不在者メッセージは重要な仕事の執筆です。 しかし、多くの理由で、それらは見落とされる可能性があります。 これは彼らの執筆の文脈によって、そして時には彼らが持つことができる影響を考慮に入れていないことによって説明されます。

実際、不在メッセージは自動メッセージです。 時間間隔内または定義された期間内に受信されたメッセージへの応答として送信されます。 時々、メッセージは休暇に行くという文脈で準備されます。 あなたがおそらくすでに他の場所であなたの心を持っているこの期間は、あなたのメッセージを書くのに最適な時期ではないかもしれません。

自動不在メッセージを設定するポイントは何ですか？

仕事のメッセージがないことは多くの点で重要です。 これは、すべての従業員に不在を通知するために使用されます。 また、あなたが戻ってくるのを待っている間、彼らが彼らの活動を続けることを可能にする情報を提供するのに役立ちます。 この情報は主に、復旧日、あなたに連絡する緊急連絡先の詳細、または緊急時に連絡する同僚の連絡先の詳細です。 これらすべてを考慮すると、欠席のメッセージは、あらゆる専門家にとって不可欠なコミュニケーション行為です。

避けるべきエラーはどれですか？

不在メッセージの重要性を考えると、対話者に衝撃を与えたり軽視したりしないように、いくつかのパラメータを考慮に入れる必要があります。 軽蔑するよりも敬意を表するように聞こえる方が良いです。 したがって、OUPS、pffなどの式は使用できません。 すべての利害関係者のプロファイルを考慮する必要があります。 したがって、上司やクライアント、サプライヤー、さらには公的機関があなたにメッセージを送っている可能性があるときに、同僚と話しているように書くことは避けてください。

この不便さを回避するために、Outlookでは、社内メールの場合は不在メッセージを、社外メールの場合は別のメッセージを表示することができます。 いずれの場合も、適切に構成された不在メッセージを生成するには、すべてのプロファイルを考慮する必要があります。

さらに、情報は有用で正確でなければなりません。 この情報を受け取った人は誰でもこの「明日」の日付を知ることができないことを知って、「明日は欠席します」などのあいまいなメッセージは避けてください。

最後に、なじみのあるカジュアルなトーンの使用は避けてください。 確かに、目の前の休暇の陶酔感は、あなたが過度に馴染みのある口調を使用する原因となる可能性があります。 最後までプロであり続けることを忘れないでください。 同僚と口頭で、これは起こる可能性がありますが、特にワーキングペーパーの文脈ではそうではありません。

どのタイプの不在メッセージを選択しますか？

これらすべての落とし穴を回避するには、従来のスタイルを選択してください。 これには、名前と名前、受信したメッセージを処理できるタイミングに関する情報、緊急時に連絡する相手が含まれます。