印刷フレンドリー、PDF&電子メール

電子メールは、専門的な環境での主要なコミュニケーション手段のXNUMXつです。 ただし、ルールを忘れがちな人もいます。 これは、電子メールが手紙よりも正式ではないと見なされていることを前提としています。 それにもかかわらず、これがより軽いまたはよりユーザーフレンドリーなスタイルをスポーツしているとしても、これは実用的な文章のままであることを知っておくことが重要です。 プロのメールで成功する方法は? アートのルールのドラフトに採用する慣行を発見してください。

メールの件名は短くする必要があります

受信者が最初に読むのは、明らかに電子メールの件名です。 これは実際には受信トレイに表示される唯一の行です。 これが、簡潔、正確、そしてきちんとしたものでなければならない理由です。 同様に、それはあなたの電子メールの目的(通知、通知、招待…)とのリンクを持っている必要があります。 言い換えれば、受信者は主題を読むだけで、それが何であるかをすばやく理解する必要があります。

電子メールの件名は、名目上の文、リンクワードのない文、5〜7ワードの文、記事のない文で定式化できます。 以下に例を示します。「情報の要求」、「...のポジションの申請」、「25月10日のCSEトレーニングのキャンセル」、「X社のXNUMX年間の招待」、「からの会議のレポート」 … "、 NS。

また、件名がない場合、電子メールが不要になる可能性があることに注意してください。

開始式

コールフォーミュラとも呼ばれ、これは電子メールの最初の単語を指定します。 言い換えれば、それは対話者との接触を確実にする言葉です。

このアピールの公式は、特に次の要因に依存します。

  • 受信者との関係:受信者を知っていますか? もしそうなら、どの時点で?
  • コミュニケーションの文脈:公式または非公式?
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したがって、同僚に話しかけるのと同じ方法で上司に話しかけるつもりはないことは明らかです。 同様に、見知らぬ人に話しかけるときに使用する別の式です。

アピールフォーミュラに続いて、プロの執筆の主題にリンクされなければならない電子メールの最初の文が来ます。

メールの本文

メールの本文を書くために逆ピラミッド技術を使用することを検討してください。 これは、ほとんどの場合、電子メールの件名である電子メールの主要な情報から開始することで構成されます。 その後、他の情報を減少させる方法で、つまり最も重要なものから最も重要でないものへと呼び起こす必要があります。

この方法を選択する理由は、文の最初の部分が最もよく読まれ、最も記憶に残るからです。 40語の文章では、通常、最初の部分の30%しか覚えていません。

あなたの電子メールは短い文章でそして専門的な日常の言葉で書かれるべきです。 この意味で、専門用語を避け、文の間に接続する単語があることを確認してください。

最後に、メールを完成させるための丁寧なフレーズを忘れないでください。 次に、交換のコンテキストだけでなく、受信者との関係にも適応させながら、最後に簡単な礼儀を使用します。