דואר אלקטרוני הוא כלי התקשורת המועדף על רובנו. הדואר האלקטרוני הוא מדהים כי אתה לא צריך להיות זמין באותו זמן עם בן שיחו כדי לתקשר. זה מאפשר לנו להתקדם בנושאים מתמשכים כאשר עמיתינו אינם זמינים או בצד השני של העולם.

עם זאת, רובנו טובעים ברשימה אינסופית של מיילים. לפי דוח שפורסם ב-2016, המשתמש העסקי הממוצע מקבל ושולח יותר מ-100 מיילים ביום.

בנוסף, הודעות דוא"ל מובנות בקלות רבה מדי. מחקר שנערך לאחרונה ב- Sendmail מצא ש- 64% מהאנשים שנשלחו או קיבלו הודעת אימייל שגרמה לכעס או לבלבול לא מכוון.

בשל נפח של הודעות דוא"ל שאנו שולחים ולקבל, כי הודעות דוא"ל הם לעתים קרובות misinterpreted, חשוב לכתוב אותם בצורה ברורה ותמציתית.

איך לכתוב נכון דואר אלקטרוני מקצועי

כתיבת מיילים קצרים ונקודתיים תקטין את הזמן המושקע בניהול מיילים ותהפוך אותך ליותר פרודוקטיבי. על ידי הקפדה על הודעות הדוא"ל שלך קצרות, סביר להניח שתבזבז פחות זמן על אימיילים ויותר זמן במשימות אחרות. עם זאת, כתיבה ברורה היא מיומנות. כמו כל מיומנויות, תצטרך לעבוד על פיתוחו.

בהתחלה, ייתכן שייקח לך זמן לכתוב מיילים קצרים כמו לכתוב מיילים ארוכים. עם זאת, גם אם זה המקרה, אתה תעזור לעמיתים, הלקוחות או העובדים שלך להיות פרודוקטיביים יותר, מכיוון שתוסיף פחות עומס לתיבת הדואר הנכנס שלהם, מה שיעזור להם להגיב לך מהר יותר.

על ידי כתיבה ברורה, אתה תהיה ידוע כמי שיודע מה הוא רוצה ועושה דברים. שניהם טובים לסיכויי הקריירה שלך.

אז מה זה צריך לכתוב ברור, תמציתיים ומקצועיים דואר אלקטרוני?

זהה את המטרה שלך

הודעות דוא"ל ברורות תמיד יש מטרה ברורה.

בכל פעם שאתה מתיישב לכתוב מייל, הקדישו כמה שניות לשאול את עצמכם, "למה אני שולח את זה? מה אני מצפה מהנמען?

READ  תזכורת של קווי המתאר של cybercourtoisie

אם אתה לא יכול לענות על השאלות האלה, אתה לא צריך לשלוח דוא"ל. כתיבת הודעות דואר אלקטרוני מבלי לדעת מה אתה צריך לבזבז את הזמן שלך ואת זה של הנמען שלך. אם אתה לא יודע בדיוק מה אתה רוצה, יהיה לך קשה להביע את עצמך בבירור ותמציתיות.

השתמש "דבר אחד בכל פעם" הכלל

מיילים אינם תחליף לפגישות. עם פגישות עסקיות, ככל שאתה עובד על יותר סעיפים בסדר היום, כך הפגישה פרודוקטיבית יותר.

עם הודעות דוא"ל, ההפך הוא הנכון. ככל שתכלול פחות נושאים בהודעות האימייל שלך, כך יהיו הדברים ברורים יותר לשוחח שלך.

לכן כדאי לתרגל את כלל "דבר אחד בכל פעם". ודא שכל אימייל שאתה שולח עוסק בדבר אחד. אם אתה צריך לתקשר לגבי פרויקט אחר, כתוב מייל נוסף.

זה גם זמן טוב לשאול את עצמך, "האם אימייל זה באמת הכרחי?" שוב, רק הודעות דוא"ל הכרחיות להעיד על כבוד האדם שאליו אתה שולח הודעות דואר אלקטרוני.

תרגול של אמפתיה

אמפתיה היא היכולת לראות את העולם דרך עיניהם של אחרים. כשאתה עושה זאת, אתה מבין את המחשבות והרגשות שלהם.

בעת כתיבת הודעות דוא"ל, לחשוב על המילים שלך מנקודת המבט של הקורא. עם כל מה שאתה כותב, שאל את עצמך:

  • איך יכולתי לפרש את המשפט הזה אם קיבלתי אותו?
  • האם זה כולל מונחים מעורפלים לציין?

זוהי התאמה פשוטה אך יעילה לאופן בו עליכם לכתוב. חשיבה על האנשים שיקראו אותך תשנה את הדרך בה הם מגיבים לך.

הנה דרך אמפתית להסתכל על העולם כדי לעזור לך להתחיל. רוב האנשים:

  • עסוקים. אין להם זמן לנחש מה אתה רוצה, והם היו רוצים להיות מסוגלים לקרוא את המייל שלך ולהגיב לו במהירות.
  • תהנה מחמאה. אם אתה יכול להגיד משהו חיובי עליהם או העבודה שלהם, לעשות את זה. המילים שלך לא יבוזבזו.
  • אוהבים להודות. אם הנמען עזר לך בדרך כלשהי, זכור להודות לו. אתה צריך לעשות את זה גם כשתפקידם לעזור לך.
READ  כיצד לבנות ביעילות את דוחות הדוא"ל שלך

מצגות מקוצר

כשאתה לראשונה דוא"ל למישהו, אתה צריך לספר לנמען מי אתה. בדרך כלל אתה יכול לעשות את זה במשפט אחד. לדוגמה: "היה נחמד לפגוש אותך ב[אירוע X]. »

אחת הדרכים לקצר מבואות היא לכתוב אותן כאילו נפגשים פנים אל פנים. לא היית רוצה להיכנס למונולוג של חמש דקות כשאתה פוגש מישהו באופן אישי. אז אל תעשה את זה במייל.

אתה לא יודע אם יש צורך בהקדמה. אולי כבר יצרת קשר עם הנמען, אבל אתה לא יודע אם היא תזכור אותך. אתה יכול להשאיר את האישורים שלך חתימה אלקטרונית.

זה מונע אי הבנות. להציג את עצמך מחדש למישהו שכבר מכיר אותך נראה גס רוח. אם היא לא בטוחה אם היא מכירה אותך, אתה יכול פשוט לתת לה לבדוק את החתימה שלך.

הגבל את עצמך לחמישה משפטים

בכל דוא"ל שאתה כותב, עליך להשתמש במשפטים מספיק כדי לומר מה שאתה צריך, לא יותר. שיטה שימושית היא להגביל את עצמך לחמישה משפטים.

פחות מחמישה משפטים הם לעתים קרובות אכזרי וגס, יותר מחמישה משפטים לבזבז זמן.

יהיו פעמים כאשר זה יהיה בלתי אפשרי לשמור על דוא"ל המכיל חמישה משפטים. אבל ברוב המקרים, חמישה משפטים מספיקים.

לאמץ את המשמעת של חמשת המשפטים ואתה תמצא את עצמך כותב הודעות דוא"ל מהר יותר. תוכלו גם לקבל תשובות יותר.

השתמש במילים קצרות

בשנת 1946, ג'ורג' אורוול יעץ לסופרים לעולם לא להשתמש במילה ארוכה במקום קצר.

העצה הזו רלוונטית אפילו יותר כיום, במיוחד בעת כתיבת מיילים.

מילים קצרות להראות כבוד לקורא שלך. באמצעות מילים קצרות, אתה עושה את המסר שלך קל להבין.

כך גם לגבי משפטים קצרים ופסקאות. הימנע כתיבת בלוקים גדולים של טקסט אם אתה רוצה את ההודעה שלך להיות ברור וקל להבנה.

השתמש בקול הפעיל

הקול הפעיל קל יותר לקריאה. זה גם מעודד פעולה ואחריות. ואכן, בקול הפעיל מתמקדים המשפטים באדם הפועל. בקול הפסיבי, המשפטים מתמקדים באובייקט שעליו פועלים. בקול הפסיבי, זה אולי נשמע כאילו דברים קורים מעצמם. באופן פעיל, דברים קורים רק כאשר אנשים פועלים.

READ  נימוס במיילים: הכלי שלך להתפתח

היצמד למבנה סטנדרטי

מהו המפתח לשמירת הודעות הדוא"ל שלך? השתמש במבנה סטנדרטי. זוהי תבנית שאתה יכול לעקוב אחר כל הדוא"ל שאתה כותב.

בנוסף לשמירת הודעות הדוא"ל שלך קצר, בעקבות מבנה סטנדרטי גם עוזר לך לכתוב במהירות.

עם הזמן, תוכלו לפתח מבנה זה יעבוד בשבילך. הנה מבנה פשוט כדי להתחיל:

  • דברי ברכה
  • מחמאה
  • הסיבה לדוא"ל שלך
  • קריאה לפעולה
  • הודעת סגירה (סגירה)
  • חתימה

בואו נסתכל על כל אחד מהם לעומק.

  • זו השורה הראשונה של המייל. "שלום, [שם פרטי]" היא ברכה אופיינית.

 

  • כאשר אתה שולח אימייל למישהו בפעם הראשונה, מחמאה היא התחלה מצוינת. מחמאה כתובה היטב יכולה לשמש גם כהקדמה. לדוגמה :

 

"נהניתי מהמצגת שלך בנושא [נושא] ב[תאריך]. »

"מצאתי שהבלוג שלך בנושא [נושא] מאוד מועיל. »

"היה תענוג לפגוש אותך ב[אירוע]. »

 

  • הסיבה לדוא"ל שלך. בחלק זה, אתה אומר, "אני הולך לשלוח דוא"ל לשאול על..." או "תהיתי אם אתה יכול לעזור עם..." לפעמים תצטרך שני משפטים כדי להסביר את הסיבות שלך לכתוב.

 

  • קריאה לפעולה. ברגע שיש לך הסביר את הסיבה הדוא"ל שלך, לא להניח כי הנמען יידע מה לעשות. ספק הוראות ספציפיות. לדוגמה:

"תוכל לשלוח לי את הקבצים האלה עד יום חמישי?" »

"אתה יכול לכתוב את זה בשבועיים הקרובים?" "

"אנא כתוב ליאן על זה, והודיע ​​לי כשסיימת את זה. »

על ידי בניית בקשתך בצורה של שאלה, הנמען מוזמן להשיב. לחלופין, תוכל גם להשתמש ב: "הודע לי מתי עשית זאת" או "הודע לי אם זה בסדר עבורך." "

 

  • סגירה. לפני שליחת האימייל שלך, הקפד לכלול הודעת סיום. זה משרת את המטרה הכפולה של לחזור על הקריאה לפעולה ולגרום לנמען להרגיש טוב.

 

דוגמאות לשורות סגירה טובות:

"תודה על כל העזרה שלך בזה. "

"אני לא יכול לחכות לשמוע מה אתה חושב. »

"ספר לי אם יש לך שאלות. "

  • כדי לסיים את המחשבה על הוספת החתימה שלך מוקדמת מסר של ברכות.

זה יכול להיות "שלך", "בכבוד רב", "שיהיה לך יום טוב" או "תודה".