საშუალოდ, ფრანგი თანამშრომელი კვირაში დაახლოებით მეოთხედს ხარჯავს ასობით ელფოსტის მეშვეობით, რომლებსაც ისინი აგზავნიან და იღებენ ყოველდღე.
თუმცა, იმის მიუხედავად, რომ ჩვენს საფოსტო ყუთში გვაქვს დროის კარგი ნაწილი, ჩვენმა ბევრმა, ყველაზე პროფესიონალმა ჯერ კიდევ არ იცის როგორ გამოიყენოს ე.წ. სათანადო ელექტრონული ფოსტით.
სინამდვილეში, ჩვენ ვკითხულობთ და ვწერთ ყოველ წერილს, რაც უფრო მეტად შეგვიძლია შეცდომები დავუშვათ, რაც სერიოზულ ბიზნეს შედეგებს შეიძლება მოჰყვეს.
ამ სტატიაში ჩვენ განვსაზღვრეთ ყველაზე მნიშვნელოვანი "cybercourt" წესები.
ჩართეთ მკაფიო და პირდაპირი თემის ხაზი
კარგი თემის მაგალითებია: „შეიცვალა შეხვედრის თარიღი“, „სწრაფი შეკითხვა თქვენი პრეზენტაციის შესახებ“ ან „წინადადებები წინადადებისთვის“.
ადამიანები ხშირად გადაწყვეტენ გახსნას ელ.წერილი სათაურის სტრიქონზე დაყრდნობით, აირჩიონ ის, რომელიც მკითხველს აცნობებს, რომ თქვენ მიმართავთ მათ პრობლემებს ან სამუშაო საკითხებს.
გამოიყენე პროფესიონალური ელექტრონული ფოსტის მისამართი
თუ თქვენ მუშაობთ კომპანიაში, უნდა გამოიყენოთ თქვენი კომპანიის ელექტრონული ფოსტის მისამართი. მაგრამ თუ იყენებთ პირად ელ.ფოსტის ანგარიშს, მიუხედავად იმისა, თვითდასაქმებული ხართ თუ გსურთ მისი გამოყენება საქმიანი მიმოწერისთვის, ფრთხილად უნდა იყოთ ამ მისამართის არჩევისას.
ყოველთვის უნდა გქონდეთ ელ.ფოსტის მისამართი, რომელზეც თქვენი სახელია მითითებული, რათა მიმღებმა ზუსტად იცოდეს ვინ აგზავნის წერილს. არასოდეს გამოიყენოთ ელექტრონული ფოსტის მისამართი, რომელიც არ არის შესაფერისი სამუშაოსთვის.
კარგად დაფიქრდით, სანამ დააჭირეთ ღილაკს "პასუხი ყველას"
არავის არ სურს წაიკითხოს 20 ადამიანის ელ.წერილი, რომლებსაც საერთო არაფერი აქვთ. ელ. ფოსტის იგნორირება შეიძლება რთული იყოს, რადგან ბევრი ადამიანი იღებს შეტყობინებებს ახალი შეტყობინებების შესახებ სმარტფონზე ან კომპიუტერის ეკრანზე ყურადღების გადატანის ამომხტარ შეტყობინებებს. თავი შეიკავეთ „ყველაზე პასუხის“ დაწკაპუნებისგან, თუ არ ფიქრობთ, რომ სიაში მყოფმა ყველამ უნდა მიიღოს ელფოსტა.
ხელმოწერის ბლოკის ჩათვლით
მიაწოდეთ თქვენს მკითხველს ინფორმაცია თქვენს შესახებ. როგორც წესი, მიუთითეთ თქვენი სრული სახელი, დასახელება, კომპანიის სახელი და საკონტაქტო ინფორმაცია, მათ შორის ტელეფონის ნომერი. თქვენ ასევე შეგიძლიათ დაამატოთ ცოტა რეკლამა საკუთარი თავისთვის, მაგრამ არ გადააჭარბოთ გამონათქვამებს ან ილუსტრაციებს.
გამოიყენეთ იგივე შრიფტი, ზომა და ფერი, როგორც დანარჩენი ელ.წერილი.
გამოიყენეთ პროფესიონალური მილოცვა
არ გამოიყენოთ ჩვეულებრივი, სასაუბრო გამოთქმები, როგორიცაა "გამარჯობა", "გამარჯობა!" ან "როგორ ხარ?"
ჩვენი წერილობითი სიმშვიდე არ უნდა იმოქმედოს ელ.ფოსტის მისალოციზე. "Hi!" ძალიან არაფორმალური მისალოცი და ზოგადად, არ უნდა იქნას გამოყენებული სამუშაო სიტუაციებში. გამოიყენეთ "გამარჯობა" ან "კარგი საღამო" ნაცვლად.
გამოიყენეთ ძახილის ნიშნები ზომიერად
თუ თქვენ აირჩევთ ძახილის ნიშნის გამოყენებას, გამოიყენეთ მხოლოდ ერთი თქვენი ენთუზიაზმის გამოსახატავად.
ადამიანები ხანდახან გაიტაცებენ და წინადადებების ბოლოს უამრავ ძახილის ნიშნებს სვამენ. შედეგი შეიძლება ზედმეტად ემოციური ან გაუაზრებელი მოგეჩვენოთ, ძახილის ნიშნები წერილობით იშვიათად უნდა გამოიყენოთ.
ფრთხილად იყავი იუმორით
იუმორი ადვილად დაიკარგება თარგმანში სწორი ტონისა და სახის გამომეტყველების გარეშე. პროფესიულ საუბარში, იუმორი საუკეთესოდ არის მიტოვებული ელ.წერილებიდან, თუ კარგად არ იცნობთ მიმღებს. ასევე, ის, რაც სასაცილო გგონიათ, შეიძლება სხვისთვის არ იყოს.
იცოდეთ, რომ განსხვავებული კულტურის ადამიანები საუბრობენ და სხვაგვარად წერენ
არასწორი კომუნიკაცია შეიძლება ადვილად წარმოიშვას კულტურული განსხვავებების გამო, განსაკუთრებით წერილობითი ფორმით, როდესაც ჩვენ ვერ ვხედავთ ერთმანეთის სხეულის ენას. მოარგეთ თქვენი შეტყობინება მიმღების კულტურულ ფონს ან ცოდნის დონეს.
კარგია გვახსოვდეს, რომ ძალიან ინტენსიური კულტურები (იაპონური, არაბული ან ჩინური) გვინდა გაეცნონ თქვენთან ბიზნესის დაწყებამდე. შედეგად, ეს შეიძლება იყოს საერთო ამ თანამშრომლებისათვის უფრო მეტად პერსონალური მათი წერილობით. მეორეს მხრივ, დაბალი კონტექსტური კულტურების (გერმანელი, ამერიკული ან სკანდინავიური) ადამიანები ძალიან სწრაფად მიდიან იმ წერტილამდე.
უპასუხეთ თქვენს წერილებს, მაშინაც კი, თუ ის თქვენთვის არ იყო განკუთვნილი
ძნელია გამოგიგზავნოთ ყველა წერილზე პასუხის გაცემა, მაგრამ უნდა სცადოთ. ეს მოიცავს შემთხვევებს, როდესაც ელ.წერილი შემთხვევით გამოგიგზავნათ, განსაკუთრებით იმ შემთხვევაში, თუ გამგზავნი პასუხს ელის. პასუხი არ არის საჭირო, მაგრამ კარგი ელფოსტის ეტიკეტია, განსაკუთრებით თუ ეს ადამიანი მუშაობს იმავე კომპანიაში ან ინდუსტრიაში, როგორც თქვენ.
აქ მოცემულია პასუხის მაგალითი: „ვიცი, რომ ძალიან დაკავებული ხარ, მაგრამ არა მგონია, რომ ამ ელ. ფოსტის გაგზავნა გინდოდა ჩემთვის. და მე მინდოდა შეგატყობინოთ, რომ გამოგიგზავნოთ ის სწორ ადამიანთან. »
თითოეული წერილის განხილვა
შენი შეცდომები არ დარჩება შეუმჩნეველი თქვენი ელექტრონული ფოსტის მიმღებებისთვის. და, მიმღებიდან გამომდინარე, თქვენ შეიძლება გაასამართლოთ ამის გამო.
ნუ დაეყრდნობით მართლწერის შემმოწმებლებს. წაიკითხეთ და ხელახლა წაიკითხეთ თქვენი წერილი რამდენჯერმე, სასურველია ხმამაღლა, გაგზავნამდე.
ბოლოს დაამატეთ ელ.ფოსტის მისამართი
მოერიდეთ ელ.ფოსტის შემთხვევით გაგზავნას, სანამ არ დაასრულებთ მის შედგენას და შეტყობინების შესწორებას. მაშინაც კი, როდესაც პასუხობთ შეტყობინებას, კარგი იდეაა, წაშალოთ მიმღების მისამართი და ჩასვათ ის მხოლოდ მაშინ, როდესაც დარწმუნებული ხართ, რომ შეტყობინება მზად არის გასაგზავნად.
შეამოწმეთ, რომ სწორი რეციპიენტი შეარჩია
თქვენ უნდა იყოთ ძალიან ფრთხილად, როდესაც აკრეფთ სახელს თქვენი მისამართების წიგნიდან ელ.ფოსტის "To" ხაზში. ადვილია არასწორი სახელის არჩევა, რაც შეიძლება უხერხული იყოს თქვენთვის და შეცდომით მიმღები ელ.წერილისთვის.
გამოიყენეთ კლასიკური შრიფტები
პროფესიული კორესპონდენციისთვის ყოველთვის შეინახეთ შრიფტები, ფერები და სტანდარტული ზომები.
კარდინალური წესი: თქვენი ელ-ფოსტა უნდა იყოს ადვილი სხვა ადამიანებისთვის წაკითხვისთვის.
ზოგადად, უმჯობესია გამოიყენოთ 10 ან 12 წერტილიანი ტიპი და ადვილად წასაკითხი შრიფტი, როგორიცაა Arial, Calibri ან Times New Roman. რაც შეეხება ფერს, შავი ყველაზე უსაფრთხო არჩევანია.
თვალი დააფიქსირეთ თქვენს ტონს
ისევე როგორც ხუმრობები თარგმანში დაკარგულია, თქვენი გზავნილი სწრაფად შეიძლება არასწორი იყოს. გახსოვდეს, რომ თქვენი ინტერვიუერს არ აქვს ვოკალური მინიშნებები და სახის გამონათქვამები, რომლებიც ერთ-ერთზე მსჯელობენ.
ნებისმიერი გაუგებრობის თავიდან ასაცილებლად, სასურველია წაიკითხეთ თქვენი შეტყობინება ხმამაღლა წერილის გასვლამდე. თუ თქვენ, როგორც ჩანს, რთულია, როგორც ჩანს, მკითხველი.
საუკეთესო შედეგისთვის, მოერიდეთ სრულიად უარყოფითი სიტყვების გამოყენებას („მარცხი“, „ცუდი“ ან „შეუმჩნეველი“) და ყოველთვის თქვით „გთხოვთ“ და „მადლობა“.
