברורה היא מיומנות. כמו כל המיומנויות, תצטרך לעבוד על פיתוחו.

בתחילה, ייתכן שיהיה עליך הרבה זמן לכתוב הודעות דוא"ל קצרות כמו לכתוב הודעות דוא"ל ארוכות. עם זאת, גם אם זה המצב, תוכל לעזור לעמיתיך, ללקוחות או לעובדים שלך להיות פרודוקטיביים יותר, שכן תוסיף פחות מקום לתיבת הדואר הנכנס שלהם, שתסייע להם להגיב במהירות רבה יותר.

על ידי כתיבה ברורה, אתה תהיה ידוע בתור מישהו שיודע מה הוא רוצה וגורם לדברים לקרות. שניהם טובים עבור לקוחות פוטנציאליים הקריירה שלך.

אז מה זה צריך לכתוב ברור, תמציתיים ומקצועיים דואר אלקטרוני?

זהה את המטרה שלך

הודעות דוא"ל ברורות תמיד יש מטרה ברורה.

בכל פעם שאתה יושב לכתוב דוא"ל, לקחת כמה שניות לשאול את עצמך, "למה אני שולח את זה? מה אני מצפה מהנמען?

אם אתה לא יכול לענות על השאלות האלה, אתה לא צריך לשלוח דוא"ל. כתיבת הודעות דואר אלקטרוני מבלי לדעת מה אתה צריך לבזבז את הזמן שלך ואת זה של הנמען שלך. אם אתה לא יודע בדיוק מה אתה רוצה, יהיה לך קשה להביע את עצמך בבירור ותמציתיות.

READ  תבנית דוא"ל כדי להגיב לבקשה לקבלת מידע מעמית

השתמש "דבר אחד בכל פעם" הכלל

הודעות אימייל אינן מיועדות להחליף פגישות. עם פגישות עבודה, ככל שאתה עובד על פריטים בסדר היום, יותר פרודוקטיבי הפגישה.

עם הודעות דוא"ל, ההפך הוא הנכון. ככל שתכלול פחות נושאים בהודעות האימייל שלך, כך יהיו הדברים ברורים יותר לשוחח שלך.

לכן זה רעיון טוב לתרגל את "דבר אחד בכל פעם" הכלל. ודא שכל דוא"ל שאתה שולח הוא על דבר אחד. אם אתה צריך לתקשר על פרויקט אחר, לכתוב דוא"ל נוסף.

זה גם זמן טוב לשאול את עצמך, "האם אימייל זה באמת הכרחי?" שוב, רק הודעות דוא"ל הכרחיות להעיד על כבוד האדם שאליו אתה שולח הודעות דואר אלקטרוני.

תרגול של אמפתיה

אמפתיה היא היכולת לראות את העולם דרך העיניים של אחרים. כאשר אתה עושה את זה, אתה מבין את המחשבות והרגשות.

בעת כתיבת הודעות דוא"ל, לחשוב על המילים שלך מנקודת המבט של הקורא. עם כל מה שאתה כותב, שאל את עצמך:

  • איך יכולתי לפרש את המשפט הזה אם קיבלתי אותו?
  • האם זה כולל מונחים מעורפלים לציין?

זוהי התאמה פשוטה אך יעילה לאופן בו עליכם לכתוב. חשיבה על האנשים שיקראו אותך תשנה את הדרך בה הם מגיבים לך.

הנה דרך אמפתית להסתכל על העולם כדי לעזור לך להתחיל. רוב האנשים:

  • עסוקים. אין להם זמן לנחש מה אתה רוצה, והם רוצים לקרוא את הדוא"ל שלך ולהגיב במהירות.
  • תהנה מחמאה. אם אתה יכול להגיד משהו חיובי עליהם או העבודה שלהם, לעשות את זה. המילים שלך לא יבוזבזו.
  • כמו להודות. אם הנמען עזר לך בכל דרך, זכור להודות לו. אתה צריך לעשות את זה גם כאשר זה התפקיד שלהם כדי לעזור לך.

מצגות מקוצר

כשאתה שולח דוא"ל למישהו בפעם הראשונה, עליך לספר לנמען מי אתה. בדרך כלל תוכלו לעשות זאת במשפט אחד. לדוגמא: “היה תענוג לפגוש אותך ב [אירוע X]. "

READ  הכר את קודי השימוש בהקשר המקצועי

אחת הדרכים לקצר את המצגות היא לכתוב אותן כאילו אתה פוגש פנים אל פנים. אתה לא רוצה להיכנס למונולוג של חמש דקות כאשר אתה פוגש מישהו באופן אישי. אז, אל תעשה את זה בדוא"ל.

אתה לא יודע אם יש צורך בהקדמה. אולי כבר יצרת קשר עם הנמען, אבל אתה לא יודע אם היא תזכור אותך. אתה יכול להשאיר את האישורים שלך חתימה אלקטרונית.

זה ימנע אי הבנות. אתה מציג שוב את מי שכבר יודע שאתה גס. אם היא לא יודעת אם היא מכירה אותך, אתה יכול פשוט לתת לה לבדוק את החתימה שלך.

הגבל את עצמך לחמישה משפטים

בכל דוא"ל שאתה כותב, עליך להשתמש במשפטים מספיק כדי לומר מה שאתה צריך, לא יותר. שיטה שימושית היא להגביל את עצמך לחמישה משפטים.

פחות מחמישה משפטים הם לעתים קרובות אכזרי וגס, יותר מחמישה משפטים לבזבז זמן.

יהיו פעמים כאשר זה יהיה בלתי אפשרי לשמור על דוא"ל המכיל חמישה משפטים. אבל ברוב המקרים, חמישה משפטים מספיקים.

לאמץ את המשמעת של חמשת המשפטים ואתה תמצא את עצמך כותב הודעות דוא"ל מהר יותר. תוכלו גם לקבל תשובות יותר.

השתמש במילים קצרות

ב 1946, ג 'ורג' אורוול יעץ סופרים לעולם לא להשתמש במילה ארוכה שבה קצר יעשה.

עצה זו רלוונטית עוד יותר היום, במיוחד בעת כתיבת הודעות דוא"ל.

מילים קצרות להראות כבוד לקורא שלך. באמצעות מילים קצרות, אתה עושה את המסר שלך קל להבין.

כך גם לגבי משפטים קצרים ופסקאות. הימנע כתיבת בלוקים גדולים של טקסט אם אתה רוצה את ההודעה שלך להיות ברור וקל להבנה.

השתמש בקול הפעיל

הקול הפעיל קל יותר לקריאה. זה גם מעודד פעולה ואחריות. ואכן, בקול הפעיל מתמקדים המשפטים באדם הפועל. בקול פסיבי, המשפטים מתמקדים על האובייקט שעליו האדם פועל. בקול הפסיבי, נראה שהדברים מתרחשים לבד. באופן אקטיבי, הדברים מתרחשים רק כאשר אנשים פועלים.

היצמד למבנה סטנדרטי

מהו המפתח לשמירת הודעות הדוא"ל שלך? השתמש במבנה סטנדרטי. זוהי תבנית שאתה יכול לעקוב אחר כל הדוא"ל שאתה כותב.

READ  תבנית מכתבים: פותחים את חסכונות העובדים שלכם

בנוסף לשמירת הודעות הדוא"ל שלך קצר, בעקבות מבנה סטנדרטי גם עוזר לך לכתוב במהירות.

עם הזמן, תוכלו לפתח מבנה זה יעבוד בשבילך. הנה מבנה פשוט כדי להתחיל:

  • דברי ברכה
  • מחמאה
  • הסיבה לדוא"ל שלך
  • קריאה לפעולה
  • הודעת סגירה (סגירה)
  • חתימה

בואו נסתכל על כל אחד מהם לעומק.

  • זהו השורה הראשונה של הדוא"ל. "שלום, [שם פרטי]" הוא ברכה טיפוסית.

 

  • כאשר אתה דוא"ל מישהו בפעם הראשונה, מחמאה היא התחלה מצוינת. המחמאה הכתובה היטב יכולה לשמש גם כהקדמה. לדוגמה:

 

"נהנתי מהמצגת שלך בנושא [נושא] ב- [תאריך]. "

“מצאתי את הבלוג שלך בנושא [נושא] ממש שימושי. "

"היה תענוג לפגוש אותך ב [אירוע]. "

 

  • הסיבה לדוא"ל שלך. בחלק זה אתה אומר, "אני אשלח דוא"ל לשאול על ..." או "תהיתי אם אתה יכול לעזור עם ..." לפעמים תזדקק לשני משפטים כדי להסביר את הסיבות שלך לכתיבה.

 

  • קריאה לפעולה. ברגע שיש לך הסביר את הסיבה הדוא"ל שלך, לא להניח כי הנמען יידע מה לעשות. ספק הוראות ספציפיות. לדוגמה:

"אתה יכול לשלוח לי את הקבצים האלה עד יום חמישי?" "

"אתה יכול לכתוב את זה בשבועיים הקרובים?" "

"אנא כתוב ליאן על כך, והודיע ​​לי מתי עשית זאת." "

על ידי בניית בקשתך בצורה של שאלה, הנמען מוזמן להשיב. לחלופין, תוכל גם להשתמש ב: "הודע לי מתי עשית זאת" או "הודע לי אם זה בסדר עבורך." "

 

  • סגירה. לפני שליחת הדוא"ל שלך, הקפד לכלול הודעת סגירה. זה יש את המטרה כפולה של לחזור על הקריאה שלך לפעולה ולהפוך את הנמען מרגיש טוב.

 

דוגמאות לשורות סגירה טובות:

"תודה על כל העזרה שלך בזה. "

"אני לא יכול לחכות לשמוע מה אתה חושב. "

"ספר לי אם יש לך שאלות. "

  • כדי לסיים את המחשבה על הוספת החתימה שלך מוקדמת מסר של ברכות.

זה יכול להיות "שלך", "בכבוד רב", "שיהיה לך יום טוב" או "תודה".