平均的なフランス人従業員は、週の約XNUMX分のXNUMXを、毎日送受信する何百もの電子メールに費やしています。

しかし、私たちの時間のほとんどの部分で私たちのメールボックスに閉じ込められているという事実にもかかわらず、私たちの多くは、最も専門的な人でさえ、まだ使用方法を知らない 適切にメールする.

実際、毎日読み書きする大量のメッセージを考えると、厄介な間違いをする可能性が高く、それがビジネスに重大な影響を及ぼす可能性があります。

この記事では、知っておくべき最も重要な「サイバーコート」規則を定義しました。

明確で直接的な件名を含める

適切な件名の例としては、「会議の日付の変更」、「プレゼンテーションに関する簡単な質問」、「提案の提案」などがあります。

人々はしばしば件名に基づいて電子メールを開くことを決定し、読者にあなたが彼らの懸念や仕事の問題に取り組んでいることを知らせるものを選びます。

プロのメールアドレスを使用する

会社で働いている場合は、会社のメールアドレスを使用する必要があります。 ただし、個人の電子メールアカウントを使用する場合は、自営業の場合でも、ビジネスの通信に時々使用する場合でも、このアドレスを選択するときは注意が必要です。

受信者が誰が電子メールを送信しているかを正確に知ることができるように、常に自分の名前が記載された電子メールアドレスを持っている必要があります。 仕事に適さないメールアドレスは絶対に使用しないでください。

「全員に返信」をクリックする前によく考えてください

関係のない20人のメールを読みたがる人はいません。 多くの人がスマートフォンで新しいメッセージの通知を受け取ったり、コンピューターの画面でポップアップメッセージの気を散らしたりするため、電子メールを無視するのは難しい場合があります。 リストの全員がメールを受信する必要があると思われる場合を除いて、[全員に返信]をクリックしないでください。

署名ブロックを含める

あなた自身についての情報をあなたの読者に提供してください。 通常、氏名、役職、会社名、電話番号などの連絡先情報を含めます。 自分用に少し広告を追加することもできますが、ことわざやイラストでやりすぎないでください。

メールの他の部分と同じフォント、サイズ、色を使用してください。

プロのあいさつを使う

「Hello」、「Hi！」などのカジュアルで口語的な表現は使用しないでください。 または「お元気ですか？」

私たちの文章のリラックスした性質は、電子メールのあいさつに影響を与えないはずです。 "こんにちは！"非常に非公式の挨拶であり、一般的に、それは仕事の状況で使用されるべきではありません。 代わりに「こんにちは」または「こんばんは」を使用してください。

感嘆符は慎重に使用してください

感嘆符を使用する場合は、感嘆符をXNUMXつだけ使用して熱意を表現してください。

人々は時々夢中になり、文の最後にいくつかの感嘆符を付けます。 結果は感情的すぎるか未熟に見えるかもしれません。感嘆符は書面で控えめに使用する必要があります。

ユーモアに気を付けろ

ユーモアは、正しい口調や顔の表情がないと、翻訳で簡単に失われる可能性があります。 専門的な会話では、受信者をよく知らない限り、ユーモアは電子メールから除外するのが最善です。 また、あなたが面白いと思うことは、他の誰かにはないかもしれません。

異なる文化の人々が話すことと書くことが違うことを知っている

文化の違いにより、特にお互いのボディーランゲージが見えない場合の書面では、誤解が生じやすくなります。 メッセージを受信者の文化的背景または知識レベルに適合させます。

文脈上の文化（日本語、アラビア語、中国語）は、あなたと取引をする前にあなたと知り合いになりたいということを心に留めておくのは良いことです。 その結果、これらの国々の従業員が自分の文章をより個人的にすることが一般的になるかもしれません。 一方で、文脈の低い文化（ドイツ、アメリカ、スカンジナビアなど）の人々は、すぐにこの点を理解することを好みます。

メールがあなたを対象としていない場合でも、メールに返信する

送信されたすべてのメールに返信することは困難ですが、試してみてください。 これには、特に送信者が応答を期待している場合に、電子メールが誤って送信された場合が含まれます。 返信は必要ありませんが、特にその人があなたと同じ会社または業界で働いている場合は、良いメールエチケットです。

応答の例を次に示します。「あなたが非常に忙しいことは知っていますが、このメールを私に送信したいとは思わない。 そして、私はあなたがそれを適切な人に送ることができるようにあなたに知らせたかったのです。 »»

各メッセージを確認する

あなたの間違い 電子メールの受信者に気付かれることはありません。 また、受取人によっては、そのように判断される場合があります。

スペルチェッカーに依存しないでください。 メールを送信する前に、メールを数回、できれば声を出して読んでから読み直してください。

最後にメールアドレスを追加します

作成とメッセージの修正が完了する前に、誤って電子メールを送信しないようにしてください。 メッセージに返信する場合でも、受信者のアドレスを削除して、メッセージを送信する準備ができていることが確実な場合にのみ挿入することをお勧めします。

正しい受信者を選択したことを確認してください

電子メールの「宛先」行に名簿から名前を入力するときは、細心の注意を払う必要があります。 間違った名前を選択するのは簡単です。これは、あなたや誤って電子メールを受信した人にとって恥ずかしいことです。

クラシックフォントを使用する

職業上の対応のために、常にフォント、色、標準サイズを守ってください。

基本的な規則：あなたのEメールは他の人々にとって読みやすいものでなければなりません。

原則として、10または12ポイントタイプと、Arial、Calibri、TimesNewRomanなどの読みやすい書体を使用するのが最適です。 色に関しては、黒が最も安全な選択です。

あなたのトーンを見てください

冗談が翻訳で失われるように、あなたのメッセージはすぐに誤って解釈される可能性があります。 面接担当者には、1対1の話し合いで得られるような音声による合図や表情はありません。

誤解を避けるために、送信をクリックする前にメッセージを声に出して読むことをお勧めします。 それがあなたにとって難しいようであれば、それは読者にとっても難しいように思われるでしょう。

最良の結果を得るには、完全に否定的な言葉（「失敗」、「悪い」、「見落とされている」）を使用せず、常に「お願いします」と「ありがとう」と言います。