件名は、電子メールで送信するプロのメッセージの重要な側面です。 あなたの電子メールがその目的を達成するために、件名はあなたの注意を適切に捕らえる必要があります。 多くの人は、電子メールのこの側面を真剣に受け止めていません。 実際、件名のないメールを送信して、そのようなメールの結果を期待する人もいます。 ビジネスメールに件名を追加することは、ビジネスメールを作成するためのオプション機能ではなく、その重要な部分です。
ビジネスEメールが本当にオブジェクトを必要とする理由のいくつかを簡単に見てみましょう。
メールが望ましくないと見なされないようにする
件名なしで送信された電子メールは、スパムまたはジャンクフォルダに送信される可能性があります。 これは自動的に行われ、人々はスパムフォルダ内のメッセージを真剣に受け止めません。 また、仕事用の電子メールを送信するほとんどの人は、忙しくてスパムフォルダをスキャンできません。 メールを本当に読みたい場合は、メールの件名が明確に定義されていることを確認してください。
あなたのEメールの削除を防ぐ
件名のない電子メールは読む価値がないと見なすことができます。 人々が自分の電子メールをチェックするとき、彼らはおそらく件名のない電子メールを削除します。 そして、彼らにはその正当な理由があります。 まず、電子メールはウイルスと見なされる可能性があります。 ほとんどの機密性の高い電子メールには空の件名があります。 したがって、受信者はそれを削除するだけで、ウイルスがメールボックスやコンピュータに侵入するのを防ぐことができます。 次に、件名のない電子メールは、受信者によって無関係と見なされる場合があります。 件名を最初に表示することに慣れているため、件名のないものは、無関係と見なされる可能性があるため、削除されるか、読み取られない可能性があります。
受信者の注意を引く
メールの件名は、対話者に第一印象を与えます。 電子メールを開く前に、件名は原則として受信者に件名を示し、電子メールが開かれるかどうかを決定することがよくあります。 したがって、件名の主な機能は、受信者に電子メールを開いて読んでもらうために、受信者の注意を引くことです。 これは、件名が電子メールを読むかどうかを決定する重要な要素のXNUMXつであることを意味します（これを確実にするために名前と電子メールアドレスも重要です）。
件名の重要性は誇張することはできません。 ただし、スパムや削除を防ぐために、電子メールに件名を含めるだけではありません。 目的の目標を達成する件名に焦点を合わせます。 これは、受信者が電子メールを開いて読んで行動を起こすように促す件名です。
効果的な件名の書き方
すべてのビジネスメールは、受信者の心に影響を与えるように設計されています。 効果的で適切に設計された主題は、この目標を達成するための重要な出発点です。 ビジネスメールの効果的な件名を書くための基本を見てみましょう。
プロにする
オブジェクトには、正式な言語または専門的な言語のみを使用してください。 ビジネス用メールは通常、セミフォーマルまたはフォーマルです。 これは、あなたの電子メールが専門的で関連性のあるものとして出くわすために、あなたの件名がこれを反映するべきであることを意味します。
関連性を持たせる
件名は、受信者にとって関心のあるものである必要があります。 あなたの電子メールが読まれるのに関連があると考えられなければなりません。 また、メールの目的を正しく反映している必要があります。 仕事に応募する場合、件名にはあなたの名前と応募する役職を記載する必要があります。
簡単に
ビジネス用メールの件名は長くする必要はありません。 これは、一挙に受信者の注意を引くことを目的としています。 長くなるほど、面白くなくなります。 これにより、読む機会が減ります。 モバイルデバイスで電子メールをチェックする受信者には、長い件名がすべて表示されない場合があります。 これにより、読者が件名に重要な情報を表示できなくなる可能性があります。 したがって、ビジネスメールの件名を簡潔にして、メールを読めるようにすることをお勧めします。
正確にする
トピックを具体的にすることも重要です。 XNUMXつのメッセージのみを伝送する必要があります。 あなたの電子メールが複数のメッセージを伝えることを意図している場合（できれば避ける）、最も重要なものを件名に反映させる必要があります。 可能な限り、ビジネス用メールにはXNUMXつのトピック、XNUMXつの議題のみを含める必要があります。 受信者に複数のメッセージを配信する必要がある場合は、目的ごとに別々の電子メールを送信する必要があります。
エラーなしでそれをしなさい
文法および誤植を確認します。 覚えておいてください、それは第一印象です。 件名に文法的または誤植が表示された場合は、受信者の心に否定的な印象を与えています。 メールを読んだ場合、メール全体がネガティブな見方で色付けされる可能性があるため、ビジネス用メールを送信する前に、件名を徹底的に校正することが不可欠です。
