印刷フレンドリー、PDF&電子メール

読むために書く

同僚があなたに送った Eメール あなたがXNUMX時間で行う会議に関して。 電子メールには、重要なプロジェクトの一環として、提示する必要のある重要な情報が含まれているはずです。

しかし、問題があります。メールがとてもひどく書かれているので、あなたが必要なデータを見つけることができません。 スペルミスや不完全な文があります。 段落が非常に長くて混乱しやすいので、必要な情報を見つけるのに必要な時間の3倍の時間が必要です。 結果として、あなたは会議の準備が不十分であり、それはあなたが望むほどスムーズに進行していません。

あなたはこれと似たような状況に直面したことがありますか? 過負荷の情報の世界では、明確に、簡潔にそして効果的にコミュニケーションをとることが不可欠です。 一冊の長さの電子メールを読む時間がないため、作成が不十分な電子メールを解釈する忍耐力がなく、有用な情報がいたるところに散在しています。

あなたのプラス ライティングスキル 上司、同僚、および顧客を含め、自分自身について気分が良くなればなるほど、気分が良くなります。 あなたは、これらの良い印象がどれだけあなたを導いてくれるのか、決してわかりません。

この記事では、ライティングスキルを向上させ、一般的なミスを回避する方法について説明します。

対象読者と形式

明確に書くための最初のステップは適切なフォーマットを選ぶことです。 あなたは非公式のEメールを送る必要がありますか? 詳細なレポートを書きますか? それとも正式な手紙を書きますか?

フォーマットとオーディエンスは、あなたの「書く声」、つまり、トーンがどれだけフォーマルでリラックスしているかを定義します。 たとえば、潜在的な顧客にメールを書いている場合、それは友人へのメールと同じトーンである必要がありますか?

間違いありません。

メッセージを読む人を特定することから始めます。 シニアマネージャー、チーム全体、または特定のファイルで作業する小グループを対象としていますか? あなたが書くすべてにおいて、あなたの読者、または受信者は、あなたの口調とコンテンツの側面を定義する必要があります。

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構成とスタイル

何を書いているのか、誰のために書いているのかがわかったら、書き始める必要があります。

空白の白いコンピューターの画面が威圧的です。 起動方法がわからないため、動けなくなります。 文書を作成してフォーマットするためのヒントを試してください。

 

  • あなたの聴衆から始めましょうあなたの読者があなたが彼らに話すことについて何も知らないかもしれないことを忘れないでください。 彼らは最初に何を知る必要がありますか?
  • 計画を作成します。これは、レポート、プレゼンテーション、スピーチなど、長い文書を書く場合に特に便利です。 アウトラインは、順番に従うべきステップを識別し、タスクを管理可能な情報に分割するのに役立ちます。
  • 少し共感してみてくださいたとえば、潜在的な顧客のためにセールスEメールを作成している場合、なぜ彼らはあなたの製品やセールスピッチを気にすべきなのでしょうか。 彼らにとっての利点は何ですか? 観客のニーズを常に忘れないでください。
  • 修辞三角形を使う誰かに何かをするよう説得しようとしているのなら、なぜ人々があなたに耳を傾けるべきなのか説明し、あなたのメッセージを伝えてあなたの聴衆を引きつけ、そして合理的かつ一貫した方法で情報を提示しなさい。
  • メインテーマを特定する:あなたがあなたのメッセージの主なテーマを定義することが困難であるならば、あなたはあなたの位置を説明するためにあなたに15秒が残っていると思います。 何を言ってるの? これはおそらくあなたのメインテーマです。
  • 平易な言葉を使う:科学的な記事を書かない限り、一般的には単純な言葉、直接の言葉を使うことをお勧めします。 人々を感動させるためだけに長い言葉を使わないでください。

Structure

あなたの文書はできるだけユーザーフレンドリーであるべきです。 テキストを区切るには、できる限りタイトル、字幕、箇条書き、および番号を使用してください。

結局のところ、何が読みやすいですか:長い段落で埋められたページ、またはセクションヘッダと箇条書きで短い段落に分割されたページ? スキャンが簡単な文書は、長くて濃い段落のある文書よりも頻繁に読まれます。

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ヘッダーは読者の注意を引くはずです。 質問の助けを借りて、それは質問が読者を興味深くそして興味をそそるように保つので、それは特に広告テキストにおいて、しばしば良い考えです。

電子メールやプロポーザルでは、この記事にあるような短く事実に近いタイトルと字幕を使用してください。

グラフィックを追加することはまたあなたのテキストを分ける賢い方法です。 これらの視覚的支援は、読者がコンテンツに注意を向け続けることを可能にするだけでなく、重要な情報をテキストよりもはるかに早く伝達することを可能にする。

文法エラー

あなたはおそらくあなたの電子メールの誤りがあなたの仕事を専門的でないように見せることを知っているでしょう。 スペルチェッカーを取得し、スペルを可能な限り修正することで、大きな間違いを回避することが不可欠です。

よく使われる単語の例をいくつか示します。

 

  • 送信/送信/送信します

 

「送る」という動詞は、最初のグループの動詞であり、「eを送る」という単数形の「私が送る」の最初の人に常に書くでしょう。 「e」が付いていない「出荷」は名前(「出荷」)であり、複数の場合があります:「出荷」。

 

  • 私はあなたに加わります/私はあなたに加わります

 

「私はあなたに参加します」と常に「s」と書きます。 "ジョイント"と "t"は、三人称単数の "彼が加わる"の活用です。

 

  • 締め切り/締め切り

 

「バンパー」が女性的な名前に付けられていても、誘惑に屈してはいけません、そして常に「e」なしで「バンパー」を書いてください。

 

  • おすすめ/おすすめ

 

英語で「推奨」を「e」と書くのであれば、フランス語では常に「推奨」を「a」と書く。

 

  • あり/あり/あり/あり

 

質問式にユーフォニックな「t」を追加して、発音を容易にし、XNUMXつの母音が連続するのを防ぎます。 したがって、「そこにある」と書きます。

 

  • の観点から/の観点から

 

"s"なしで "の観点から"書くことは決してありません。 この表現の使用には、実際には常にいくつかの「用語」があります。

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  • のうちの

 

「s」で終わる「except」という言葉に誤解されないように注意してください。 「間」に「s」を書くことはありません。 それは前置詞であり、それは不変です。

 

  • 賛成/賛成

 

「同意されたとおり」という女性の名前に付けられていても常に不変であり、「e」をとることはありません。

 

  • メンテナンス/サービス

名前と動詞を混同しないでください。 「t」のない「面接」という名前は、交換または「就職面接」を表します。 単数形の「維持する」の3人称の動詞は、何かを維持するという行動をとるときに使用されます。

読者の中には、スペルや文法が完全ではない人もいます。 あなたがこれらの間違いを犯しても彼らは気付かないかもしれません。 しかし言い訳としてこれを使用しないでください:気づく人々、特に上級管理職、が通常あります!

このため、あなたが書くものはすべての読者に受け入れられる品質のものでなければなりません。

検証

良い校正の敵はスピードです。 多くの人が自分のEメールをブラウズすることを急いでいますが、それがあなたがミスを見逃すのです。 あなたが書いたものをチェックするためにこれらの指示に従ってください:

  • ヘッダーとフッターを確認してください:人々はテキストにだけ焦点を合わせるためにそれらをしばしば無視します。 ヘッダが太って太っていてエラーがないわけではありません。
  • メールを声に出して読む:これはあなたを遅くすることを強制します、それはあなたがエラーを検出する可能性がより高いことを意味します。
  • 読みながらテキストをたどるには指を使ってそれはあなたが減速するのに役立ちますもう一つのことです。
  • テキストの最後から始めてください:文を最後から最初まで読み直すと、内容ではなくエラーに集中できます。