印刷フレンドリー、PDF&電子メール

フランスの平均的な従業員は、週に約1/4を費やして、毎日送受信する何百もの電子メールを閲覧しています。

しかし、私たちの時間のほとんどの部分で私たちのメールボックスに閉じ込められているという事実にもかかわらず、私たちの多くは、最も専門的な人でさえ、まだ使用方法を知らない 適切にメールする.

実際、毎日読み書きする大量のメッセージを考えると、厄介な間違いをする可能性が高く、それがビジネスに重大な影響を及ぼす可能性があります。

この記事では、知っておくべき最も重要な「サイバーコート」規則を定義しました。

明確で直接的なオブジェクトの行を含める

良い件名の例には、「会議の日付変更」、「プレゼンテーションに関する簡単な質問」、または「提案の提案」があります。

人々はしばしば開くことを決定します Eメール 件名に応じて、読者が懸念事項やビジネス上の問題に取り組んでいることを知らせるものを選択してください。

プロのメールアドレスを使用する

会社に勤めている場合は、会社のEメールアドレスを使用する必要があります。 あなたが個人的な電子メールアカウントを使っているのなら、あなたがフリーランスであろうとビジネスマッチングのためにそれを時折使うのが好きであろうと、あなたはこのアドレスを選ぶときあなたは注意するべきです。

受信者がEメールを誰が送信しているのかを正確に認識できるように、必ず自分の名前を冠したEメールアドレスを持っている必要があります。 仕事に適さないEメールアドレスは絶対に使用しないでください。

「全員に返信」をクリックする前によく考えてください

関係のない20人からのメールは誰も読みたくない。 多くの人がスマートフォンで新しいメッセージの通知を受け取ったり、コンピューターの画面でポップアップメッセージの気を散らしたりするため、電子メールを無視するのは難しい場合があります。 リストのすべてのメンバーが電子メールを受信する必要があると思われる場合を除いて、「全員に返信」をクリックしないでください。

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署名ブロックを含める

あなたの読者にあなたについての情報を提供してください。 原則として、氏名、役職、会社名、電話番号を含む連絡先を記入してください。 あなたはまたあなた自身のために広告を追加することができますが、ことわざやイラストで行き過ぎてはいけません。

他の電子メールと同じフォント、サイズ、色を使用してください。

プロのあいさつを使う

「こんにちは」、「こんにちは!」、「元気ですか」などの、リラックスして身近な表現を使用しないでください。

私たちの文章のリラックスした性質は、電子メールのあいさつに影響を与えないはずです。 "こんにちは!"非常に非公式の挨拶であり、一般的に、それは仕事の状況で使用されるべきではありません。 代わりに「こんにちは」または「こんばんは」を使用してください。

モデレートで感嘆符を使う

感嘆符を使用することを選択した場合は、あなたの熱意を表現するために1つだけを使用してください。

人々は時々怒り、文の終わりにたくさんの感嘆符を付けます。 結果はあまりにも感情的または未熟なように見えるかもしれません、感嘆符は文章で控えめに使用されるべきです。

ユーモアに気を付けろ

ユーモアは、正しい調子や表情がないと、翻訳中に簡単に失われる可能性があります。 専門家とのやり取りでは、受信者をよく知らない限り、ユーモアを電子メールから除外することをお勧めします。 さらに、あなたが面白いと思うことは他の人のためではないかもしれません。

異なる文化の人々が話すことと書くことが違うことを知っている

文化的な違いが原因で、コミュニケーションが不十分になる可能性があります。特に、お互いのボディランゲージが見えない場合は、書面の形が違います。 あなたのメッセージを受取人の文化的背景またはあなたの知識の程度に合わせてください。

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文脈上の文化(日本語、アラビア語、中国語)は、あなたと取引をする前にあなたと知り合いになりたいということを心に留めておくのは良いことです。 その結果、これらの国々の従業員が自分の文章をより個人的にすることが一般的になるかもしれません。 一方で、文脈の低い文化(ドイツ、アメリカ、スカンジナビアなど)の人々は、すぐにこの点を理解することを好みます。

Eメールがあなたのためではなかったとしても、あなたのEメールに答えてください

あなたに送られたすべてのEメールに答えるのは難しいですが、試すべきです。 これには、電子メールが誤ってあなたに送信された場合、特に送信者が回答を待っている場合が含まれます。 答えは必要ではありませんが、特にその人が同じ会社または業界で働いている場合は、Eメールの良いラベルです。

応答の例を次に示します。「あなたが非常に忙しいことは知っていますが、このメールを私に送信したいとは思わない。 そして、私はあなたがそれを適切な人に送ることができるようにあなたに知らせたかったのです。 「」

各メッセージを確認する

あなたの間違い あなたのEメールの受信者に気づかれずに行きません。 そして、受信者にもよりますが、試してみることもできます。

スペルチェッカーに頼らないでください。 送信する前に、できれば声を出しながら、メールを何度か読み、読み直してください。

最後にメールアドレスを追加

メッセージの作成と修正が終わる前に誤ってEメールを送信しないようにしてください。 メッセージに返信するときでも、受信者のアドレスを削除して挿入することをお勧めします。メッセージを送信する準備ができていることが確実な場合に限ります。

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正しい受信者を選択したことを確認してください

電子メールの「宛先」行にアドレス帳の名前を入力するときは、細心の注意を払う必要があります。 間違った名前を選択するのは簡単です。これは、あなたとメールを誤って受信した人にとって恥ずかしいことです。

クラシックフォントを使用する

職業上の対応のために、常にフォント、色、標準サイズを守ってください。

基本的な規則:あなたのEメールは他の人々にとって読みやすいものでなければなりません。

一般に、10または12ドット文字と、Arial、Calibri、Times New Romanなどの読みやすいフォントを使用するのが最善です。 色に関しては、黒が最も安全な選択です。

あなたのトーンを見てください

冗談が翻訳で失われるように、あなたのメッセージはすぐに誤って解釈される可能性があります。 面接担当者には、1対1の話し合いで得られるような音声による合図や表情はありません。

誤解を避けるために、送信をクリックする前にメッセージを声に出して読むことをお勧めします。 それがあなたにとって難しいようであれば、それは読者にとっても難しいように思われるでしょう。

最良の結果を得るには、完全に否定的な単語( "failure"、 "bad"、または "neglected")の使用を避け、常に "please"および "thank you"と言ってください。