Орташа француз қызметкері аптаның төрттен бір бөлігін күн сайын жіберетін және алатын жүздеген электрондық хаттарды өтуге жұмсайды.

Алайда, біздің уақытымыздың жақсы бөлігі үшін біздің пошта жәшігімізде қалып қойғандығымызға қарамастан, біздің көпшілігіміз, тіпті ең кәсіби маман, әлі де оны қалай пайдалануды білмейміз тиісті түрде электрондық поштаны жіберіңіз.

Шын мәнінде, күн сайын біз оқып, жазатын хабарлар көлемін ескере отырып, бизнестің ауыр салдары болуы мүмкін ыңғайсыз қателіктер жібереміз.

Бұл мақалада біз білу үшін ең қажетті «киберқауыл» ережелерін анықтадық.

Нақты және тікелей тақырып жолын қосыңыз

Жақсы тақырып жолының мысалдарына «Өзгертілген жиналыс күні», «Презентацияңыз туралы жылдам сұрақ» немесе «Ұсыныс бойынша ұсыныстар» жатады.

Адамдар көбінесе тақырып жолына негізделген электрондық поштаны ашуды шешеді, оқырмандарға олардың мәселелерін немесе жұмыс мәселелерін шешіп жатқаныңызды білуге ​​мүмкіндік беретін біреуін таңдаңыз.

Кәсіби электрондық пошта мекенжайын пайдаланыңыз

Егер сіз компанияда жұмыс істесеңіз, компанияңыздың электрондық пошта мекенжайын пайдалануыңыз керек. Бірақ жеке электрондық пошта тіркелгісін пайдалансаңыз, жеке кәсіпкер болсаңыз немесе оны кейде іскерлік хат алмасу үшін пайдаланғыңыз келсе, бұл мекенжайды таңдағанда абай болғаныңыз жөн.

Сізде әрқашан сіздің атыңыз бар электрондық пошта мекенжайы болуы керек, сондықтан алушы электрондық поштаны кім жіберіп жатқанын біледі. Ешқашан жұмысқа жарамсыз электрондық пошта мекенжайын пайдаланбаңыз.

«Бәріне жауап беру» түймесін басудан бұрын екі рет ойланыңыз

Ешкім 20 адамның өздеріне қатысы жоқ хаттарын оқығысы келмейді. Электрондық хаттарды елемеу қиын болуы мүмкін, өйткені көптеген адамдар смартфонында жаңа хабарламалар туралы хабарландырулар алады немесе компьютер экранында қалқымалы хабарларды алаңдатады. Тізімдегі барлық адамдар электрондық поштаны алуы керек деп ойламайынша, «барлығына жауап беру» түймесін басудан аулақ болыңыз.

Қолтаңбаны қосыңыз

Оқырманыңызға өзіңіз туралы ақпарат беріңіз. Әдетте, толық аты-жөніңізді, лауазымыңызды, компанияңыздың атауын және телефон нөмірін қоса, байланыс ақпаратын қосыңыз. Сіз сондай-ақ өзіңіз үшін аздап жарнама қоса аласыз, бірақ нақыл сөздермен немесе иллюстрациялармен шектен шықпаңыз.

Электрондық поштаның қалған бөлігімен бірдей қаріпті, өлшемін және түсін пайдаланыңыз.

Кәсіби құттықтауларды қолданыңыз

«Сәлеметсіз бе», «Сәлем!» сияқты кездейсоқ, ауызекі сөз тіркестерін қолданбаңыз. немесе «Қалайсың?».

Жазбаларымыздың босаңсығандығы электрондық поштадағы сәлемдесуге әсер етпеуі керек. «Сәлем!» - бұл өте бейресми құттықтау және жалпы, оны жұмыс жағдайында қолдануға болмайды. Оның орнына «Сәлем» немесе «Қайырлы кеш» пайдаланыңыз.

Леп белгілерін үнемді пайдаланыңыз

Егер сіз леп белгісін пайдалануды таңдасаңыз, ынтаңызды білдіру үшін тек біреуін пайдаланыңыз.

Адамдар кейде сөздің соңына түсіп, бірнеше леп белгісін қояды. Нәтиже тым эмоционалды немесе жетілмеген болып көрінуі мүмкін, леп белгілерін жазбаша түрде қолдану керек.

Әзілмен сақ болыңыз

Әзіл аудармада дұрыс тон мен мимикасыз оңай жоғалып кетуі мүмкін. Кәсіби әңгімелесуде, әзіл-оспақ, егер сіз алушыны жақсы білмесеңіз, электрондық поштадан тыс қалған дұрыс. Сондай-ақ, сіз күлкілі деп ойлайтын нәрсе басқа біреу үшін болмауы мүмкін.

Әртүрлі мәдениеттердің өкілдері әртүрлі сөйлейтін және жазатындарын біліңіз

Мәдени айырмашылықтарға байланысты, әсіресе жазбаша түрде, біз бір-біріміздің дене тілін көре алмаған кезде қателесу оңай болуы мүмкін. Хабарламаңызды алушының мәдени деңгейіне немесе білім деңгейіне бейімдеңіз.

Жоғары контекстік мәдениеттердің (жапон, араб, қытай) сізбен іскерлік қарым-қатынас жасаудан бұрын сізбен танысқысы келетінін есте ұстаған жөн. Нәтижесінде, бұл елдердегі қызметкерлер үшін олардың жазбаларында жеке болуы мүмкін. Екінші жағынан, төмен контекстік мәдениеттер (неміс, америкалық немесе скандинавиялық) адамдар өте жылдам нүктеге баруды қалайды.

Электрондық пошта сізге арналмаған болса да, хаттарыңызға жауап беріңіз

Сізге жіберілген электрондық хаттардың барлығына жауап беру қиын, бірақ тырысу керек. Бұған электрондық пошта кездейсоқ жіберілген жағдайлар, әсіресе жіберуші жауап күтсе, кіреді. Жауап қажет емес, бірақ бұл жақсы электрондық пошта этикеті, әсіресе ол адам сізбен бір компанияда немесе салада жұмыс істейтін болса.

Жауаптың мысалы: «Сіз өте бос емес екеніңізді білемін, бірақ бұл электрондық поштаны жібергіңіз келмеді деп ойлаймын. Оны дұрыс адамға жіберу үшін сізге хабарлауды жөн көрдім. »

Әр хабарламаны қарап шығыңыз

Сіздің қателіктеріңіз электрондық поштаңызды алушылардың назарынан тыс қалмайды. Алушыға байланысты сіз мұны жасағаныңыз үшін сотталуы мүмкін.

Емлені тексеру құралдарына сенбеңіз. Поштаны жібермес бұрын бірнеше рет, жақсырақ дауыстап оқыңыз және қайта оқыңыз.

Соңғы электрондық пошта мекенжайын қосыңыз

Жазуды және хабарды түзетуді аяқтамай тұрып, электрондық поштаны кездейсоқ жіберуден аулақ болыңыз. Хабарламаға жауап бергенде де, алушының мекенжайын өшіріп, оны хабарлама жіберуге дайын екеніне сенімді болған кезде ғана енгізген дұрыс.

Дұрыс алушыны таңдағаныңызды тексеріңіз

Электрондық поштаның «Кімге» жолында мекенжай кітабынан атауды теру кезінде өте сақ болу керек. Қате атауды таңдау оңай, бұл сіз үшін және қателікпен электрондық поштаны алған адам үшін ұят болуы мүмкін.

Классикалық қаріптерді қолданыңыз

Кәсіби хат алмасу үшін әрқашан сіздің қаріптеріңізді, түстеріңізді және стандартты өлшемдерін сақтаңыз.

Негізгі ереже: Сіздің электрондық поштаңызды басқа адамдарға оқу оңай болуы керек.

Әдетте, Arial, Calibri немесе Times New Roman сияқты 10 немесе 12 нүктелі әріпті және оқуға оңай қаріпті қолданған дұрыс. Түске келетін болсақ, қара - ең қауіпсіз таңдау.

Сіздің үніңізге көз салыңыз

Әзілдердің аудармада жоғалғаны сияқты, сіздің хабарламаңыз тез түсіндіріле алады. Сіздің интервьюеріңізде бір-бірден талқылауға болатын вокалдық белгілер мен бет-әлпеттер жоқ екенін есте сақтаңыз.

Кез-келген түсінбеушілікті болдырмау үшін Жіберу түймешігін баспай тұрып хабарыңызды дауыстап оқып шығу ұсынылады. Егер сіз үшін қиын көрінсе, оқырман үшін қиын көрінеді.

Жақсы нәтижеге қол жеткізу үшін мүлдем теріс сөздерді («сәтсіздік», «нашар» немесе «елеспеушілік») қолданбаңыз және әрқашан «өтінемін» және «рахмет» деп айтыңыз.