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専門家の手紙は、異なる対話者間の正式な関係を保証する文書です。 それはごく普通の内部構造を持っています。 基本的にXNUMXページまたはXNUMXページに書かれています。 専門家の手紙には、ほとんどの場合、単一の主題が含まれています。 この内部構造には利点があります。 彼の執筆計画は何があっても同じままでいられます。 明らかに、目的に応じて変更があります。 しかし、それは情報の単純な要求、申請、あるいは苦情でさえあります。 専門家の通信文を書くための計画は実質的に変更されません。

過去、現在、未来:プロの手紙を成功させるためのXNUMX段階の計画

この年代順の階層における過去、現在、未来の使用は、プロの手紙の執筆計画の三連祭壇画を指します。 これは、あらゆる状況で実施するためのシンプルで効果的な計画です。 質問したり、情報を伝えたり、特定のトピックを説明したり、読者を説得したりすることもできます。 に関して正当化される効率論理的な順序 その構造で観察された。

 

過去:計画のステップ1

私たちは、前例、初期または以前の状況に基づいて、ほとんどの場合手紙を書きます。 受け取った手紙、会議、訪問、電話インタビューなどです。 この手紙の最初の部分を書く目的は、送る理由を伝えることです。 または、非常に単純に状況を説明するコンテキスト。 事実のリマインダーは、通常、XNUMXつの同じ文で表現されます。 ただし、この文をサブセンテンスで構成する方が便利です。 例として、次の式を使用できます。

  • 私はあなたの手紙の受領を認め、私に知らせます...
  • 日付のあなたの手紙の中で………
  • あなたは私たちの知識にもたらしました...
  • 新聞XXX(参照番号12345)によって発行されたプレスリリースを考慮して、私たちはちょうど提案しました...
  • アカウントの確認を行ったところ、...

手紙を書く理由が過去の事実と関係がない状況。 その時点で、著者が自分自身と彼の設立を紹介する手紙の最初の段落があります。 次に、リクエストを指定するか、さまざまなサービスを提供して続行します。 たとえば、情報の要求またはサービスの提案の一部として、次の表現があります。

  • セキュリティセクターの専門家として、私たちはこのようにやって来ます…。
  • お客様にご満足いただけるよう、私たちは...
  • お客様のために計画を立てたことをお知らせできることを大変うれしく思います...

自発的なアプリケーション(インターンシップまたは仕事)のコンテキストでは、次の式を使用することもできます。

  • あなたの会社が私の注目を集め、学生として…………、インターンシップに応募したい………
  • 最近卒業しました...

手紙の宛先となる受取人は、最初の段落から、あなたの手紙の主題を理解している必要があります。

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現在:計画のステップXNUMX

計画のこの第XNUMX部は、時間Tでの手紙の執筆を正当化する理由に言及しています。第XNUMX部で表明された以前の状況に関して。 このレベルでは、それは議論、情報提供、説明、あるいは質問のいずれかの問題です。 状況の複雑さに応じて、この部分は完全な段落で書くことも、主要なアイデアをXNUMXつの文で提示することもできます。 例として、次の式を使用できます。

  • …請求書n°…の日付がクリアされていないことに注意して、私たちは…
  • 私たちの組織のメンバーシップもあなたを保証します...
  • 契約は…の日に作業を開始することを規定しているにもかかわらず、私たちは驚いて観察し、………氏によって報告された遅延を理解するのに苦労しました。

将来:計画のステップ3

このXNUMX番目の最後の部分は、次のレポートを作成して最初のXNUMXつを閉じます。 余波 来る。

手紙の著者として私たちの意図を表現するか、したがって次のタイプの表現を使用することができます。

  • 今日は私があなたが要求したアイテムを送るのを個人的に世話します
  • もちろんオリジナルを考慮して、代用する準備ができています。
  • チケット売り場に近づいてください…..

私たちは、受信者に行動または反応するように求めたり、奨励したりして、願いを表明します。 したがって、以下の製剤を得ることができます。

  • カウンターに近づいてください
  • したがって、私はあなたにあなたの専門家をすぐに呼ぶようにお願いします...
  • この状況を解決するためのあなたの迅速さが切望されています。

この手紙を書く目的は、潜在的に議論を伴う可能性があります:

  • 契約の一般的および具体的な規定に従って、状況を可能な限り迅速に(客観的に)調整します。 (引数)
  • できるだけ早く配達を手配していただけませんか? (目的)販売条件を考慮し、予定日に配達する必要があることを忘れないでください。 (引数)

 

あなたのプロの手紙を閉じるために不可欠な丁寧な式!

プロの手紙を適切に終わらせるには、丁寧なフレーズを書くことが不可欠です。 それは実際には、表現だけでなく「結論前」の公式からなる二重の丁寧な公式です。

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特定の誠実さを反映した礼儀式があります。

  • 事前に感謝を受け取ります...
  • この予期せぬ状況をお詫び申し上げます
  • 私はいつでも会議でそれについて話し合うことができます
  • あなたはいつでも私達に連絡することができます...
  • このオファーがあなたの期待に応えることを願っています。もちろん、詳細については自由にご利用いただけます。

丁寧な公式があります:

  • マダム、サー、よろしくお願いします。
  • サー、私たちの最高の気持ちの表現を信じてください。
  • よろしくお願いします、マダム。

 

専門的な手紙を書く上でのこの計画の利点は、一方では内容を書く際のその冷静さであり、他方では、受信者に対して読むことの単純さです。 ただし、このタイムラインは、より複雑で長いコンテンツにはお勧めしません。