הודעות נפקדות הן כתיבת עבודה חשובה. אבל מהרבה סיבות אפשר להתעלם מהם. זה מוסבר על ידי ההקשר של הכתיבה שלהם ולפעמים על ידי אי התחשבות בהשפעה שיכולה להיות להם.
אכן, הודעת ההיעדרות היא הודעה אוטומטית. נשלח כתגובה לכל הודעה המתקבלת בתוך מרווח זמן או בתוך תקופה מוגדרת. לפעמים המסר מוכן בהקשר של יציאה לחופשה. תקופה זו, שבה סביר להניח שכבר יש לך את דעתך במקומות אחרים, אולי אינה הזמן הטוב ביותר לכתוב את ההודעה שלך.
מה הטעם בהגדרת הודעת היעדרות אוטומטית?
ההעדר מהמסר בעבודה חשוב בהרבה מובנים. הוא משמש להודיע לכל עובדיך על היעדרותך. הוא משמש גם לספק מידע המאפשר להם להמשיך בפעילותם בזמן שהם מחכים שתחזור. מידע זה הוא בעיקר תאריך ההתאוששות שלך, פרטי התקשרות לשעת חירום ליצירת קשר איתך או פרטי ההתקשרות של עמית ליצירת קשר במקרה חירום. לאור כל זאת, מסר ההיעדרות הוא אמצעי תקשורת חיוני לכל איש מקצוע.
מהן הטעויות שכדאי להימנע מהן?
בהתחשב בחשיבות הודעת ההיעדרות, יש לקחת בחשבון מספר פרמטרים כדי לא לזעזע או לזלזל בשיחתך. עדיף להישמע מכובד מדי מאשר לא מכבד. אז אתה לא יכול להשתמש בביטויים כמו OUPS, pff וכו '. יהיה עליך לקחת בחשבון את הפרופיל של כל בעלי העניין. לכן, הימנעו מכתיבה כאילו אתם רק מדברים עם עמיתים לעבודה כאשר הממונים שלכם או לקוחות, ספקים או אפילו רשויות ציבוריות עשויים לשלוח לכם הודעות.
כדי להימנע מאי הנוחות הזו, עם Outlook אפשר לקבל הודעת היעדרות לדואר פנימי של החברה והודעה נוספת לדואר חיצוני. בכל מקרה, יהיה עליך לקחת בחשבון את כל הפרופילים על מנת להפיק הודעת היעדרות מובנית היטב.
בנוסף, המידע חייב להיות שימושי ומדויק. הימנע מהודעות דו -משמעיות כמו "אני אעדר ממחר" בידיעה שמי שיקבל מידע זה לא יוכל לדעת את התאריך של "מחר" זה.
לבסוף, הימנע משימוש בטון מוכר וקז'ואל. ואכן, אופוריה של חופשה באופק עשויה לגרום לך להשתמש בטון מוכר מדי. זכור להישאר מקצועי עד הסוף. בעל פה עם עמיתים, זה יכול לקרות, אך במיוחד לא בהקשר של ניירות עבודה.
באיזה סוג של הודעת היעדרות לבחור?
כדי להימנע מכל המלכודות הללו, בחר סגנון קונבנציונאלי. זה כולל את שמך הפרטי ושם המשפחה שלך, מידע על מתי תוכל לעבד את ההודעה שהתקבלה ואת האנשים שאליהם יש לפנות במקרה חירום.
