電子メールは、私たちのほとんどにとって好ましいコミュニケーションツールです。 対話者と同時にコミュニケーションをとる必要がないため、電子メールはすばらしいものです。 これにより、同僚が不在の場合や世界の反対側にいる場合に、進行中の問題を進めることができます。

しかし、私たちのほとんどは、無限の電子メールのリストに溺れています。 2016年に発行されたレポートによると、平均的なビジネスユーザーは100日にXNUMX通以上の電子メールを送受信しています。

さらに、電子メールはあまりにも簡単に誤解されています。 最近のSendmailの調査によると、64％の人がEメールを送受信したため、怒りや意図しない混乱を招いています。

送受信する電子メールの量が多いため、また電子メールは誤って解釈されることが多いため、明確かつ簡潔に記述することが重要です。

プロの電子メールを正しく書く方法

短くて要点のあるメールを書くと、メールの管理にかかる時間が短縮され、生産性が向上します。 メールを短くすることで、メールに費やす時間を減らし、他のタスクに費やす時間を増やすことができます。 とはいえ、はっきりと書くことはスキルです。 すべてのスキルと同様に、次のことを行う必要があります その開発に取り組む.

最初は、長いメールを書くのと同じくらい短いメールを書くのに時間がかかるかもしれません。 ただし、これが当てはまる場合でも、同僚、クライアント、または従業員の生産性を向上させることができます。これは、受信トレイの整理が少なくなり、より迅速に対応できるようになるためです。

はっきりと書くことで、あなたは彼らが何を望んでいるかを知っていて、物事を成し遂げる人として知られるでしょう。 どちらもあなたのキャリアの見通しに適しています。

それでは、明確で、簡潔で、専門的なEメールを書くのに何が必要ですか？

あなたの目標を特定する

明確な電子メールは常に明確な目的を持っています。

座ってメールを書くたびに、数秒かけて自分に問いかけてください。「なぜこれを送信するのですか？ 受信者に何を期待しますか？

あなたがこれらの質問に答えることができないならば、あなたは電子メールを送るべきではありません。 あなたが何を必要としているのか知らずに電子メールを書くことはあなたの時間とあなたの受信者の時間を無駄にすることです。 自分が何を望んでいるのか正確にわからない場合は、自分自身を明確かつ簡潔に表現することは困難です。

「一度に1つの」ルールを使用する

電子メールは会議に代わるものではありません。 ビジネス会議では、議事項目が多ければ多いほど、会議の生産性が高まります。

電子メールでは、その逆が真実です。 電子メールに含まれるトピックが少なければ少ないほど、対話者にとってわかりやすいことが多くなります。

そのため、「一度にXNUMXつのこと」のルールを実践することをお勧めします。 送信するすべてのメールがXNUMXつのことであることを確認してください。 別のプロジェクトについて連絡する必要がある場合は、別のメールを書いてください。

「このEメールは本当に必要なのでしょうか」と自問するのもよい機会です。繰り返しますが、絶対に必要なEメールだけが、Eメールを送信した人の尊敬を証明するものです。

共感の実践

共感とは、他人の目を通して世界を見る能力です。 あなたがこれをするとき、あなたは彼らの考えと感情を理解します。

メールを書くときは、読者の観点から自分の言葉について考えてください。 書いたものがすべて揃ったら、自問してみてください。

  • この文章を受け取ったらどうやって解釈できますか。
  • それは特定するためにあいまいな用語を含んでいますか？

これは、書き方を簡単かつ効果的に調整するためのものです。 あなたを読む人のことを考えると、彼らがあなたに反応する方法が変わります。

ここにあなたが始めるのを助けるために世界を見るための共感的な方法があります。 ほとんどの人：

  • 忙しい。 彼らはあなたが何を望んでいるのかを推測する時間がなく、あなたの電子メールを読んで迅速に返信できることを望んでいます。
  • 褒め言葉を楽しんでください。 あなたが彼らまたは彼らの仕事について前向きなことを言うことができるならば、それをしてください。 あなたの言葉は無駄になりません。
  • 感謝されたい。 受信者が何らかの形であなたを助けてくれた場合は、彼らに感謝することを忘れないでください。 あなたを助けることが彼らの仕事であるときでさえ、あなたはこれをするべきです。

プレゼンテーションの省略

あなたが最初に誰かに電子メールを送るとき、あなたはあなたが誰であるかを受信者に伝える必要があります。 あなたは通常一文でそれを行うことができます。 例：「[イベントX]でお会いできてうれしかったです。 »»

イントロダクションを短くするXNUMXつの方法は、顔を合わせて会うように書くことです。 誰かと直接会うときは、XNUMX分間の独白になりたくないでしょう。 したがって、電子メールでそれを行わないでください。

紹介が必要かどうかはわかりません。 おそらくあなたは既に受信者に連絡を取っていますが、彼女があなたを覚えているかどうかはわかりません。 あなたの電子署名にあなたの資格情報を残すことができます。

これにより、誤解を避けることができます。 あなたが失礼だと出くわしたことをすでに知っている誰かに自分自身を再紹介します。 彼女があなたを知っているかどうかわからない場合は、あなたは彼女にあなたの署名をチェックさせることができます。

5文に制限する

あなたが書くすべてのEメールで、あなたはあなたが必要なものを言うのに十分な文章を使わなければなりません。 便利な方法は、自分自身を5文に制限することです。

5つ未満の文はしばしば残忍で失礼です、5つ以上の文は時間を浪費します。

5つの文を含むEメールを保管することが不可能になる場合があります。 しかし、ほとんどの場合、5文で十分です。

5つの文のしつけを採用すれば、自分でメールを早く書くことができます。 あなたはまたより多くの答えを得るでしょう。

短い言葉を使う

1946年、ジョージ・オーウェルは作家に、短い言葉でうまくいくところに長い言葉を使わないように忠告しました。

このアドバイスは、今日、特に電子メールを書くときに、さらに関連性があります。

短い言葉は読者に敬意を表します。 短い言葉を使うことで、あなたはあなたのメッセージを理解しやすくしました。

短い文章や段落についても同様です。 メッセージを明確にして理解しやすいものにしたい場合は、大きなテキストブロックを書かないでください。

アクティブな声を使う

能動態は読みやすいです。 また、行動と責任を奨励します。 確かに、能動態では、文章は行動する人に焦点を当てています。 受動態では、文は人が行動する対象に焦点を合わせます。 受動態では、物事が自分で起こっているように聞こえるかもしれません。 積極的に、物事は人々が行動するときにのみ起こります。

標準構造に固執する

メールを短くするための鍵は何ですか？ 標準構造を使用してください。 これはあなたが書くすべてのEメールのためにあなたが従うことができるテンプレートです。

メールを短くすることに加えて、標準的な構造に従うことで、すばやく書くことができます。

時間が経つにつれて、あなたはあなたのために働くだろう構造を開発するでしょう。 これがあなたを始めるための簡単な構造です。

  • 挨拶
  • 賛辞
  • あなたのEメールの理由
  • 行動の呼びかけ
  • 閉会メッセージ（閉会）
  • 署名

それぞれを詳しく見てみましょう。

  • これはメールの最初の行です。 「こんにちは、[名]」は典型的な挨拶です。

 

  • 初めて誰かにメールを送るときは、褒め言葉は素晴らしいスタートです。 よく書かれた褒め言葉は、紹介としても役立ちます。 例えば ​​：

 

「[日付]の[トピック]に関するプレゼンテーションを楽しんだ。 »»

「[トピック]に関するあなたのブログは本当に役に立ちました。 »»

「[イベント]でお会いできて光栄でした。 »»

 

  • あなたのEメールの理由 このセクションでは、「メールで質問します...」または「お手伝いできるかどうか疑問に思っていました...」と言います。執筆の理由を説明するためにXNUMXつの文が必要になる場合があります。

 

  • 行動の呼びかけ。 電子メールの理由を説明したら、受信者が何をすべきかを知っているとは思わないでください。 具体的な指示を与えます。 例えば、

「木曜日までにそれらのファイルを送ってくれませんか？」 »»

「これからXNUMX週間で書いてくれませんか？」 「」

「それについてヤンに書いてください、そしてあなたがそれをしたときに私に知らせてください。 »»

質問の形でリクエストを構成することにより、受信者は応答するように招待されます。 または、「これを行ったときに通知する」または「これで問題ないかどうかを通知する」を使用することもできます。 「」

 

  • 閉鎖。 メールを送信する前に、必ず終了メッセージを含めてください。 これは、召喚状を繰り返すことと、受信者に気分を良くすることのXNUMXつの目的を果たします。

 

適切なクロージングラインの例：

「これにご協力いただきありがとうございます。 「」

「あなたの考えを聞くのが待ちきれません。 »»

「ご不明な点がありましたらお知らせください。 「」

  • 挨拶のメッセージが前に付いているあなたの署名を追加することの考えを終えること。

それは「あなたの」、「誠意をこめて」、「良い一日を過ごす」、または「ありがとう」です。