הדפסה, PDF & דוא"ל

קיבלת הזמנה בדוא"ל לפגישה וברצונך לאשר את נוכחותך. במאמר זה, אנו אומרים לך מדוע חשוב להגיב להזמנה לאשר את הנוכחות שלך, וכיצד לעשות את זה בצורה נכונה.

הכרז על השתתפותך בפגישה

כאשר אתה מקבל הזמנה לפגישה, האדם ששלח אותה אליך עשוי לבקש אישור בכתב על נוכחותך בפגישה זו. אם במקרים מסוימים, לאשר את הנוכחות שלך לא ביקש, מומלץ לעשות את זה בכל מקרה.

ואכן, פגישה יכולה להיות מורכבת לארגון, במיוחד כאשר אינך יודע בדיוק כמה אנשים ישתתפו. על ידי אישור הנוכחות שלכם לא רק שתקלו על עבודת ההכנה של המארגן, אלא גם תוודאו שהמפגש יעיל, לא ארוך מדי ומותאם למספר המשתתפים. זה אף פעם לא נחמד לבזבז 10 דקות בתחילת הפגישה על הוספת כיסאות או על הדפסת קבצים מחדש!

זכרו גם לא לחכות יותר מדי זמן לפני שתענו, גם אם זה נכון שלא תמיד תוכלו לאשר מיד את זמינותכם. ככל שהאישור מתרחש מוקדם יותר כך הוא מקל על ארגון הפגישה (פגישה לא מאורגנת ברגע האחרון!).

מה אמור להכיל דוא"ל אישור הנוכחות לפגישה?

בדוא"ל אישור הפגישה, חשוב לכלול את הדברים הבאים:

  • תודה לאדם על ההזמנה שלו
  • ברור להכריז על נוכחותך
  • הצג את המעורבות שלך על ידי שואל אם יש דברים להכין לפני הפגישה
READ  גיבשו מכתב בקשה לניידות מרצון מאובטחת

הנה תבנית דוא"ל כדי להודיע ​​על השתתפותך בפגישה.

נושא: אישור השתתפותי בישיבה של [תאריך]

אדון / גברת,

אני מודה לך על הזמנתך לפגישה [מטרת הפגישה] ושמח לאשר את נוכחותי בתאריך [תאריך] ב- [time].

אנא הודע לי אם יש פריטים להתכונן לפגישה זו. אני נשארת לרשותכם לקבלת מידע נוסף בנושא זה.

בכבוד רב,

[חתימה]