ელ.ფოსტა დიდი ხანია არის მნიშვნელოვანი ინსტრუმენტი საქმიანი კომუნიკაციისთვის, მაგრამ Sendmail-ის მიერ ჩატარებული გამოკითხვა. გაირკვა, რომ მან გამოიწვია დაძაბულობა, დაბნეულობა ან სხვა უარყოფითი შედეგები პროფესიონალების 64%-ისთვის.
ასე რომ, როგორ შეგიძლიათ თავიდან ავიცილოთ ეს თქვენი ელფოსტით? და როგორ შეგიძლიათ დაწეროთ ელფოსტა, რომ მივცეთ სასურველი შედეგები? ამ სტატიაში განიხილავთ სტრატეგიებს, რომლებიც შეგიძლიათ გამოიყენოთ იმისათვის, რომ თქვენი ელ.ფოსტის გამოყენება ნათელი, ეფექტიანი და წარმატებული.
საშუალოდ საოფისე მუშაკი დღეში დაახლოებით 21 ელ. ფოსტის ამ მოცულობით ინდივიდუალური შეტყობინებები ადვილად შეიძლება დაივიწყოს. დაიცავით მარტივი წესები ისე, რომ თქვენი ელფოსტა შენიშნა და გამოიყენება.
- არ გაგიზიაროთ ელ.ფოსტით.
- კარგი გამოყენების ობიექტები.
- ნათელი და მოკლე შეტყობინებები.
- იყავი თავაზიანი.
- შეამოწმეთ თქვენი ტონი.
- Reread.
არ გაგიზიაროთ ელ.ფოსტით
სამსახურში სტრესის ერთ-ერთი ყველაზე დიდი წყარო არის ხალხის მიერ მიღებული ელ.წერილების დიდი რაოდენობა. ასე რომ, სანამ ელ.ფოსტის წერას დაიწყებთ, ჰკითხეთ საკუთარ თავს: „ეს ნამდვილად აუცილებელია?
ამ კონტექსტში, თქვენ უნდა გამოიყენოთ ტელეფონი ან მყისიერი შეტყობინებები, რათა გაუმკლავდეთ კითხვებს, რომლებიც შესაძლოა განხილვის საგანი იყოს. გამოიყენეთ კომუნიკაციის დაგეგმვის ინსტრუმენტი და გამოავლინეთ საუკეთესო არხები სხვადასხვა ტიპის შეტყობინებებისთვის.
როდესაც შესაძლებელია, ცუდი ამბავი პირადად მისცეს. ეს დაგეხმარებათ თანაგრძნობა, თანაგრძნობა და გაგება და გამოისყიდოს საკუთარ თავს თუ თქვენი შეტყობინება არასწორად იქნა მიღებული.
კარგი გამოყენების ობიექტები
გაზეთის სათაური აკეთებს ორ რამეს: ის იპყრობს თქვენს ყურადღებას და აჯამებს სტატიას, ასე რომ თქვენ შეგიძლიათ გადაწყვიტოთ წაიკითხოთ თუ არა. თქვენი ელ.ფოსტის სათაურის ხაზი იგივე უნდა გააკეთოს.
ობიექტი ცარიელი ადგილი უფრო შეუმჩნეველი იქნება ან უარყოფილი იქნება როგორც „სპამი“. ასე რომ, ყოველთვის გამოიყენეთ რამდენიმე კარგად შერჩეული სიტყვა, რათა უთხარით მიმღებს, თუ რას ეხება ელ.წერილი.
შეიძლება დაგჭირდეთ თემის სტრიქონში ჩასმა თარიღი, თუ თქვენი შეტყობინება არის ელ.ფოსტის რეგულარული სერიის ნაწილი, როგორიცაა ყოველკვირეული პროექტის ანგარიში. მესიჯისთვის, რომელიც პასუხს მოითხოვს, ასევე შეგიძლიათ ჩართოთ მოქმედებისკენ მოწოდება, როგორიცაა „გთხოვთ 7 ნოემბრამდე“.
კარგად დაწერილი სათაურის ხაზი, როგორც ქვემოთ მოცემული, გვაწვდის ყველაზე მნიშვნელოვან ინფორმაციას მიმღებს ელფოსტის გახსნის გარეშეც კი. ეს ემსახურება როგორც მოთხოვნას, რომელიც შეახსენებს მიმღებებს თქვენი შეხვედრის შესახებ, როდესაც ისინი ამოწმებენ თავიანთ შემოსულებს.
| ცუდი მაგალითი კარგი მაგალითია |
|
| თემა: შეხვედრა | თემა: შეხვედრა პროცესი პროცესი - 09H 25 XIX |
შეინახეთ შეტყობინებები ნათელი და მოკლე
წერილები, როგორც ტრადიციული ბიზნეს წერილები, უნდა იყოს ნათელი და ლაკონური. შეინახეთ წინადადებები მოკლე და ზუსტი. ელფოსტის ორგანო უნდა იყოს პირდაპირი და ინფორმაციული და შეიცავს ყველა საჭირო ინფორმაციას.
ტრადიციული წერილებისგან განსხვავებით, რამდენიმე ელ.ფოსტის გაგზავნა არ ჯდება ერთის გაგზავნაზე მეტი. ასე რომ, თუ გჭირდებათ ვინმესთან კომუნიკაცია სხვადასხვა თემაზე, განიხილეთ თითოეულისთვის ცალკე ელ.წერილის დაწერა. ეს განმარტავს შეტყობინებას და საშუალებას აძლევს თქვენს კორესპონდენტს უპასუხოს ერთ თემაზე ერთდროულად.
| ცუდი მაგალითი | კარგი მაგალითი |
| თემა: რევიზია გაყიდვების ანგარიშის შესახებ
Hi Michelin,
გმადლობთ ამ ანგარიშის გასულ კვირაში გაგზავნისთვის. გუშინ წავიკითხე და ვგრძნობ, რომ მე-2 თავი უფრო კონკრეტულ ინფორმაციას მოითხოვს ჩვენი გაყიდვების მაჩვენებლების შესახებ. მე ასევე ვფიქრობ, რომ ტონი შეიძლება იყოს უფრო ფორმალური.
გარდა ამისა, მინდა გაცნობოთ, რომ ახალ სარეკლამო კამპანიასთან დაკავშირებით ამ პარასკევს დავგეგმე შეხვედრა საზოგადოებასთან ურთიერთობის სამსახურთან. ის არის 11:00 საათზე და იქნება პატარა საკონფერენციო დარბაზში.
გთხოვთ შემატყობინოთ, თუ ხართ ხელმისაწვდომი.
გმადლობთ,
Camille |
თემა: რევიზია გაყიდვების ანგარიშის შესახებ
Hi Michelin,
გმადლობთ ამ ანგარიშის გასულ კვირაში გაგზავნისთვის. გუშინ წავიკითხე და ვგრძნობ, რომ მე-2 თავი უფრო კონკრეტულ ინფორმაციას მოითხოვს ჩვენი გაყიდვების მაჩვენებლების შესახებ.
მე ასევე ვფიქრობ, რომ ტონი უფრო ფორმალური იქნება.
შეგიძლიათ შეცვალოთ ეს შეხედულებები?
გმადლობთ თქვენი შრომისთვის!
Camille
(კამილმა პიარი შეხვედრის შესახებ სხვა ელ.ფოსტა აგზავნის.) |
აქ მნიშვნელოვანია ბალანსის დაცვა. თქვენ არ გსურთ ვინმეს დაბომბვა ელექტრონული ფოსტით და აზრი აქვს რამდენიმე დაკავშირებული პუნქტის გაერთიანებას ერთ პოსტში. როდესაც ეს მოხდება, შეინახეთ მარტივი დანომრილი აბზაცებით ან პუნქტებით და იფიქრეთ ინფორმაციის „დაჭრაზე“ პატარა, კარგად ორგანიზებულ ერთეულებად, რათა გაადვილოთ მისი მონელება.
ასევე გაითვალისწინეთ, რომ ზემოთ მოცემულ კარგ მაგალითში კამილმა დააკონკრეტა, რა სურდა მიშლენის გაკეთება (ამ შემთხვევაში შეცვალეთ ანგარიში). თუ ადამიანებს ეხმარებით იმის გარკვევაში, თუ რა გსურთ, ისინი უფრო მეტად მოგცემენ ამას.
იყავი თავაზიანი
ხალხი ხშირად ფიქრობს, რომ წერილები შეიძლება იყოს ნაკლებად ფორმალური, ვიდრე ტრადიციული ასოები. მაგრამ გაგზავნილ შეტყობინებებს წარმოადგენს თქვენი პროფესიონალიზმის ასახვა, ფასეულობები და ყურადღება დეტალურად არის მიჩნეული, ამიტომ აუცილებელია გარკვეული ფორმალური ფორმა.
თუ ვინმესთან კარგი ურთიერთობა არ გაქვთ, მოერიდეთ არაფორმალურ ენას, ჟარგონს, ჟარგონს და შეუსაბამო აბრევიატურებს. სმაილიკები შეიძლება დაგეხმაროთ თქვენი განზრახვის გარკვევაში, მაგრამ უმჯობესია გამოიყენოთ ისინი მხოლოდ იმ ადამიანებთან, რომლებსაც კარგად იცნობთ.
გააგრძელეთ თქვენი გზავნილი "გულწრფელად", "კარგი დღე / საღამო", ან "კარგი თქვენთვის", რაც დამოკიდებულია სიტუაციაზე.
მიმღებებს შეუძლიათ აირჩიონ ელ.ფოსტის დაბეჭდვა და სხვებისთვის გაზიარება, ამიტომ იყავით თავაზიანი.
შეამოწმეთ ტონი
ადამიანების პირისპირ პირისპირ ვხვდებით, ვგულისხმობთ მათ სხეულს, ვოკალურ ტონებს და სახის გამონათქვამებს, რათა შეაფასონ თავიანთი გრძნობები. ელ.ფოსტა ამ ინფორმაციას გვაგებს, რაც იმას ნიშნავს, რომ ჩვენ არ შეგვიძლია ვიცოდეთ, როდესაც ადამიანები არასწორად გადიან ჩვენს შეტყობინებებს.
თქვენი არჩევანი სიტყვების, წინადადების სიგრძის, პუნქტუაციისა და კაპიტალიზაციით ადვილად შეიძლება იყოს არასწორად ინტერპრეტირებული ვიზუალური და სმენითი ნიშნების გარეშე. ქვემოთ მოცემულ პირველ მაგალითში ლუიზმა შეიძლება იფიქროს, რომ იანი იმედგაცრუებულია ან გაბრაზებულია, მაგრამ სინამდვილეში ის თავს კარგად გრძნობს.
| ცუდი მაგალითი | კარგი მაგალითი |
| Louise,
თქვენი მოხსენება მჭირდება დღეს საღამოს 17 საათამდე, წინააღმდეგ შემთხვევაში ვადას გამოვტოვებ.
Yann |
Hi Louise,
გმადლობთ, რომ თქვენს მოვალეობას ეს ანგარიში მოჰყვა. იქნებ მომწეროთ თქვენი ვერსია დაახლოებით 9 საათით ადრე, ასე რომ, მე არ მენატრება ჩემი ვადა?
Წინასწარ მადლობა,
Yann |
იფიქრეთ ემოციურ "გრძნობას" თქვენი ელ. თუ თქვენი განზრახვა ან ემოციები შეიძლება არასწორად აღმოჩნდეს, იპოვეთ ნაკლებად ორაზროვანი გზა თქვენი სიტყვების ფორმულირებაში.
კორექტურა
დაბოლოს, სანამ დააწკაპუნებთ "გაგზავნაზე", დაუთმეთ ერთი წუთი თქვენი ელ. ფოსტის შემოწმებას ორთოგრაფიული, გრამატიკული და პუნქტუაციის შეცდომისთვის. თქვენი ელ.წერილი ისეთივე ნაწილია თქვენი პროფესიული იმიჯის, როგორც ტანსაცმელი, რომელსაც ატარებთ. ამიტომ უაზროა სერიებში შეცდომის შემცველი შეტყობინების გაგზავნა.
გადამოწმებისას ყურადღება მიაქციეთ ელ-ფოსტის ხანგრძლივობას. ადამიანები უფრო მოკლე, მოკლე ტექსტური შეტყობინებების წაკითხვისას, ვიდრე ხანგრძლივი, გათიშული წერილები, ამიტომ დარწმუნდით, რომ თქვენი ელ-ფოსტა არის მაქსიმალურად მოკლედ, საჭირო ინფორმაციის გარეშე.
ძირითადი პუნქტები
ჩვენი უმეტესი ნაწილი ჩვენი დღის კარგ ნაწილს ატარებს ელ.წერილი და კომპოზიცია. მაგრამ ჩვენ მიერ გაგზავნილ შეტყობინებებს სხვებისთვის დამაბნეველი შეიძლება იყოს.
ეფექტური წერილების დასაწერად, საკუთარ თავს პირველივე კითხვაზე, თუ მართლაც უნდა გამოიყენოთ ეს არხი. ზოგჯერ შეიძლება იყოს უკეთესი ტელეფონი მიიღოს.
გაახარეთ ელ-ფოსტა მოკლე და ზუსტი. გააგზავნე ისინი მხოლოდ იმ ადამიანებზე, რომლებმაც ნამდვილად უნდა დაინახონ და ნათლად მიუთითონ იმაზე, თუ რა გსურთ მიმღებს ამის გაკეთება.
გახსოვდეთ, რომ თქვენი ელ.წერილი არის თქვენი პროფესიონალიზმის, თქვენი ღირებულებების და დეტალებისადმი ყურადღების გამოხატვა. სცადეთ წარმოიდგინოთ, როგორ შეიძლება სხვებმა ინტერპრეტაცია გაუკეთონ თქვენი მესიჯის ტონს. იყავით თავაზიანი და ყოველთვის გადაამოწმეთ რა დაწერეთ სანამ დააჭერთ „გაგზავნას“.
