不在を伝える技術: 図書館職員のためのガイド
知識とサービスが出会う図書館の世界では、あらゆるやり取りが重要です。図書館職員にとって、欠席の通知は通知に限定されるものではありません。これは、信頼を構築し、サービスに対する揺るぎない取り組みを示し、シームレスな継続性を確保する機会です。単純な欠勤通知を、思慮深く共感を伴うメッセージに変えるにはどうすればよいでしょうか?必要な情報を伝えるだけでなく、ユーザーとの関係をより豊かなものにします。
第一印象の重要性: 認識と共感
離席中のメッセージを開くと、すぐに共感的なつながりが確立されるはずです。あらゆる要求に対して感謝の気持ちを表明することで、あらゆる要求が大切にされていることを示します。このアプローチにより、会話が前向きな雰囲気で始まります。あなたが不在であっても、ユーザーのニーズへの取り組みはそのままであることを強調します。
明確さが鍵: 正確に伝える
欠勤の日付を正確かつ透明性を持って共有することが重要です。この情報により、ユーザーはあなたとの直接コミュニケーションがいつ再開されるかを明確に理解できるようになります。これについて明確にコミュニケーションすることは、期待を管理し、信頼関係を維持するのに役立ちます。
手の届く解決策: 継続性の確保
同僚や代替リソースについて言及することが重要です。これは、たとえあなたが不在であっても、ユーザーが無視されていると感じないように対策を講じていることを示しています。これは、綿密な計画と質の高いサービスへの継続的な取り組みを示しています。
最後の仕上げ: 感謝とプロフェッショナリズム
メッセージの締めくくりは、感謝の気持ちを再確認し、プロフェッショナルとしての取り組みを強調する機会となります。今こそ自信を築き、永続的なポジティブな印象を残す時です。
うまく設計された欠席メッセージは、敬意、共感、プロフェッショナリズムの表れです。図書館職員にとって、これは、直接的なコミュニケーションがない場合でも、すべてのやり取りがそのことを証明する機会です。これらの手順に従うことで、不在時のメッセージが単なる形式的なものであると認識されないようにすることができます。ただし、優れたサービスとユーザーの幸福に対する取り組みを確認するものとして。
図書館専門家への不在メッセージの例
お疲れ様です
15月22日からXNUMX日まで図書館を休みます。この期間中、私は実際には現場にはいませんが、皆様の経験とニーズが私の最優先事項であることをご理解ください。
私の尊敬する同僚であるソフィー・デュボア女史は、私が不在の間も喜んであなたを歓迎し、あらゆるご要望にお応えいたします。遠慮せずに、sophie.dubois@bibliotheque.com まで直接ご連絡いただくか、電話 01 42 12 18 56 までご連絡ください。必要な支援をできるだけ早く受けられるようにいたします。
帰国後は、未処理のリクエストについては速やかにフォローアップを再開するよう努めます。最高品質の継続的なサービスを保証し、維持するための私の全力の取り組みを信頼していただけます。
皆様のご理解とご忠誠に心より感謝申し上げます。日頃から皆様にサービスを提供できることは光栄であり、今回の不在は常に皆様のご期待に応えたいという私の決意をさらに強めるものです。
Cordialement、
[あなたの名前]
司書
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