Print Friendly, PDF және Email

Оқу үшін жазу

Сізге жаңа ғана әріптесім жіберді электрондық пошта бір сағаттан кейін болатын кездесуге қатысты. Электрондық пошта маңызды жобаның бөлігі ретінде ұсыну қажет негізгі ақпаратты қамтуы керек.

Бірақ мәселе туындайды: пошта өте нашар жазылған, сіз қажетті деректерді таба алмайсыз. Емле қателері мен толық емес сөйлемдер бар. Параграфтар соншалықты ұзақ және соншалықты шатасып, сізге қажетті ақпаратты табу үшін сізге қарағанда үш есе көп қажет. Нәтижесінде сіз кездесуге дайын емессіз және ол қалағаныңыздай тегіс емес.

Сізге осындай жағдайға тап болған кезіңіз болды ма? Шамадан тыс жүктелген ақпарат әлемінде айқын, қысқа және тиімді қарым-қатынас жасау керек. Электрондық поштаны адамдарға кітаптың ұзақтығын оқуға уақытың жоқ және олар нашар салынған электрондық поштаны түсіндіруге төзімді емес және барлық жерде пайдалы ақпарат шашылып кеткен жерлерде.

Сіздің қосыңыз жазу дағдылары жақсы, өзіңізге, соның ішінде сіздің басшыға, әріптестеріңізге және тұтынушыларыңызға жақсы көңіл бөлесіз. Бұл жақсы әсерлер сізді қаншалықты жетелейтінін білмейсіз.

Бұл мақалада біз сіздердің жазбаша дағдыларыңызды қалай жақсарта алатыныңызды және жалпы қателерден аулақ болуды қарастырамыз.

Көрермендер мен формат

Жазудың алғашқы қадамы тиісті форматты таңдау болып табылады. Бейресми электрондық поштаны жіберу керек пе? Толық есеп жазу керек пе? Немесе ресми хат жазыңыз ба?

Пішім, сондай-ақ аудитория сіздің «жазбаша дауысыңызды», яғни тонның қаншалықты ресми немесе жайбарақат болуын анықтайды. Мысалы, егер сіз әлеуетті тұтынушыға электронды пошта арқылы хат жазып отырсаңыз, ол сіздің досыңызға жіберген электрондық поштаңызбен бірдей болуы керек пе?

Әрине, жоқ.

Сіздің хабарламаңызды кім оқитынын анықтаудан бастаңыз. Бұл аға менеджерлерге, бүкіл командаға немесе белгілі бір файлда жұмыс істейтін шағын топқа бағытталған ба? Сіз жазған барлық нәрселерде сіздің оқырмандарыңыз немесе алушылар сіздің үніңізді, сондай-ақ мазмұн аспектілерін анықтауы керек.

READ  Жұмыстағы орфографиялық қателер: сізді оқығандар сізді қалай қабылдайды?

Құрамы мен стилі

Сіз жазғаныңызды және сіз кімге жазғаныңызды білсеңіз, жазуды бастауыңыз қажет.

Бос, ақ түсті компьютер экран жиі қорқытады. Қалай бастау керек екенін білмейтіндіктен, оңай ұстай аласыз. Құжатты құрастыру және пішімдеу үшін мына кеңестерді қолданып көріңіз:

 

  • Аудиториямен бастаңызОқырмандарыңыз сіз айтқандарыңыз туралы ештеңе білмеуі мүмкін екенін ұмытпаңыз. Олар алдымен не білуі керек?
  • Жоспар жасаңызЕсеп, презентация немесе сөйлеу секілді ұзын құжатты жазсаңыз, бұл әсіресе пайдалы. Жоспарлар сізге қандай тәртіпте орындалатын қадамдарды анықтауға және тапсырманы басқарылатын ақпаратты бөлуге көмектеседі.
  • Кішкентай эмпатияны байқап көріңізМысалы, әлеуетті клиенттер үшін сатылымдық электрондық поштаны жазсаңыз, неге олар сіздің өніміңізге немесе сату сатыларына көңіл бөлуі керек? Олар үшін қандай пайдасы бар? Аудиторияның қажеттіліктерін әрдайым есте сақтаңыз.
  • Риторикалық үшбұрышты пайдаланыңызЕгер сіз біреуді бір нәрсе жасауға ынталандыруға тырыссаңыз, адамдар неге тыңдаулары керек екенін, аудиторияңызды тарту үшін хабарды алуыңыз және ақпараттарды ақылға қонымды және дәйекті түрде жеткізуіңіз керек екенін түсіндіріңіз.
  • Негізгі тақырыпты анықтаңыз: Егер хабардың негізгі тақырыбын анықтауда қиындықтар туындаса, орналасқан жеріңізді түсіндіру үшін сізде 15 секунд қалдырыңыз. Сіз не айтасыз? Бұл, мүмкін, сіздің басты тақырып.
  • Қарапайым тіл қолданыңыз: Егер ғылыми мақаланы жазбасаңыз, қарапайым тілін, тікелей тілін қолдану жақсы. Адамдарды әсер ету үшін ұзақ сөздерді қолданбаңыз.

Құрылым

Сіздің құжатыңыз мүмкіндігінше ыңғайлы болуы керек. Мәтінді бөлу үшін тақырыптарды, субтитрлерді, таңбалауыштарды және сандарды мүмкіндігінше пайдаланыңыз.

Өйткені, оқуға жеңілірек: ұзын параграфтармен толтырылған парақ немесе парақ тақырыптары мен оқтармен қысқа парақтарға бөлінген парақ? Сканерлеуге оңай құжат ұзақ, тығыз парақтары бар құжатқа қарағанда жиі оқылады.

READ  Тым тез кететін электрондық пошта оның авторы үшін қауіпті электрондық поштаға айналуы мүмкін

Тақырыптар оқырманның назарын аударуы керек. Сұрақтардың көмегімен әдетте жақсы идея, әсіресе жарнамалық мәтіндерде, себебі сұрақтар оқырманға қызықты және қызықты.

Электрондық хаттар мен ұсыныстарда қысқа, нақты тақырыптар мен субтитрлерді пайдаланыңыз, мысалы, осы мақалада.

Графиканы қосу мәтінді бөлектеудің ақылды жолы болып табылады. Бұл көрнекі құралдар оқырманға мазмұнға көңіл аударуға мүмкіндік беріп қана қоймайды, сонымен қатар маңызды ақпаратты мәтіннен әлдеқайда тез хабардар етуге мүмкіндік береді.

Грамматикалық қателер

Электрондық поштаңыздағы қателіктер сіздің жұмысыңызды кәсіби емес етіп көрсететінін білетін шығарсыз. Емлені тексеріп, орфографияны мүмкіндігінше қайта қарау арқылы өрескел қателіктерден аулақ болу керек.

Міне, әдетте қолданылатын сөздердің кейбір мысалдары:

 

  • Мен сізді жіберемін / жіберемін

 

«Жіберу» етістігі бірінші топтың етістігі болып табылады, әрқашанда «мен жіберемін» деген сингулярлық «e» деген бірінші адамға жаза береді. «Жіберу» жоқ «e» - атауы («жөнелту») және көпше болуы мүмкін: «жөнелтімдер».

 

  • Мен сізге қосыламын / Сізге қосыламын

 

Әрқашанда «Мен сендерге қосыламын» деп жазамын. «Бірлескен» - «t» - үшінші тұлғаның «ол біріктіреді» деген ұғымының ұштасуы.

 

  • Мерзімі / мерзімі

 

Тіпті «бампер» әйелдік атқа ие болса да, азғыруға бермеңіз және әрқашан «е» жоқ «бамперді» жазыңыз.

 

  • Ұсыныс / ұсыныс

 

Егер ағылшын тілінде «е» сөзімен жазылса, француз тілінде «а» деген сөзбен әрдайым «ұсыныс» жазамыз.

 

  • Бар / бар ма / бар ма?

 

Сөйлеуді жеңілдету және екі дауысты қатарынан болдырмау үшін сұраулы формулаларға эвфоникалық «t» қосамыз. Сондықтан біз «бар ма» деп жазамыз.

 

  • Тұрғысынан / тұрғысынан

 

Бірде ешқашан «жоқ» деп жазылмайды. Бұл өрнек пайдаланғанда әрдайым бірнеше «терминдер» бар.

READ  Ақпаратты қалай синтездеу туралы біліңіз, оған жету үшін барлық кеңестер

 

  • Арасында

 

«Басқа» деген сөзбен аяқталатын «қоспағанда» сөзімен аулақ болудан сақ болыңыз. Ешқашан «с» -мен бірге «ешкімді» жазмайды. Бұл алдын ала сөз болып табылады және ол өзгермейді.

 

  • Келісілген / келісім бойынша

 

Тіпті әйелдік есімге бекітілген «келісілген» әрдайым өзгермейді және ешқашан «е» болмайды.

 

  • Техникалық қызмет көрсету / қызмет көрсету

Аты мен етістікті шатастырмаңыз. «Т» деген жоқ «сұхбат» атауы алмасу немесе «жұмыс сұхбатын» сипаттайды. Сингулярлық «ұстайды» үшінші тұлғаның біріктірілген етістігі бір нәрсені ұстап тұру әрекетін орындау кезінде қолданылады.

Кейбір оқырмандар емле мен грамматикада мінсіз болмайды. Олар сіз осы қателіктерді анықтағаныңызды байқамауы мүмкін. Бірақ оны ақтау ретінде пайдаланбаңыз: әдетте адамдар, әсіресе, жоғары лауазымды тұлғалар болады, олар байқайды!

Осы себепті сіз жазғандардың барлығы барлық оқырмандар үшін сапалы болуы керек.

тексеру

Жақсы түзетулердің жауы - жылдамдық. Көптеген адамдар электрондық поштаны қарауға асығыс, бірақ қателіктерді жіберіп алмайсыз. Жазылғандарыңызды тексеру үшін мына нұсқауларды орындаңыз:

  • Тақырыптарыңызды және төменгі деректемелеріңізді тексеріңіз: Адамдар бұны тек мәтінге ғана аудару үшін ескермейді. Бұл тақырыптар майлар мен майлар болғандықтан емес, олар қателеспес!
  • Электрондық поштаны дауыстап оқыңыз: Бұл сізді баяу жүруге мәжбүр етеді, яғни сіз қателерді анықтай аласыз.
  • Мәтінді оқу барысында саусақпен қолданыңыз: Бұл сізге баяу көмектесетін басқа нәрсе.
  • Мәтіннің соңында бастаңыз: Сөйлемді аяғына дейін қайта оқып шығыңыз, бұл мазмұнға емес, қателерге назар аударуға көмектеседі.