目的に応じた標準モデルを特定する
ビジネスで使用されるさまざまな標準的な電子メール レポート テンプレートがあります。 レポートの目的に基づいて適切な形式を選択することは、メッセージを明確かつ効果的に伝えるために不可欠です。
週次レポートや月次レポートなどの定期的な監視レポートの場合は、キー数値 (売上、生産など) を含むテーブル構造を選択します。
予算やリソースのリクエストの場合は、序文、詳細なニーズ、議論、結論を部分的に構成したファイルを作成します。
緊急の対応が必要な危機的状況では、問題、結果、行動を衝撃的な文章で列挙するという、直接的で強力なスタイルに賭けてください。
どのようなモデルであっても、読みやすくするために、インタータイトル、箇条書き、表などの書式設定に注意してください。 以下の具体的な例は、プロフェッショナルで効果的な電子メール レポートを作成するために、それぞれの状況に最適な形式を選択するのに役立ちます。
表形式の定期モニタリングレポート
定期的な監視レポート (月次または週次など) では、主要なデータを強調表示する明確で総合的な構造が必要です。
表形式を使用すると、重要な指標 (売上、生産、コンバージョン率など) を整理して読みやすい方法で数秒で表示できます。
表に正確なタイトルを付けます (例: 「オンライン販売の進化 (月次売上高 2022)」など)。 単位についても忘れずに記載してください。
メッセージを強化するために、グラフィックなどの視覚要素を組み込むことができます。 データが正しく、計算が正しいことを確認してください。
各表またはグラフには、主な傾向と結論を分析した短い解説を 2 ～ 3 文で添付します。
表形式なので、受信者は要点をすぐに読むことができます。 主要なデータの概要を表示する必要がある定期的な監視レポートに最適です。
危機発生時の影響力の高いメール
迅速な対応が必要な緊急事態では、短くパンチの効いた文章のレポートを選択してください。
「攻撃を受けてサーバーがダウンしました。オフラインです」と最初から問題をアナウンスします。 次に、売上高の損失、影響を受けた顧客などの影響を詳しく説明します。
次に、被害を抑えるために取られた措置をリストアップし、すぐに実行する必要があります。 差し迫った質問またはリクエストで終了します。「48 時間以内にサービスを復旧するための追加リソースを期待できますか?」
危機において重要なのは、困難、結果、そして答えをいくつかの直接的な文章で素早く伝えることです。 メッセージは簡潔で、動員力のあるものでなければなりません。 パンチの効いたスタイルは、この種の緊急メール レポートに最も効果的です。
例 XNUMX: 詳細な月次売上レポート
XNUMX 月の売上の詳細なレポートは以下をご覧ください。
- 店頭販売
店内売上高は先月比5％減の1万ユーロとなった。 部門別の推移は次のとおりです。
- 家庭用電化製品: 売上高 550 ユーロ、安定
- DIY 部門: 売上高 350 ユーロ、000% 減少
- 庭園部門: 売上高 300 ユーロ、000% 減少
- キッチン部門: 売上高 50 ユーロ、000% 増加
園芸部門の減少は、今月の天候不順によって説明されます。 キッチン部門の成長に注目してください。
- オンライン販売
当社のウェブサイトでの売上は 900 万ユーロで安定しています。 オンライン売上に占めるモバイルのシェアは000％に上昇した。 新しい春のコレクションのおかげで、家具と装飾品の売上が大幅に増加しました。
- マーケティング活動
祖母の日の電子メール キャンペーンにより、キッチン部門でさらに 20 ユーロの売上が発生しました。
インテリアデザイン関連のソーシャルネットワーク事業もこの部門の売上を押し上げました。
- まとめ
店舗数はわずかに減少しましたが、当社の売上高は電子商取引とターゲットを絞ったマーケティング活動によって牽引され、堅調に推移しています。 庭園部門の季節的な落ち込みを補うために、装飾と家具の努力を続けなければなりません。
ご不明な点がございましたら、いつでもご対応させていただきます。
ビエンのcordialement、
ジャン デュポン セラー イースト セクター
XNUMX 番目の例: 新製品ラインの立ち上げのための追加予算リクエスト
2024 年 XNUMX 月に予定されている新しい製品群の発売の一環として、追加予算をリクエストできることを光栄に思います。
この戦略的プロジェクトは、20 件の追加参考資料を提供することで、需要が年間 15% 増加している好調なオーガニック製品セグメントに当社の提案を拡大することを目的としています。
この打ち上げの成功を保証するには、追加のリソースを動員することが不可欠です。 私の数値的提案は次のとおりです。
- チームの一時的な補強：
- パッケージングと技術文書を完成させるために、2 か月かけて 6 人のフルタイム開発者を採用します (費用: 12000 ユーロ)。
- デジタル マーケティング代理店による Web キャンペーンの 3 か月サポート (8000 ユーロ)
- マーケティングキャンペーン:
- ソーシャル ネットワーク上で当社の出版物をスポンサーするためのメディア予算 (5000 ユーロ)
- 電子メールの作成と送信: グラフィック デザイン、3 つのキャンペーンの送料 (7000 ユーロ)
- 消費者テスト:
- 製品に関するフィードバックを収集するための消費者パネルの組織 (4000 ユーロ)
これは、この戦略的立ち上げの成功に必要な人的リソースとマーケティング リソースを配置するために総額 36 ユーロかかります。
次回の会議でそれについて話し合っていただければ幸いです。
返却待ち、
Cordialement、
ジャン・デュポン
プロジェクトマネージャ
例 XNUMX: 営業部門の月次活動報告書
弊社営業部のXNUMX月の活動報告は以下の通りです。
- 見込み客の訪問: 当社の営業担当者は、顧客ファイルで特定された 25 人の見込み客に連絡しました。 12件の予定が決まりました。
- 送信されたオファー: カタログの主要製品に関して 10 件の商用オファーを送信し、そのうち 3 件はすでに変換されました。
- トレードショー: Expopharm ショーでの私たちのブースには、約 200 人の連絡先が集まりました。 そのうち 15 件を将来の予定に変更しました。
- トレーニング: 新しい協力者である Lena は、Marc と一緒に XNUMX 週間の現場トレーニングを行って、当社の製品とセールストークに慣れました。
- 目標: 20 か月間に 30 件の新規契約を結ぶという商業目標は達成されました。 生み出された売上高は 000 ユーロに達します。
私たちは顧客リストを作成するための努力を続けています。ご提案を遠慮なく私に送ってください。
ビエンのcordialement、
ジャン・デュポン 営業マネージャー
例 XNUMX: 詳細な週次活動レポート – スーパーマーケットのベーカリー
1月7日からXNUMX日までの週のベーカリーの詳細な活動レポートは以下をご覧ください。
生産：
- 私たちは伝統的なバゲットを 350 日あたり平均 2100 個、XNUMX 週間で合計 XNUMX 個生産しました。
- 新しいオーブンのおかげで全体の体積が 5% 増加し、需要の増大に対応できるようになりました。
- 特製パン（田舎パン、全粒粉パン、シリアルパン）の品揃えの多様化が実を結んでいます。 今週は750個焼きました。
ベント :
- 全体の売上高は 2500 ユーロで、先週と比べて安定しています。
- ウィーンのペストリー (680 ユーロ) が依然として当店のベストセラーであり、ランチ フォーミュラ (550 ユーロ) と伝統的なパン (430 ユーロ) が続きます。
- 特別ブランチオファーのおかげで、日曜日の朝の売り上げは特に好調でした (売上高 1200 ユーロ)。
承認：
- 小麦粉50kgとバター25kgの受け取り。 在庫は十分にあります。
- 来週は卵とイーストを注文しようか検討中。
スタッフ：
- ジュリーは来週休暇を取るので、スケジュールを再調整します。
- 残業代を売りにしてくれたバスティアンに感謝します。
問題：
- 火曜日の朝にコイン機構が故障したが、電気技師が日中に修理した。
ビエンのcordialement、
ジャン・デュポン マネージャー
例XNUMX：緊急の問題 – 会計ソフトの不具合
今朝、私たちの会計ソフトウェアにバグがあり、請求書の入力と総勘定元帳の監視ができなくなりました。
私が連絡した IT サービス プロバイダーは、最近のアップデートに問題があることを確認しました。 彼らは修正に取り組んでいます。
その間、取引を記録することは不可能となり、現金の監視は中断されます。 すぐに遅れをとってしまう危険性があります。
問題を一時的に解決するには:
- 請求書/経費を緊急 Excel ファイルに書き留めてください。私が取得します。
- クライアントからのお問い合わせについては、アカウントが有効であることを確認するために電話してください
- 進捗状況をお知らせできるよう最善を尽くします。
当社のサービスプロバイダーは総動員し、最大 48 時間以内にこの問題を解決したいと考えています。 不良品であることは承知しておりますが、ご理解のほどよろしくお願いいたします。 緊急の問題についてお知らせください。
Cordialement、
ジャン・デュポン 会計士
