თუ თქვენ არ გაქვთ ნათელი რუტინა თქვენი ელ.ფოსტის გამოყენებისას, ისინი შეიძლება სწრაფად გახდნენ მნიშვნელოვანი დროის დაკარგვის წყარო. მეორეს მხრივ, თუკი აკეთებთ იმას, რაც აუცილებელია ორგანიზაციულ დონეზე, ისე, რომ არ დაუშვათ თავი შემოიჭრას ათობით წაკითხული ელ.ფოსტით. ამის შემდეგ შეგიძლიათ გაათავისუფლოთ თქვენი გონება მნიშვნელოვანი ელ.ფოსტის დაკარგვის ნებისმიერი შესაძლებლობისგან. ამ სტატიაში მოცემულია მრავალი დადასტურებული პრაქტიკა. მათი მიღებით, თქვენ შეძლებთ ბევრად უფრო მშვიდად მართოთ თქვენი საფოსტო ყუთი.
ავტომატურად ან ხელით დაალაგეთ ნებისმიერი ელ.ფოსტა სპეციალურ საქაღალდეში ან ქვე საქაღალდეებში.
ეს არის მეთოდი, რომლის საშუალებითაც შეგიძლიათ სწრაფად დაალაგოთ ელ.წერილები მნიშვნელობის შესაბამისად. შეგიძლიათ აირჩიოთ თქვენი ელ.ფოსტის კლასიფიკაცია თემის მიხედვით, საგნით, ვადებით. მთავარია, ისარგებლოს ყველასგან მახასიათებლები თქვენი საფოსტო ყუთის ფოსტის სრულად ოპერატიული მართვისთვის. მას შემდეგ რაც შექმნით საქაღალდეს საქაღალდესა და ქვე საქაღალდეში, ორგანიზაციის რეჟიმის შესაბამისად, რომელიც შეესაბამება თქვენ. თითოეულ შეტყობინებას თავისი ადგილი ექნება თქვენს საფოსტო ყუთში, როგორც თქვენს მაგიდაზე განთავსებული თითოეული ქაღალდის ფაილი. თქვენი ელექტრონული ფოსტის დამუშავების მომენტის შემდეგ, შეგიძლიათ კონცენტრირება მოახდინოთ დანარჩენ სამუშაოზე 100% -ით.
დაგეგმეთ კონკრეტული დრო თქვენი ელ.ფოსტის დამუშავებისთვის
რა თქმა უნდა, თქვენ უნდა იყოთ პასუხისმგებელი და შეძლოთ შეტყობინებების დამუშავება, რომლებიც ელით თქვენსგან დაუყოვნებლივ რეაგირებას. დანარჩენისთვის დაგეგმეთ ყველაზე მნიშვნელოვანი მომენტი (ებ) ი, რომ გაუმკლავდეთ თქვენს ელ.წერილს თანმიმდევრულად. დაიწყეთ თქვენი სამუშაოს დასამუშავებლად საჭირო ყველა ელემენტის მომზადებით. ქაღალდის ფაილები, სტეპლერები, პრინტერები, ყველაფერი მოსახერხებელი უნდა იყოს მაქსიმალური კონცენტრაციის გასაადვილებლად. არ აქვს მნიშვნელობა როდის აირჩევთ. ახლა, როდესაც თქვენი საფოსტო ყუთი ორგანიზებულია საფოსტო დახარისხების ცენტრის მსგავსად, თქვენ გაქვთ ელექტრონული ფოსტის მშვიდად დამუშავების შესაძლებლობა.
გაასუფთავეთ თქვენი საფოსტო ყუთი ყველა ზედმეტი ბიულეტენის წაშლით
თქვენი საფოსტო ყუთი მუდმივად პარაზიტიზებულია უინტერესო გაზეთების ან რეკლამების საშუალებით? იზრუნეთ, რომ განთავისუფლდეთ თქვენი საფოსტო ყუთის ყველა ამ ბიულეტენისგან, რომლებიც უფრო ჰგავს სპამს, ვიდრე ყველაფერი. თქვენ სისტემატურად უნდა გამოიწეროთ გაუქმება ყველა ამ საფოსტო ჩამონათვალისგან, რაც არაფერს მოიტანს კონკრეტულად და რაც შეიძლება სწრაფად გახდეს უფრო ინვაზიური. შეგიძლიათ გამოიყენოთ ისეთი საშუალებები, როგორიცაა Cleanfox სადაც გაუქმება გააკეთეთ საჭირო რამდენიმე დაწკაპუნებით. დილის გატარების გარეშე, ამ ტიპის გადაწყვეტა დაგეხმარებათ უზომოდ დასრულდეს მთელი ეს ციფრული დაბინძურება. ათასობით ელ.ფოსტის დამუშავება შესაძლებელია შედარებით სწრაფად.
დააყენეთ ავტომატური პასუხი
ძალიან მალე აპირებთ შვებულებაში წასვლას. დეტალების არ უნდა იყოს უყურადღებობა, გააქტიურებულია თქვენი საფოსტო ყუთის ავტომატური პასუხი. ეს არის მნიშვნელოვანი, ასე რომ ყველა ადამიანი, რომელთანაც თქვენ ელექტრონულად აკონტროლებთ ელექტრონული ფოსტით, კარგად არის ინფორმირებული თქვენი არყოფნის შესახებ. მრავალი გაუგებრობა შესაძლებელია, როდესაც მომხმარებელი ან მიმწოდებელი კარგავს მოთმინებას, რადგან ეს შეტყობინებები პასუხგაუცემელია. ამის თავიდან აცილება შესაძლებელია მოკლე შეტყობინებით, რომელიც ავტომატურად გაიგზავნება შვებულების დროს. თქვენ უბრალოდ უნდა მიუთითოთ შვებულებიდან დაბრუნების თარიღი და რატომ არ არის საჭირო კოლეგის ელ.წერილი.
შეაფასეთ ასლის გაგზავნის ელ.წერილი
ნახშირბადის ასლის (CC) და უხილავი ნახშირბადის ასლის (CCI) მიერ გაგზავნილი ელექტრონული სისტემატურად გამოყენებამ შეიძლება სწრაფად შექმნას გაუთავებელი გაცვლა. ადამიანები, რომლებმაც მხოლოდ შენიშვნა მიიღეს ინფორმაციის მისაღებად, ახლა განმარტებას მოითხოვენ. სხვები გაინტერესებთ, რატომ მიიღეს ეს მესიჯი და სამართლიანად აღიქვამენ მას, როგორც დროის დაკარგვას. არჩევანის გაკეთებისას ვინმეს მარყუჟში მოთავსება, დარწმუნდით, რომ თქვენი არჩევანი ნამდვილად შესაბამისია. ვინმესთვის რაიმე ფორმით გაგზავნილი შეტყობინებები თავიდან უნდა იქნას აცილებული.
გახსოვდეთ, რომ ელ.ფოსტის აქვს იურიდიული ღირებულება
შეძლებისდაგვარად შეინახეთ ყველა თქვენი ელ.ფოსტა, მათ აქვთ მტკიცების ძალა, განსაკუთრებით სამრეწველო ტრიბუნალის მიმართ. ელექტრონული შეტყობინება, თუ იგი დამოწმებულია იმავე იურიდიული მნიშვნელობით, როგორც წერილი, რომელსაც ხელით დაწერდით. მაგრამ ფრთხილად, თუნდაც უბრალო მესიჯი ფიქრის გარეშე გაგზავნილი კოლეგას ან კლიენტს, შეიძლება ჰქონდეს სერიოზული შედეგები. თუ მომხმარებელი ამტკიცებს, ელ.ფოსტს აქვს მხარდაჭერა, რომ თქვენ არ შეასრულეთ თქვენი ვალდებულებები მიწოდების თვალსაზრისით ან სხვა. თქვენ მოგიწევთ შედეგები მოგიტანოთ თქვენი ბიზნესის და საკუთარი თავისთვის. კომერციულ დავებში, როგორც ინდუსტრიულ ტრიბუნალებში, მტკიცებულება ნათქვამია, რომ "უფასოა". ეს ნიშნავს, რომ ის მოსამართლეა, ვინც გადაწყვეტს და რომ უმჯობესია, მისი ელ.ფოსტით ფრთხილად კლასიფიცირება, ვიდრე კალათაში ჩასმა.
