Print Friendly, PDF & Email

 

Theemail minangka alat komunikasi sing disenengi kanggo umume kita. Email apik amarga kita ora perlu kasedhiya ing wektu sing padha karo interlocutor kanggo komunikasi. Iki ngidini kita maju babagan masalah saiki nalika kolega kita ora kasedhiya utawa ing sisih liya.

Nanging, umume kita tenggelam ing dhaptar email sing ora ana enteke. Miturut laporan sing diterbitake ing 2016, pangguna bisnis rata-rata nampa lan ngirim luwih saka 100 email saben dina.

Kajaba iku, email uga gampang disalahake. Sinau Sendmail anyar nemokake yen 64% wong sing dikirim utawa ditampa email sing nyebabake nesu utawa kebingungan sing ora disengaja.

Amarga volume email sing dikirim lan ditampa, lan amarga email asring misinterpreted, penting kanggo nulis kanthi cara sing jelas lan ringkes.

Cara nyalin e-mail profesional

Ngirim email kanthi cepet lan akurat bakal ngurangi wektu sing dihabiskan kanggo ngatur email lan nggawe sampeyan luwih produktif. Nggawe email sampeyan kanthi cendhak tegese sampeyan mbutuhake ngentenake wektu luwih cepet ing e-mail lan wektu liyane ing tugas liyane. Sing ngomong, nulis kanthi cetha minangka skill. Kaya kabeh skills, sampeyan kudu nggarap gaweane.

Awalipun, sampeyan perlu wektu akeh kanggo nulis email cekak minangka nulis email sing dawa. Nanging, senadyan mangkono, sampeyan bakal mbantu kolega, pelanggan utawa karyawan supaya luwih produktif, amarga sampeyan bakal nambah papan sing kurang ing kothak mlebu, sing bakal mbantu wong-wong mau nanggapi kanthi luwih cepet.

Miturut nulis kanthi cetha, sampeyan bakal dikenal minangka wong sing ngerti apa sing kepengin lan ndadekake samubarang kedadeyan. Loro apik kanggo prospek karirmu.

Dadi apa sing perlu kanggo nulis e-mail sing jelas, ringkes lan profesional?

Ngenali tujuan sampeyan

Clear e-mail tansah duwe tujuan sing cetha.

Saben sampeyan njagong kanggo nulis email, njupuk sawetara detik kanggo takon dhewe, "Yagene aku ngirim iki? Apa aku nyana saka panampa?

Yen sampeyan ora bisa njawab pitakonan kasebut, sampeyan ora ngirim ngirim email. Tulis e-mail tanpa mangerteni apa sing perlu yaiku mbuang wektu lan panampa. Yen sampeyan ora ngerti persis apa sing dikarepake, bakal angel sampeyan ngandhakake kanthi jelas lan ringkes.

maca  Ukara sopan apa sing kudu manut struktur “Tunggu…”?

Gunakake aturan "Siji ing wektu"

Email ora digawe kanggo ngganti rapat-rapat. Kanthi rapat-rapat kerja, luwih sampeyan ngupadi item agenda, sing luwih produktif patemon kasebut.

Kanthi email, sebatan kasebut bener. Kurang sampeyan kalebu topik sing beda ing email, luwih akeh sing bakal dimangerteni kanggo interkacutor panjenengan.

Mulane, iku becik kanggo nglakoni aturan "siji bab". Priksa manawa saben email sing dikirim mung siji bab. Yen sampeyan perlu komunikasi ing proyek liya, tulis email liyane.

Iku uga wektu sing apik kanggo takon dhewe, "Apa email iki pancene perlu?" Maneh, mung e-mail sing pancen perlu nyekseni kanggo bab wong sing sampeyan ngirim e-mail.

Praktek empathy

Empathy minangka kemampuan kanggo ndeleng donya liwat mata wong liya. Nalika sampeyan nindakake iki, sampeyan ngerti pikirane lan raos.

Nalika nulis email, pikirake tembung-tembung saka titik pamula. Kanthi kabeh tulisan, takon dhewe:

  • Carane aku bisa menehi interpretasi ukara kasebut yen aku nampa iku?
  • Apa kalebu syarat sing ora jelas kanggo nemtokake?

Iki minangka pangaturan sing sederhana, nanging efektif kanggo cara nulis. Mikir babagan wong sing bakal maca sampeyan bakal ngowahi cara nanggepi sampeyan.

Punika cara empathik kanggo ndelok ing donya kanggo mbantu sampeyan miwiti. Paling wong:

  • Sibuk. Dheweke ora duwe wektu kanggo nemtokake apa sing dikarepake, lan dheweke pengin maca email lan nanggapi kanthi cepet.
  • Seneng pujian. Yen sampeyan bisa ngucap soko positif babagan wong-wong mau, utawa nglakoni apa wae, nglakoni. Tembung sampeyan ora bakal dipisahake.
  • Kaya ngucapake matur nuwun. Yen panampa wis mbantu sampeyan kanthi cara apa wae, eling kanggo ngucapake matur nuwun. Sampeyan kudu nglakoni nalika tugas kanggo mbantu sampeyan.

Singkatan presentasi

Nalika ngirim email menyang wong kaping pisanan, sampeyan kudu ngandhani sing nampa. Sampeyan biasane bisa nindakake iki sajrone ukara. Contone: "Seneng banget ketemu sampeyan ing [Event X]. "

maca  Umumake cuti sampeyan nalika cuti bersalin menyang perusahaan sampeyan 

Salah siji cara kanggo shorten presentations punika nulis mau kaya yen sampeyan pas pasuryan. Sampeyan ora pengin pindhah menyang monologue limang menit nalika sampeyan ketemu wong kanthi pribadi. Dadi, aja nindakaken email.

Sampeyan ora ngerti yen introduksi perlu. Mbok menawa sampeyan wis ngontak panampa, nanging sampeyan ora ngerti yen dheweke bakal ngelingi sampeyan. Sampeyan bisa ninggalake kredensial ing tandha elektronik.

Iki nyegah misunderstandings. Sampeyan saiki maneh menyang wong sing wis ngerti sampeyan ora sopan. Yen dheweke ora ngerti yen dheweke ngerti sampeyan, sampeyan mung bisa menehi tandha tandha tangan sampeyan.

Batesake limang kalimat

Ing saben email sampeyan nulis, sampeyan kudu nggunakake sentences sing cukup kanggo ngomong apa sing perlu, ora ana maneh. Praktek migunani kanggo mbatesi limang kalimat.

Kurang saka limang kalimat asring kasar lan kasar, luwih saka limang kalimat wektu sampah.

Bakal ana wektu nalika ora mungkin kanggo tetep email sing isi limang kalimat. Nanging ing paling kasus, limang kalimat cukup.

Ngadopsi disiplin saka limang ukara lan sampeyan bakal nemokake dhewe nulis email kanthi luwih cepet. Sampeyan uga bakal njaluk jawaban liyane.

Gunakake tembung cendhak

Ing 1946, George Orwell menehi saran marang para panulis supaya ora nggunakake tembung sing dawa ing ngendi cendhak bakal dilakoni.

Saran iki luwih relevan saiki, utamane nalika nulis email.

Tembung cekak nuduhake manawa sampeyan maca. Kanthi nggunakake tembung cekak, sampeyan nggawe pesen sampeyan gampang dingerteni.

Mangkono uga ukara sing ringkes lan paragraf. Aja nulis teks pamblokiran gedhe yen sampeyan pengin pesen dadi jelas lan gampang dingerteni.

Gunakake swara sing aktif

Swara aktif luwih gampang diwaca. Iku uga nyengkuyung tumindak lan tanggung jawab. Pancen, ing swara aktif, ukara-ukara fokus marang wong sing tumindak. Ing swara pasif, ukara-ukara fokus ing obyek sing siji tumindak. Ing swara pasif, mesthine bisa kedadeyan. Ing cara sing aktif, iku mung kedadeyan nalika wong bisa tumindak.

Kelèt kanggo struktur standar

Apa kunci kanggo njaga email sampeyan kanthi cendhak? Gunakake struktur standar. Iki minangka cithakan sing bisa sampeyan tindakake kanggo saben email sing ditulis.

maca  Kepiye cara nambah level tulisan sampeyan ing papan kerja?

Saliyane njaga email sampeyan kanthi cendhak, nderek struktur standar uga mbantu sampeyan nulis kanthi cepet.

Liwat wektu, sampeyan bakal berkembang struktur sing bakal bisa digunakake kanggo sampeyan. Punika struktur prasaja kanggo miwiti:

  • tegesé
  • Pujian
  • Alesan kanggo email sampeyan
  • Telpon kanggo tumindak
  • Pesen tutup (Tutup)
  • Signature

Ayo katon ing saben iki ing ambane.

  • Iki baris pisanan email. "Hello, [First Name]" iku ucapan sing khas.

 

  • Nalika sampeyan ngirim email kaping pisanan, pujian minangka wiwitan sing apik. Pujian apik uga bisa dadi pengantar. Contone:

 

"Aku seneng presentasi sampeyan babagan [topik] tanggal [tanggal]. "

"Aku nemokake blog sampeyan ing [topik] pancen migunani. "

"Rasane seneng ketemu sampeyan ing [acara]. "

 

  • Alesan kanggo email sampeyan. Ing bagean kasebut, sampeyan ujar, "Aku bakal email kanggo takon babagan…" utawa "Aku kepengin ngerti apa sampeyan bisa mbantu ..." Kadhangkala sampeyan butuh rong ukara kanggo nerangake sebab sampeyan nulis.

 

  • Telpon kanggo tumindak. Yen sampeyan wis nerangake alasan kanggo email sampeyan, aja nganggep yen panampa bakal ngerti apa sing kudu dilakoni. Nyedhiyani instruksi tartamtu. Contone:

"Apa sampeyan bisa ngirim file kasebut menyang Kamis?" "

"Apa sampeyan bisa nulis iki ing rong minggu sabanjure?" "

"Tulung tulis karo Yann babagan iki, lan critakake yen sampeyan wis rampung." "

Kanthi ngatur panjaluk sampeyan kanthi pitakon, panampa dijaluk nanggapi. Utawa, sampeyan uga bisa nggunakake: "wenehi ngerti nalika sampeyan nindakake iki" utawa "wenehake yen iki ora cocog kanggo sampeyan." "

 

  • nutup. Sadurunge ngirim email, manawa sampeyan kalebu pesen sing nutup. Iki nduweni tujuan dual reiterating telpon kanggo tumindak lan nggawe panampa aran apik.

 

Conto garis tutup apik:

"Matur nuwun kanggo kabeh pitulung sampeyan babagan iki. "

“Aku ora sabar ngenteni apa sing sampeyan pikirake. "

"Ayo kula ngerti yen sampeyan duwe pitakon. "

  • Kanggo ngrampungake pratelan nambah tandha tangan sampeyan sadurunge diwenehi pesen ucapan.

Sampeyan bisa uga duwe "Apa sampeyan", "Sincerely", "Nduweni dina sing becik" utawa "Matur suwun".