הדפסה, PDF & דוא"ל

העובד הצרפתי הממוצע מוציא כרבע מהשבוע של גלישה מאות הודעות דוא"ל שהוא שולח ומקבל מדי יום.

עם זאת, למרות העובדה שאנחנו תקועים בתיבת הדואר שלנו חלק נכבד מזמננו, רבים מאיתנו, אפילו המקצוענים ביותר, עדיין לא יודעים להשתמש ב לשלוח דוא"ל כראוי.

למעשה, בהתחשב בהיקף ההודעות שאנו קוראים וכותבים מדי יום, אנו נוטים יותר לעשות טעויות מביכות, אשר יכולות להיות השלכות עסקיות חמורות.

במאמר זה, הגדרנו את הכללים החיוניים ביותר "cybercourt" לדעת.

כלול קו ברור וישיר של אובייקט

דוגמאות לשורה של נושא טוב כוללות "תאריך שינוי פגישה", "שאלה מהירה על המצגת שלך" או "הצעות להצעה".

לעתים קרובות אנשים מחליטים לפתוח א אמייל בהתאם לשורת הנושא, בחר אחד שמאפשר לקוראים לדעת שאתה מטפל בדאגותיהם או בבעיות העסקיות שלהם.

השתמש בכתובת דוא"ל מקצועית

אם אתה עובד עבור חברה, עליך להשתמש בכתובת הדואר האלקטרוני של החברה שלך. אבל אם אתה משתמש בחשבון דוא"ל אישי, בין אם אתה עצמאי או שאתה רוצה להשתמש בו מדי פעם עבור התכתבות עסקית, אתה צריך להיות זהיר בעת בחירת כתובת זו.

אתה תמיד צריך כתובת דוא"ל שנושאת את שמך, כך הנמען יודע בדיוק מי שולח את הדוא"ל. לעולם אל תשתמש בכתובת דוא"ל שאינה מתאימה לעבודה.

חשוב פעמיים לפני שתלחץ על "השב לכולם"

אף אחד לא רוצה לקרוא מיילים של 20 אנשים שאין להם שום קשר אליהם. התעלמות ממיילים יכולה להיות קשה, מכיוון שאנשים רבים מקבלים התראות על הודעות חדשות בסמארטפונים שלהם או מסרים מפוצצים המסיחים את הדעת על גבי מסכי המחשב שלהם. הימנע מלחיצה על "השב לכולם" אלא אם אתה חושב שכל חברי הרשימה צריכים לקבל את הדוא"ל.

READ  תבנית מכתבים: פותחים את חסכונות העובדים שלכם

כלול בלוק חתימה

לספק לקורא שלך מידע אודותיך. ככלל, ציין את שמך המלא, את הכותרת, את שם החברה ואת פרטי הקשר שלך, כולל מספר טלפון. אתה יכול גם להוסיף קצת פרסום על עצמך, אבל לא ללכת רחוק מדי עם אמרות או איורים.

השתמש באותו גופן, גודל וצבע כמו שאר הדוא"ל.

השתמש ברכות מקצועי

אל תשתמש בביטוי מזדמן ומוכר כמו "שלום", "היי!" או "מה שלומך?"

הטבע הרגוע של הכתבים שלנו לא צריך להשפיע על ברכה בדוא"ל. "היי!" הוא ברכה מאוד פורמלי ובאופן כללי, זה לא אמור לשמש במצב עבודה. השתמש "שלום" או "ערב טוב" במקום.

השתמש סימני קריאה במתינות

אם תבחר להשתמש סימן קריאה, השתמש רק אחד להביע את ההתלהבות שלך.

לפעמים אנשים מתרגזים ומכניסים כמה סימני קריאה בסוף המשפט שלהם. התוצאה אולי נראה רגשית מדי או לא בוגר, סימני קריאה יש להשתמש במשורה בכתב.

היזהר בהומור

הומור יכול בקלות לאיבוד בתרגום ללא הטון הנכון או הבעות פנים. בשנת חילופי מקצועי, עדיף להשאיר את ההומור של הודעות דוא"ל, אלא אם כן אתה מכיר את הנמען היטב. בנוסף, משהו שאתה חושב הוא מצחיק לא יכול להיות עבור מישהו אחר.

דעו שאנשים מתרבויות שונות מדברים וכותבים אחרת

תקשורת גרועה יכולה להתרחש בקלות בגלל הבדלים תרבותיים, במיוחד בצורה הכתובה כאשר אנחנו לא יכולים לראות אחד את שפת הגוף. להתאים את המסר שלך על רקע תרבותי של הנמען או את הידע שלך.

READ  כיצד לטפח את כוח ההרשעה?

זה טוב לזכור כי תרבויות הקשר מאוד (יפנית, ערבית או סינית) רוצה להכיר אותך לפני עושה עסקים איתך. כתוצאה מכך, זה עשוי להיות שכיח עבור העובדים במדינות אלה להיות אישי יותר בכתיבה שלהם. מצד שני, אנשים מתרבויות הקשר נמוך (גרמנית, אמריקנית או סקנדינבית) מעדיפים ללכת מהר מאוד לעניין.

השב להודעות האימייל שלך, גם אם הדוא"ל לא מתאים לך

קשה לענות על כל הודעות הדוא"ל שנשלחו אליך, אבל אתה צריך לנסות. זה כולל מקרים שבהם הדוא"ל נשלח בטעות אליך, במיוחד אם השולח ממתין לתשובה. תשובה היא לא הכרחי, אבל הוא תווית טובה עבור דוא"ל, במיוחד אם האדם עובד באותה חברה או בתעשייה.

הנה תשובה לדוגמא: "אני יודע שאתה עסוק מאוד, אבל אני לא חושב שרצית לשלוח לי את הדוא"ל הזה. ורציתי להודיע ​​לך על מנת שתוכל לשלוח אותו לאדם הנכון. "

סקור כל הודעה

הטעויות שלך לא יעבור מעיניהם של מקבלי הדוא"ל שלך. ו, בהתאם הנמען, אתה יכול להיות ניסה לעשות את זה.

אל תסמוך על בודקי האיות. קרא לקרוא מחדש את הדואר שלך מספר פעמים, רצוי בקול רם, לפני שליחתו.

הוסף את כתובת האימייל לאחרונה

הימנע בטעות שליחת דוא"ל לפני שתסיים לכתוב ולתקן את ההודעה. גם בעת מענה להודעה, מומלץ למחוק את כתובת הנמען ולהכניס אותה רק כאשר אתה בטוח שההודעה מוכנה להישלח.

READ  איזה ביטוי מנומס צריך לעקוב אחר מבנה "בהמתנה..."?

ודא שבחרת את הנמען הנכון

עליך להיות זהיר מאוד בעת הקלדת שם מתוך פנקס הכתובות שלך בשורה "אל" של הודעת האימייל. זה קל לבחור שם שגוי, אשר יכול להיות מביך לך ועל מי מקבל את הדואר בטעות.

השתמש בגופנים קלאסיים

לקבלת התכתבות מקצועית, תמיד לשמור על הגופנים שלך, צבעים וגדלים סטנדרטיים.

הכלל הבסיסי: הודעות הדוא"ל שלך צריך להיות קל עבור אנשים אחרים לקרוא.

באופן כללי, עדיף להשתמש בתווים של 10 או 12 וקו קל לקריאה, כגון Arial, Calibri או Times New Roman. כשמדובר בצבע, שחור הוא הבחירה הבטוחה ביותר.

לפקוח עין על הטון שלך

בדיוק כמו בדיחות אבודות בתרגום, ההודעה שלך יכול להיות במהירות mispretpreted. זכור כי המראיין שלך אין את הרמזים הקוליים ואת הבעות הפנים הם היו מקבלים בדיון אחד על אחד.

כדי להימנע מאי הבנה כלשהי, מומלץ לקרוא את ההודעה בקול רם לפני שתלחץ על שלח. אם זה נראה לך קשה, זה ייראה קשה עבור הקורא.

לקבלת התוצאות הטובות ביותר, להימנע מלהשתמש במילים שליליות לחלוטין ("נכשל", "רע" או "מוזנח") ותמיד אומר "בבקשה" ו "תודה".