Оқу үшін жазу

Әріптесіңіз сізге бір сағаттан кейін болатын кездесу туралы электрондық хат жіберді. Электрондық пошта маңызды жобаның бөлігі ретінде ұсыну қажет негізгі ақпаратты қамтуы керек.

Бірақ мәселе бар: электрондық поштаның нашар жазылғаны сонша, қажетті деректерді таба алмайсыз. Орфографиялық қателер мен аяқталмаған сөйлемдер бар. Абзацтар соншалықты ұзақ және түсініксіз, сондықтан сізге қажетті ақпаратты табу үшін сізге үш есе көп уақыт қажет. Нәтижесінде сіз кездесуге дайын емессіз және ол сіз ойлағандай жақсы өтпейді.

Осыған ұқсас жағдайға тап болдыңыз ба? Ақпаратқа толы әлемде анық, қысқа және тиімді қарым-қатынас жасау өте маңызды. Адамдардың кітап көлеміндегі электрондық хаттарды оқуға уақыты жоқ және нашар құрастырылған және пайдалы ақпарат барлық жерде шашыраңқы электрондық хаттарды түсіндіруге шыдамы жоқ.

Сіздің қосыңыз жазу дағдылары жақсы болса, айналаңыздағыларға, соның ішінде бастығыңызға, әріптестеріңізге және клиенттеріңізге соғұрлым жақсы әсер қалдырасыз. Бұл жақсы әсерлер сізді қаншалықты алысқа апаратынын ешқашан білмейсіз.

Бұл мақалада біз сіздердің жазбаша дағдыларыңызды қалай жақсарта алатыныңызды және жалпы қателерден аулақ болуды қарастырамыз.

Көрермендер мен формат

Түсінікті жазудың бірінші қадамы - сәйкес пішімді таңдау. Бейресми электрондық поштаны жіберу керек пе? Толық есеп жазыңыз? Немесе ресми хат жазыңыз ба?

Пішім аудиториямен бірге сіздің «жазу дауысын» анықтайды, яғни тонның қаншалықты ресми немесе босаңсығанын анықтайды. Мысалы, егер сіз әлеуетті клиентке электрондық хат жазып жатсаңыз, ол досыңызға электрондық поштамен бірдей реңкке ие болуы керек пе?

Әрине, жоқ.

Хабарламаңызды кім оқитынын анықтаудан бастаңыз. Бұл жоғары лауазымды тұлғаларға, бүкіл командаға немесе белгілі бір файлда жұмыс істейтін шағын топқа арналған ба? Сіз жазған барлық нәрседе оқырмандарыңыз немесе алушыларыңыз мазмұн аспектілерімен қатар сіздің үніңізді анықтауы керек.

Құрамы мен стилі

Сіз жазғаныңызды және сіз кімге жазғаныңызды білсеңіз, жазуды бастауыңыз қажет.

Бос, ақ компьютер экраны жиі қорқытады. Неден бастарыңызды білмей тұрып қалу оңай. Құжатты құрастыру және пішімдеу үшін мына кеңестерді қолданып көріңіз:

 

  • Аудиториямен бастаңыз: Оқырмандарыңыз оларға айтқаныңыздан ештеңе білмеуі мүмкін екенін есте сақтаңыз. Олар бірінші нені білуі керек?
  • Жоспар жасаңыз: Бұл баяндама, презентация немесе сөз сияқты ұзағырақ құжатты жазып жатсаңыз, әсіресе пайдалы. Құрылымдар қандай ретпен орындалатын қадамдарды анықтауға және тапсырманы басқарылатын ақпаратқа бөлуге көмектеседі.
  • Кішкене эмпатияға тырысыңыз: Мысалы, егер сіз әлеуетті тұтынушылар үшін сату туралы электрондық хат жазып жатсаңыз, олар неліктен өніміңізге немесе сату ұсынысыңызға мән беруі керек? Оларға не пайда? Аудиторияңыздың қажеттіліктерін әрқашан есте сақтаңыз.
  • Риторикалық үшбұрышты пайдаланыңыз: Егер сіз біреуді бірдеңе жасауға көндіргіңіз келсе, адамдар сізді неліктен тыңдау керектігін түсіндіріп, өз ойыңызды аудиторияны қызықтыратындай етіп жеткізіңіз және ақпаратты ұтымды және дәйекті түрде жеткізіңіз.
  • Негізгі тақырыпты анықтаңыз: Хабарламаның негізгі тақырыбын анықтау қиын болса, өз ұстанымыңызды түсіндіруге 15 секунд қалды деп елестетіңіз. Сен не айтасың ? Бұл сіздің негізгі тақырыбыңыз болуы мүмкін.
  • Қарапайым тіл қолданыңыз: Ғылыми мақала жазбасаңыз, әдетте қарапайым, түсінікті тілді қолданған дұрыс. Адамдарды таң қалдыру үшін ұзақ сөздерді қолданбаңыз.

Құрылым

Сіздің құжатыңыз мүмкіндігінше ыңғайлы болуы керек. Мәтінді бөлу үшін тақырыптарды, субтитрлерді, таңбалауыштарды және сандарды мүмкіндігінше пайдаланыңыз.

Ақыр соңында, нені оқу оңай болуы мүмкін: ұзын абзацтармен толтырылған бет немесе бөлім тақырыптары мен таңбалау нүктелері бар қысқа абзацтарға бөлінген бет пе? Ұзын, тығыз абзацтары бар құжатқа қарағанда сканерлеу оңай құжат жиі оқылады.

Тақырыптар оқырманның назарын аударуы керек. Сұрақтарды пайдалану жиі жақсы идея, әсіресе жарнамалық көшірмеде, өйткені сұрақтар оқырманды қызықтыруға және білуге ​​​​көмектеседі.

Электрондық хаттар мен ұсыныстарда қысқа, нақты тақырыптар мен субтитрлерді пайдаланыңыз, мысалы, осы мақалада.

Графиканы қосу мәтінді бөлектеудің ақылды жолы болып табылады. Бұл көрнекі құралдар оқырманға мазмұнға көңіл аударуға мүмкіндік беріп қана қоймайды, сонымен қатар маңызды ақпаратты мәтіннен әлдеқайда тез хабардар етуге мүмкіндік береді.

Грамматикалық қателер

Электрондық поштаңыздағы қателіктер жұмысыңызды кәсіби емес етіп көрсететінін білетін шығарсыз. Өзіңізге емлені тексеру құралын алу және емлені мүмкіндігінше қайта қарау арқылы өрескел қателерден аулақ болу маңызды.

Міне, әдетте қолданылатын сөздердің кейбір мысалдары:

 

  • Мен сізді жіберемін / жіберемін

 

«Жіберу» етістігі бірінші топтың етістігі болып табылады, әрқашанда «мен жіберемін» деген сингулярлық «e» деген бірінші адамға жаза береді. «Жіберу» жоқ «e» - атауы («жөнелту») және көпше болуы мүмкін: «жөнелтімдер».

 

  • Мен сізге қосыламын / Сізге қосыламын

 

Әрқашанда «Мен сендерге қосыламын» деп жазамын. «Бірлескен» - «t» - үшінші тұлғаның «ол біріктіреді» деген ұғымының ұштасуы.

 

  • Мерзімі / мерзімі

 

Тіпті «бампер» әйелдік атқа ие болса да, азғыруға бермеңіз және әрқашан «е» жоқ «бамперді» жазыңыз.

 

  • Ұсыныс / ұсыныс

 

Егер ағылшын тілінде «е» сөзімен жазылса, француз тілінде «а» деген сөзбен әрдайым «ұсыныс» жазамыз.

 

  • Бар / бар ма / бар ма?

 

Сөйлеуді жеңілдету және екі дауысты қатарынан болдырмау үшін сұраулы формулаларға эвфоникалық «t» қосамыз. Сондықтан біз «бар ма» деп жазамыз.

 

  • Тұрғысынан / тұрғысынан

 

Бірде ешқашан «жоқ» деп жазылмайды. Бұл өрнек пайдаланғанда әрдайым бірнеше «терминдер» бар.

 

  • Арасында

 

«Басқа» деген сөзбен аяқталатын «қоспағанда» сөзімен аулақ болудан сақ болыңыз. Ешқашан «с» -мен бірге «ешкімді» жазмайды. Бұл алдын ала сөз болып табылады және ол өзгермейді.

 

  • Келісілген / келісім бойынша

 

Тіпті әйелдік есімге бекітілген «келісілген» әрдайым өзгермейді және ешқашан «е» болмайды.

 

  • Техникалық қызмет көрсету / қызмет көрсету

Аты мен етістікті шатастырмаңыз. «Т» деген жоқ «сұхбат» атауы алмасу немесе «жұмыс сұхбатын» сипаттайды. Сингулярлық «ұстайды» үшінші тұлғаның біріктірілген етістігі бір нәрсені ұстап тұру әрекетін орындау кезінде қолданылады.

Кейбір оқырмандар емле мен грамматикада мінсіз болмайды. Олар сіз осы қателіктерді анықтағаныңызды байқамауы мүмкін. Бірақ оны ақтау ретінде пайдаланбаңыз: әдетте адамдар, әсіресе, жоғары лауазымды тұлғалар болады, олар байқайды!

Осы себепті сіз жазған кез келген нәрсе барлық оқырмандар үшін қолайлы сапада болуы керек.

тексеру

Жақсы корректордың жауы – жылдамдық. Көптеген адамдар электрондық пошталарын асығады, бірақ осылайша қателерді жіберіп аласыз. Жазғаныңызды тексеру үшін мына нұсқауларды орындаңыз:

  • Тақырыптарыңызды және төменгі деректемелеріңізді тексеріңіз: Адамдар көбінесе мәтінге назар аудару үшін оларды елемейді. Тақырыптардың үлкен және қалың болуы олардың қатесіз екенін білдірмейді!
  • Электрондық поштаны дауыстап оқыңыз: Бұл сізді баяу жүруге мәжбүр етеді, яғни сіз қателерді анықтай аласыз.
  • Мәтінді оқу барысында саусақпен қолданыңыз: Бұл сізге баяу көмектесетін басқа нәрсе.
  • Мәтіннің соңында бастаңыз: Сөйлемді аяғына дейін қайта оқып шығыңыз, бұл мазмұнға емес, қателерге назар аударуға көмектеседі.