המייל הוא אחד מאמצעי התקשורת המרכזיים בסביבה המקצועית. עם זאת, חלקם נוטים לשכוח את הכללים. זאת בהתחשב בכך שהמייל נחשב פחות רשמי מהמכתב. חשוב לדעת שהכתבה הזו נשארת כתיבה עובדת, גם אם היא מתאפיינת בסגנון קליל יותר או ידידותי יותר למשתמש. איך להצליח במייל מקצועי? גלה את הפרקטיקות שיש לאמץ עבור ניסוח בכללי האמנות.

שורת הנושא של הדוא"ל חייבת להיות קצרה

הדבר הראשון שהנמען שלך יקרא הוא ללא ספק נושא הדוא"ל שלך. זו למעשה השורה היחידה שמופיעה בתיבת הדואר הנכנס. זו הסיבה שהיא חייבת להיות קצרה, מדויקת ומסודרת. כמו כן, עליו להיות קישור למטרת הדוא"ל שלך (להודיע, ליידע, להזמין ...). במילים אחרות, על הנמען להבין במהירות במה מדובר, רק על ידי קריאת הנושא.

נושא המייל יכול להיות מנוסח במשפט סמלי, משפט ללא מילת קישור, משפט של 5 עד 7 מילים, משפט ללא מאמר. להלן מספר דוגמאות: "בקשת מידע", "בקשה לתפקיד ...", "ביטול הכשרת CSE מיום 25 בינואר", "הזמנה לעשר שנות החברה X", "דו"ח הפגישה מיום … ", וכו.

כמו כן, שים לב כי היעדר נושא יכול להפוך את הדוא"ל לבלתי רצוי.

נוסחת ההתחלה

נקרא גם נוסחת שיחה, זה מייעד את המילים הראשונות של הדוא"ל. במילים אחרות, המילים הן אלה שמבטיחות קשר עם בן השיח.

נוסחת ערעור זו תלויה במיוחד בגורמים הבאים:

  • הקשר שלך עם הנמען: האם אתה מכיר את הנמען? אם כן באיזו נקודה?
  • הקשר של תקשורת: פורמלי או לא פורמלי?

לכן ברור שאתה לא מתכוון לפנות לממונה באותו אופן שבו אתה פונה לעמית. כמו כן, זו נוסחה אחרת בה תשתמש בעת פנייה לאדם זר.

בעקבות נוסחת הערעור מגיע המשפט הראשון של המייל אותו יש לקשר לנושא הכתיבה המקצועית.

גוף המייל

שקול להשתמש בטכניקת הפירמידה ההפוכה כדי לכתוב את גוף האימייל שלך. זה מורכב מהמידע העיקרי של הדוא"ל שהוא לרוב נושא הדוא"ל. לאחר מכן, יהיה עליכם לעורר את המידע האחר בצורה הולכת ופוחתת, כלומר מן החשוב ביותר לפחות חיוני.

הסיבה מדוע כדאי ללכת על שיטה זו היא שהחלק הראשון של המשפט הוא הקריאה הטובה ביותר והזכור ביותר. במשפט בן 40 מילים, לרוב אתה זוכר רק 30% מהחלק הראשון.

הדוא"ל שלך צריך להיות כתוב במשפטים קצרים ובשפה מקצועית ויומיומית. במובן זה, הימנע ממונחים טכניים וודא שיש מילים מקשרות בין המשפטים.

לבסוף, אל תשכח את הנוסחה המנומסת לסיום הדוא"ל שלך. ואז השתמש באדיבות קצרה בסוף תוך כדי התאמתו להקשר של חילופי הדברים, אלא גם ליחסים שלך עם הנמען.