優れたコミュニケーション: 受付担当者への不在メッセージ
受付係の役割は、記憶に残る第一印象を生み出すために不可欠です。よく考えられた社外メッセージは、不在中でもポジティブな感情を伝え続けることができます。
温かくプロフェッショナルなメッセージを作成する
それはあなたの会社のイメージを反映し、訪問者や電話をかけてきた人に彼らのニーズに応えられることを保証するものでなければなりません。したがって、欠席メッセージは、この重要性を反映した、明確な情報と温かい歓迎を組み合わせたものでなければなりません。
欠席日は明確に記載する必要があります。代替連絡先を提供することは、サービスの継続に対する先見の明を示します。この連絡先は、あなたが不在の間でもリクエストに対応できる、信頼でき知識が豊富な人物でなければなりません。
欠席メッセージは、顧客や同僚からの信頼と感謝を築く機会となります。また、優れた顧客サービスに対する貴社の取り組みを思い出させるものとしても役立ちます。
それは、この会社の歓迎の顔としてのあなたの役割の延長です。これらのヒントに従うことで、不在時のメッセージにあなたのプロ意識と温かい人柄を反映し続けることができます。
受付担当者へのメッセージ例
件名: [あなたのお名前]、受付係 – [開始日]から[終了日]まで欠席します
お疲れ様です
[終了日]まで休暇をいただきます。この期間中は、電話への応答や予約の管理ができなくなります。
差し迫った状況や必要なサポートが必要な場合は、[同僚または部門の名前] をご連絡ください。 迅速な対応が必要な場合は、[電子メール/電話番号] で彼にご連絡ください。
私が戻ってきたら、熱意と元気にあふれた歓迎を期待してください。
Cordialement、
[名前]
受付
[会社のロゴ]
