დაწერეთ კითხვა
კოლეგამ ახლახან გამოგიგზავნათ შეხვედრის შესახებ, რომელიც ერთ საათში გაქვთ. ელ.წერილი უნდა შეიცავდეს ძირითად ინფორმაციას, რომელიც უნდა წარმოადგინოთ, როგორც მნიშვნელოვანი პროექტის ნაწილი.
მაგრამ არის პრობლემა: ელფოსტა იმდენად ცუდად არის დაწერილი, რომ ვერ პოულობთ საჭირო მონაცემებს. არის ორთოგრაფიული შეცდომები და არასრული წინადადებები. აბზაცები იმდენად გრძელი და დამაბნეველია, რომ თქვენთვის სასურველი ინფორმაციის მოძიებაზე სამჯერ მეტი დრო დაგჭირდებათ. შედეგად, თქვენ არასაკმარისად ხართ მომზადებული შეხვედრისთვის და ის არ მიდის ისე კარგად, როგორც თქვენ გინდოდათ.
ოდესმე შეგხვედრიათ მსგავსი სიტუაცია? ინფორმაციებით გადატვირთულ სამყაროში აუცილებელია მკაფიო, ლაკონური და ეფექტური კომუნიკაცია. ადამიანებს არ აქვთ დრო, რომ წაიკითხონ წიგნების სიგრძის ელ.წერილები და არ აქვთ მოთმინება იმ წერილების ინტერპრეტაციისთვის, რომლებიც ცუდად არის აგებული და სადაც სასარგებლო ინფორმაცია ყველგანაა მიმოფანტული.
პლუს თქვენი წერითი უნარები კარგია, მით უკეთეს შთაბეჭდილებას დატოვებთ გარშემომყოფებზე, მათ შორის უფროსზე, კოლეგებზე და კლიენტებზე. არასოდეს იცი სადამდე მიგიყვანს ეს კარგი შთაბეჭდილებები.
ამ სტატიაში დავინახავთ, როგორ შეგიძლიათ გააუმჯობესოთ წერილობითი უნარი და თავიდან იქნას აცილებული საერთო შეცდომები.
აუდიტორია და ფორმატი
მკაფიოდ დაწერის პირველი ნაბიჯი არის შესაბამისი ფორმატის არჩევა. გჭირდებათ არაფორმალური ელფოსტის გაგზავნა? დაწერეთ დეტალური ანგარიში? ან დაწერე ოფიციალური წერილი?
ფორმატი, თქვენს აუდიტორიასთან ერთად, განსაზღვრავს თქვენს „წერის ხმას“, ანუ რამდენად ფორმალური ან მოდუნებული უნდა იყოს ტონი. მაგალითად, თუ თქვენ წერთ წერილს პოტენციურ კლიენტს, უნდა ჰქონდეს მას იგივე ტონი, როგორც მეგობარს?
ნამდვილად არ.
დაიწყეთ იმის განსაზღვრით, თუ ვინ წაიკითხავს თქვენს შეტყობინებას. ეს არის უფროსი აღმასრულებლების, მთელი გუნდისთვის ან კონკრეტულ ფაილზე მომუშავე მცირე ჯგუფისთვის? ყველაფერში, რასაც წერთ, თქვენმა მკითხველებმა ან მიმღებებმა უნდა განსაზღვრონ თქვენი ტონი და შინაარსის ასპექტები.
კომპოზიცია და სტილი
მას შემდეგ რაც იცით, რას წერს და ვისზე წერს, წერა დაიწყე.
ცარიელი, თეთრი კომპიუტერის ეკრანი ხშირად აშინებს. გაჭედვა ადვილია, რადგან არ იცი როგორ დაიწყო. სცადეთ ეს რჩევები თქვენი დოკუმენტის შედგენისა და ფორმატირებისთვის:
- იწყეთ აუდიტორიასთან ერთად: დაიმახსოვრე, რომ შენმა მკითხველმა შეიძლება არაფერი იცოდეს იმის შესახებ, რასაც თქვენ ეუბნებით. რა უნდა იცოდნენ პირველ რიგში?
- შექმნა გეგმა: ეს განსაკუთრებით სასარგებლოა, თუ თქვენ წერთ უფრო ვრცელ დოკუმენტს, როგორიცაა მოხსენება, პრეზენტაცია ან გამოსვლა. მონახაზები დაგეხმარებათ განსაზღვროთ რომელი ნაბიჯები რა თანმიმდევრობით უნდა დაიცვათ და დაშალოთ დავალება მართვადი ინფორმაციად.
- სცადეთ ცოტა თანაგრძნობა: მაგალითად, თუ თქვენ წერთ გაყიდვების ელფოსტას პოტენციურ კლიენტებს, რატომ უნდა ზრუნავდნენ მათ თქვენს პროდუქტზე ან თქვენს გაყიდვებზე? რა სარგებელი მოაქვს მათ? ყოველთვის გახსოვდეთ თქვენი აუდიტორიის საჭიროებები.
- გამოიყენეთ რიტორიკული სამკუთხედი: თუ ცდილობთ ვინმეს დაყოლიება რაღაცის გაკეთებაში, აუცილებლად აუხსენით, რატომ უნდა მოგისმინოთ ხალხმა, თქვენი აზრი ისე გააცნობიეროს, რომ ჩაერთოს თქვენს აუდიტორიაზე და წარმოადგინოს ინფორმაცია რაციონალურად და თანმიმდევრულად.
- იდენტიფიცირება თქვენი ძირითადი თემა: თუ გიჭირთ თქვენი გზავნილის მთავარი თემის განსაზღვრა, წარმოადგინეთ, რომ 15 წამი გაქვთ დარჩენილი თქვენი პოზიციის ასახსნელად. Რას ამბობ ? ეს ალბათ თქვენი მთავარი თემაა.
- გამოიყენეთ მარტივი ენა: თუ არ წერთ სამეცნიერო ნაშრომს, ჩვეულებრივ, უმჯობესია გამოიყენოთ მარტივი, პირდაპირი ენა. არ გამოიყენოთ გრძელი სიტყვები მხოლოდ ადამიანებზე შთაბეჭდილების მოხდენის მიზნით.
სტრუქტურა
თქვენი დოკუმენტი უნდა იყოს როგორც მეგობრული, ისე შესაძლებელია. გამოიყენეთ სათაურები, სუბტიტრები, ტყვიები და ციფრები მაქსიმალურად გამოსაყენებელი ტექსტი.
ბოლოს და ბოლოს, რა შეიძლება იყოს უფრო ადვილი წასაკითხი: გრძელი აბზაცებით სავსე გვერდი თუ მოკლე აბზაცებად დაყოფილი გვერდი განყოფილებების სათაურებითა და პუნქტებით? დოკუმენტი, რომლის სკანირება ადვილია, უფრო ხშირად იკითხება, ვიდრე გრძელი, მკვრივი აბზაცებით.
სათაურებმა უნდა მიიპყრონ მკითხველის ყურადღება. კითხვების გამოყენება ხშირად კარგი იდეაა, განსაკუთრებით რეკლამის ასლში, რადგან კითხვები ეხმარება მკითხველს დაინტერესდეს და ცნობისმოყვარე იყოს.
ელ-ფოსტებსა და წინადადებებში გამოიყენეთ მოკლე, ფაქტობრივი სათაურები და სუბტიტრები, როგორიცაა ამ სტატიაში.
გრაფიკული დამატება ასევე ჭკვიანი გზაა თქვენი ტექსტი. ეს ვიზუალური ხელსაწყოები არა მხოლოდ მკითხველს საშუალებას აძლევს, ყურადღება გაამახვილონ შინაარსზე, არამედ უფრო მნიშვნელოვანი ინფორმაცია, ვიდრე ტექსტი.
გრამატიკული შეცდომები
ალბათ იცით, რომ თქვენს ელფოსტაში დაშვებული შეცდომები თქვენს სამუშაოს არაპროფესიონალურად აქცევს. აუცილებელია უხეში შეცდომების თავიდან აცილება მართლწერის შემოწმებით და თქვენი მართლწერის შეძლებისდაგვარად გადახედვით.
აქ არის ზოგადად გამოყენებული სიტყვების მაგალითები:
- მე გამოგიგზავნით / გააგზავნეთ / გამოგიგზავნით
ზმნა "გაგზავნის" პირველი ჯგუფის ზმნად, ყოველთვის იწერება "ე" - თან ერთად "სინგლი" -ს პირველ პირში. "გადაზიდვა" გარეშე "ე" არის სახელი ("გადაზიდვა") და შეიძლება იყოს მრავლობითი: "გადაზიდვები".
- მე შემოგვიერთდე / მე შემომიერთებ
ერთი ყოველთვის დაწერა "მე შემოგვიერთდე" ერთად "s". "ერთობლივი" ერთად "t" არის კონიაცია მესამე პირის სინგულარული "ის უერთდება".
- ბოლო ვადა / ვადა
მაშინაც კი, თუ "ბამპერი" ქალის სახელით არის მიცემული, არ ცდუნება და "ბამპერის" გარეშე "ე" დაწერე.
- რეკომენდაცია / რეკომენდაცია
თუ ინგლისურად ვწერთ "რეკომენდაციას" ერთად "ე", ფრანგულ ენაზე ყოველთვის ვწერთ "რეკომენდაციას" "ა".
- არსებობს / არის იქ / იქ არის
კითხვით ფორმულებში დავამატებთ ევფონიურ "t" - ს, რომ ხელი შევუწყოთ გამოთქმას და თავიდან ავიცილოთ ზედიზედ ორი ხმოვანი. ამიტომ ჩვენ დავწერთ "იქ არის".
- თვალსაზრისით / თვალსაზრისით
ერთი არასდროს წერს "ს" "გარეშე". ამ სიტყვის გამოყენებისას მართლაც რამდენიმე "ტერმინი" ყოველთვის არსებობს.
- / მათ შორის
ფრთხილად ნუ შეცდებით სიტყვით "გარდა", რომელიც მთავრდება "s". ერთი არასდროს წერს "შორის" ერთად "s". ეს არის პრეცედენტი და ეს უცვლელია.
- შეთანხმებული როგორც შეთანხმებული
თუნდაც ქალის სახელით შევსებული, "შეთანხმებული" ყოველთვის უცვლელი და არასდროს იღებს "ე".
- მოვლა / მომსახურება
არ დაარღვიოთ სახელი და ზმნა. სახელი "ინტერვიუ" "t" გარეშე აღნიშნავს გაცვლით ან "სამუშაოს გასაუბრებას". სინგულარული "ინარჩუნებს" მესამე პირის კონიუგირებული ზმნა გამოიყენება, როდესაც საქმე რაღაცის შესასრულებლად მოქმედებს.
ზოგიერთი თქვენი მკითხველი არ იქნება სრულყოფილი in ორთოგრაფიული და გრამატიკა. ისინი ვერ შეამჩნევთ თუ არა ეს შეცდომები. მაგრამ არ გამოიყენოთ ეს საბაბი: ჩვეულებრივ იქნება ხალხი, განსაკუთრებით უფროსი აღმასრულებლები, რომლებიც შეამჩნევთ!
ამ მიზეზით, ყველაფერი, რასაც თქვენ წერთ, უნდა იყოს მისაღები ხარისხის ყველა მკითხველისთვის.
გადამოწმების
კარგი კორექტირების მტერი სიჩქარეა. ბევრი ადამიანი ჩქარობს მათ ელ.წერილს, მაგრამ ასე გამოტოვებთ შეცდომებს. მიჰყევით ამ ინსტრუქციებს იმის დასადასტურებლად, რაც დაწერეთ:
- შეამოწმეთ თქვენი სათაურები და ქვედა კოლონტიტები: ადამიანები ხშირად იგნორირებას უკეთებენ მათ მხოლოდ ტექსტზე ფოკუსირებისთვის. მხოლოდ იმიტომ, რომ სათაურები დიდი და თამამია, არ ნიშნავს რომ ისინი უშეცდომოა!
- წაიკითხეთ წერილი ხმამაღლა: ეს აიძულა ნელა წასვლა, რაც იმას ნიშნავს, რომ თქვენ უფრო მეტი აღმოჩენილია შეცდომები.
- გამოიყენეთ თქვენი თითის ტექსტი, როგორც წაიკითხეთ: ეს არის კიდევ ერთი რამ, რაც ხელს უწყობს შენელებას.
- დაიწყეთ თქვენი ტექსტის დასასრული: განაახლოთ განაჩენი თავიდან ბოლომდე, ის დაგეხმარებათ ფოკუსირება შეცდომებზე და არა შინაარსი.
