Email minangka alat komunikasi sing disenengi kanggo umume kita. E-mail apik banget amarga sampeyan ora kudu kasedhiya ing wektu sing padha karo mitra tutur kanggo komunikasi. Iki ngidini kita maju babagan masalah sing isih ana nalika kolega ora kasedhiya utawa ing sisih liya.

Nanging, umume kita tenggelam ing dhaptar email tanpa wates. Miturut laporan sing diterbitake ing 2016, pangguna bisnis rata-rata nampa lan ngirim luwih saka 100 email saben dina.

Kajaba iku, email uga gampang disalahake. Sinau Sendmail anyar nemokake yen 64% wong sing dikirim utawa ditampa email sing nyebabake nesu utawa kebingungan sing ora disengaja.

Amarga volume email sing dikirim lan ditampa, lan amarga email asring misinterpreted, penting kanggo nulis kanthi cara sing jelas lan ringkes.

Cara nyalin e-mail profesional

Nulis email sing cendhak lan langsung bakal nyuda wektu kanggo ngatur email lan nggawe sampeyan luwih produktif. Kanthi nyepetake email, sampeyan bakal mbuwang wektu luwih sithik kanggo email lan luwih akeh wektu kanggo tugas liyane. Sing jarene, nulis kanthi jelas minangka katrampilan. Kaya kabeh katrampilan, sampeyan kudu nggarap gaweane.

Ing wiwitan, sampeyan bisa uga butuh wektu suwe kanggo nulis email sing cendhak kaya sing ditindakake kanggo nulis email sing dawa. Nanging, sanajan iki kedadeyan, sampeyan bakal mbantu kolega, klien utawa karyawan supaya luwih produktif, amarga sampeyan bakal nambah keruwetan ing kothak mlebu, sing bakal mbantu dheweke nanggapi sampeyan kanthi luwih cepet.

Kanthi nulis kanthi cetha, sampeyan bakal dikenal minangka wong sing ngerti apa sing dikarepake lan rampung. Loro-lorone apik kanggo prospek karir sampeyan.

Dadi apa sing perlu kanggo nulis e-mail sing jelas, ringkes lan profesional?

Ngenali tujuan sampeyan

Clear e-mail tansah duwe tujuan sing cetha.

Saben sampeyan lungguh kanggo nulis email, njupuk sawetara detik kanggo takon dhewe, "Yagene aku ngirim iki? Apa sing dakkarepake saka panampa?

Yen sampeyan ora bisa njawab pitakonan kasebut, sampeyan ora ngirim ngirim email. Tulis e-mail tanpa mangerteni apa sing perlu yaiku mbuang wektu lan panampa. Yen sampeyan ora ngerti persis apa sing dikarepake, bakal angel sampeyan ngandhakake kanthi jelas lan ringkes.

Gunakake aturan "Siji ing wektu"

Email ora dadi pengganti kanggo rapat. Kanthi rapat bisnis, luwih akeh item agenda sing digarap, luwih produktif rapat kasebut.

Kanthi email, sebatan kasebut bener. Kurang sampeyan kalebu topik sing beda ing email, luwih akeh sing bakal dimangerteni kanggo interkacutor panjenengan.

Pramila prayoginipun nindakaken paugeran "siji-siji". Priksa manawa saben email sing dikirim ana babagan siji. Yen sampeyan kudu komunikasi babagan proyek liyane, tulis email liyane.

Iku uga wektu sing apik kanggo takon dhewe, "Apa email iki pancene perlu?" Maneh, mung e-mail sing pancen perlu nyekseni kanggo bab wong sing sampeyan ngirim e-mail.

Praktek empati

Empati yaiku kemampuan kanggo ndeleng donya liwat mripate wong liya. Nalika nindakake iki, sampeyan ngerti pikirane lan perasaane.

Nalika nulis email, pikirake tembung-tembung saka titik pamula. Kanthi kabeh tulisan, takon dhewe:

  • Carane aku bisa menehi interpretasi ukara kasebut yen aku nampa iku?
  • Apa kalebu syarat sing ora jelas kanggo nemtokake?

Iki minangka pangaturan sing sederhana, nanging efektif kanggo cara nulis. Mikir babagan wong sing bakal maca sampeyan bakal ngowahi cara nanggepi sampeyan.

Punika cara empathik kanggo ndelok ing donya kanggo mbantu sampeyan miwiti. Paling wong:

  • Sibuk. Dheweke ora duwe wektu kanggo ngira apa sing dikarepake, lan dheweke pengin bisa maca email sampeyan lan nanggapi kanthi cepet.
  • Seneng pujian. Yen sampeyan bisa ngucap soko positif babagan wong-wong mau, utawa nglakoni apa wae, nglakoni. Tembung sampeyan ora bakal dipisahake.
  • Suka matur nuwun. Yen panampa mbantu sampeyan kanthi cara apa wae, elinga matur nuwun. Sampeyan kudu nindakake iki sanajan tugase mbantu sampeyan.

Singkatan presentasi

Nalika sampeyan ngirim email pisanan marang wong liya, sampeyan kudu ngandhani panampa sapa sampeyan. Sampeyan biasane bisa nindakake ing siji ukara. Contone: "Seneng banget ketemu sampeyan ing [Acara X]. »

Salah siji cara kanggo nyepetake perkenalan yaiku nulis kaya-kaya lagi ketemu adhep-adhepan. Sampeyan ora pengin mlebu monolog limang menit nalika ketemu wong. Dadi aja nindakake ing email.

Sampeyan ora ngerti yen introduksi perlu. Mbok menawa sampeyan wis ngontak panampa, nanging sampeyan ora ngerti yen dheweke bakal ngelingi sampeyan. Sampeyan bisa ninggalake kredensial ing tandha elektronik.

Iki nyingkiri misunderstandings. Reintroducing dhewe kanggo wong sing wis ngerti sampeyan katon ora sopan. Yen dheweke ora yakin yen dheweke ngerti sampeyan, sampeyan bisa ngidini dheweke mriksa tandha tangan sampeyan.

Batesake limang kalimat

Ing saben email sampeyan nulis, sampeyan kudu nggunakake sentences sing cukup kanggo ngomong apa sing perlu, ora ana maneh. Praktek migunani kanggo mbatesi limang kalimat.

Kurang saka limang kalimat asring kasar lan kasar, luwih saka limang kalimat wektu sampah.

Bakal ana wektu nalika ora mungkin kanggo tetep email sing isi limang kalimat. Nanging ing paling kasus, limang kalimat cukup.

Ngadopsi disiplin saka limang ukara lan sampeyan bakal nemokake dhewe nulis email kanthi luwih cepet. Sampeyan uga bakal njaluk jawaban liyane.

Gunakake tembung cendhak

Ing taun 1946, George Orwell menehi saran marang para panulis supaya ora nggunakake tembung sing dawa sing cendhak.

Saran iki luwih relevan saiki, utamane nalika nulis email.

Tembung cekak nuduhake manawa sampeyan maca. Kanthi nggunakake tembung cekak, sampeyan nggawe pesen sampeyan gampang dingerteni.

Mangkono uga ukara sing ringkes lan paragraf. Aja nulis teks pamblokiran gedhe yen sampeyan pengin pesen dadi jelas lan gampang dingerteni.

Gunakake swara sing aktif

Swara aktif luwih gampang diwaca. Uga nyengkuyung tumindak lan tanggung jawab. Pancen, ing swara aktif, ukara kasebut fokus marang wong sing tumindak. Ing swara pasif, ukara kasebut fokus marang obyek sing ditindakake. Ing swara pasif, bisa uga kaya kedadeyan dhewe. Aktif, kedadeyan mung nalika wong tumindak.

Kelet kanggo struktur standar

Apa kunci kanggo njaga email sampeyan kanthi cendhak? Gunakake struktur standar. Iki minangka cithakan sing bisa sampeyan tindakake kanggo saben email sing ditulis.

Saliyane njaga email sampeyan kanthi cendhak, nderek struktur standar uga mbantu sampeyan nulis kanthi cepet.

Liwat wektu, sampeyan bakal berkembang struktur sing bakal bisa digunakake kanggo sampeyan. Punika struktur prasaja kanggo miwiti:

  • tegesé
  • Pujian
  • Alesan kanggo email sampeyan
  • Telpon kanggo tumindak
  • Pesen tutup (Tutup)
  • Signature

Ayo katon ing saben iki ing ambane.

  • Iki minangka baris pisanan email. "Halo, [Jeneng]" minangka salam khas.

 

  • Nalika sampeyan pisanan ngirim email menyang wong liya, pujian minangka wiwitan sing apik. Pujian sing ditulis kanthi apik uga bisa dadi pambuka. Contone:

 

"Aku seneng presentasi sampeyan ing [subyek] ing [tanggal]. »

"Aku nemokake blog sampeyan ing [topik] pancen mbiyantu. »

"Aku seneng ketemu sampeyan ing [acara]. »

 

  • Alesan kanggo email sampeyan. Ing bagean iki, sampeyan ngomong, "Aku arep ngirim email kanggo takon babagan ..." utawa "Aku kepingin weruh yen sampeyan bisa mbantu ..." Kadhangkala sampeyan butuh rong ukara kanggo nerangake alasan sampeyan nulis.

 

  • Telpon kanggo tumindak. Yen sampeyan wis nerangake alasan kanggo email sampeyan, aja nganggep yen panampa bakal ngerti apa sing kudu dilakoni. Nyedhiyani instruksi tartamtu. Contone:

"Apa sampeyan bisa ngirim file kasebut ing dina Kamis?" »

"Apa sampeyan bisa nulis iki ing rong minggu sabanjure?" "

“Tulung tulisen Yann, lan kabari aku yen wis rampung. »

Kanthi ngatur panjaluk sampeyan kanthi pitakon, panampa dijaluk nanggapi. Utawa, sampeyan uga bisa nggunakake: "wenehi ngerti nalika sampeyan nindakake iki" utawa "wenehake yen iki ora cocog kanggo sampeyan." "

 

  • nutup. Sadurunge ngirim email, priksa manawa sampeyan kalebu pesen penutup. Iki nduwe tujuan kaping pindho kanggo ngucapake telpon kanggo tumindak lan nggawe panampa rumangsa kepenak.

 

Conto garis tutup apik:

"Matur nuwun kanggo kabeh pitulung sampeyan babagan iki. "

"Aku ora sabar ngenteni apa sing sampeyan pikirake. »

"Ayo kula ngerti yen sampeyan duwe pitakon. "

  • Kanggo ngrampungake pratelan nambah tandha tangan sampeyan sadurunge diwenehi pesen ucapan.

Sampeyan bisa uga duwe "Apa sampeyan", "Sincerely", "Nduweni dina sing becik" utawa "Matur suwun".