בחייך המקצועיים, לעתים קרובות תצטרך לכתוב מייל מחאה. זה יכול להיות מופנה לעמית, שותף או ספק. לא משנה מה המניע שלך, עליך לקחת בחשבון דרישות מסוימות שיש להתייחס אליהן ברצינות על ידי בני השיח שלך. לכן, שליטה בכתיבת מסר מסוג זה היא הכרחית. הנה איך לקבל את דוא"ל המחאה שלך נכון.
תתמקד בעובדות
בעת כתיבת מייל המחאה, חשוב להקפיד על העובדות. במילים אחרות, המרכיבים חייבים להיות מוצגים בצורה עובדתית כדי שהקורא יוכל לתפוס במהירות את ההקשר.
לכן, הימנע מפרטים ומשפטים מיותרים ובמקום זאת ציין דברים חיוניים כגון עובדות ותאריכים. אכן עם האלמנטים הללו הנמען יוכל להבין את מטרת המייל שלך. עליך לספק מידע ברור, מדויק ומתוארך.
ציין את ההקשר ולאחר מכן את נושא המייל
לכו ישר לנקודה כשאתם כותבים מייל מחאה. אתה לא צריך ניסוחים כמו "אני כותב לך את המייל הזה" כי אלו דברים ברורים שאין צורך לציין.
לאחר שהצגת בבירור את העובדות שהובילו לתלונתך ומבלי לשכוח את התאריך. זה יכול להיות פגישה, סמינר, החלפת מיילים, דיווח, רכישת חומרים, קבלת חשבונית וכו'.
המשך, ציין את הציפיות שלך בצורה מפורשת ככל האפשר.
הרעיון הוא שהנמען יכול להבין במהירות את מטרת המייל שלך ומה אתה רוצה ממנו.
התמקד בפיכחון בהרצאתך
כתיבת מייל מחאה דורשת סגנון מפוכח ותמציתי. מכיוון שמדובר במצב מיוחד, אתה צריך להתמקד בעובדות ובציפיות שלך. לשם כך השתמשו במשפטים קצרים המסכמים את תמצית האתגר שלכם ושכתובים בשפה יומיומית ומנומסת.
כמו כן, הקפידו להשתמש בביטוי מנומס המתאים לאירוע. יש להימנע מ"בברכה" ו"בברכה" בסוג זה של חילופי דברים.
תישאר מקצועי
הקפד להישאר מקצועי בעת כתיבת דוא"ל מחאה, גם אם אתה מאוד לא מרוצה. אתה צריך לעשות את המיטב כדי להכיל את עצמך כי רגשות לא ממש שייכים לכתיבה מקצועית.
לכן, הימנע משימוש במילים שעשויות לנפנף ברגשותיך בדרך זו או אחרת. חשוב שהמייל שלך יישאר עובדתי.
צרף ראיות
לבסוף, כדי להצליח במייל מחאה, חיוני לצרף ראיות לטיעונים שלך. אתה אכן חייב להראות לנמען שאתה צודק למחלוקת. אז צרף כל מסמך שתוכל להשתמש בו כהוכחה וציין זאת במייל.
