Print Friendly, PDF және Email

Орташа француз қызметкері аптаның төрттен бір бөлігін жұмсайды және ол күн сайын жіберетін жүздеген электрондық хаттарды қарап шығады.

Алайда, біздің уақытымыздың жақсы бөлігі үшін біздің пошта жәшігімізде қалып қойғандығымызға қарамастан, біздің көпшілігіміз, тіпті ең кәсіби маман, әлі де оны қалай пайдалануды білмейміз тиісті түрде электрондық поштаны жіберіңіз.

Шын мәнінде, күн сайын біз оқып, жазатын хабарлар көлемін ескере отырып, бизнестің ауыр салдары болуы мүмкін ыңғайсыз қателіктер жібереміз.

Бұл мақалада біз білу үшін ең қажетті «киберқауыл» ережелерін анықтадық.

Нысанның айқын және тікелей сызығын қосыңыз

Жақсы тақырып жолының мысалдары «Күні өзгертілген жиналыс», «Сіздің таныстыруыңыз туралы тез жауап беру» немесе «Ұсынысқа ұсыныстар».

Адамдар көбінесе ашуды шешеді электрондық пошта Тақырып жолына байланысты оқырмандарға олардың мәселелерін немесе бизнес мәселелерін шешіп жатқаныңызды білуге ​​мүмкіндік беретін біреуін таңдаңыз.

Кәсіби электрондық пошта мекенжайын пайдаланыңыз

Егер сіз компанияда жұмыс істесеңіз, компанияңыздың электрондық поштасын пайдалануыңыз қажет. Бірақ егер сіз жеке электрондық пошта тіркелгісін пайдалансаңыз, сіз шенді боласыз ба, әлде іскери сәйкестіктер үшін оны кейде пайдаланғыңыз келсе, осы адресті таңдағанда абай болу керек.

Электрондық поштаны қайда жіберетінін алушы білетіндіктен, әрқашан өз атыңызды алатын электрондық пошта мекенжайы болуы керек. Жұмысқа жарамсыз электрондық пошта мекенжайын ешқашан пайдаланбаңыз.

«Бәріне жауап беру» түймесін басудан бұрын екі рет ойланыңыз

Ешкім онымен ешқандай байланысы жоқ 20 адамның хаттарын оқығысы келмейді. Электрондық поштаны елемеу қиынға соғуы мүмкін, өйткені көптеген адамдар смартфондарында жаңа хабарламалар туралы хабарлама алады немесе компьютер экранында қалқымалы хабарларды алаңдатады. Егер барлық тізім мүшелері электронды хат алуы керек деп ойламасаңыз, «бәріне жауап беру» түймесін басудан аулақ болыңыз.

READ  Қауіпсіз ерікті ұтқырлық туралы сұраныс хатын құрастырыңыз

Қолтаңбаны қосыңыз

Оқырманға сіз туралы ақпарат беріңіз. Жалпы ереже бойынша толық атыңызды, атын, компания атауын және байланыс ақпаратын, оның ішінде телефон нөмірін көрсетіңіз. Сіз өзіңіз үшін жарнаманы қоса аласыз, бірақ сөздерді немесе иллюстрациялармен тым алыс кетпеңіз.

Электрондық поштаның қалған бөлігі сияқты сол қаріпті, өлшемді және түсті пайдаланыңыз.

Кәсіби құттықтауларды қолданыңыз

«Сәлем», «Сәлем!» Немесе «Сіз қалайсыз?» Сияқты кездейсоқ және таныс өрнекті пайдаланбаңыз.

Жазбаларымыздың босаңсығандығы электрондық поштадағы сәлемдесуге әсер етпеуі керек. «Сәлем!» - бұл өте бейресми құттықтау және жалпы, оны жұмыс жағдайында қолдануға болмайды. Оның орнына «Сәлем» немесе «Қайырлы кеш» пайдаланыңыз.

Модерация кезінде леп белгісін пайдаланыңыз

Леп белгісін қолдансаңыз, ынта-жігеріңізді білдіретін тек біреуін пайдаланыңыз.

Адамдар кейде қаһарланып, сөйлемдерінің соңында бірнеше леп белгісін қойған. Нәтиже тым эмоционалды немесе жетілмеген сияқты көрінуі мүмкін, леп белгісі жазбаша түрде пайдаланылуы керек.

Әзілмен сақ болыңыз

Әзіл аударғанда дұрыс тон немесе бет-әлпет жоқ күйде оңай жоғалуы мүмкін. Кәсіби алмасуда, алушыны жақсы білмейінше, әзіл-күйді электрондық поштадан тастаған дұрыс. Сонымен қатар, сіз күлкілі деп ойлайтын нәрсе басқа біреу үшін болмауы мүмкін.

Әртүрлі мәдениеттердің өкілдері әртүрлі сөйлейтін және жазатындарын біліңіз

Кедей қарым-қатынас мәдени айырмашылықтардан, әсіресе жазбаша түрде, бір-біріміздің дене тілін көре алмағанда оңай туындауы мүмкін. Хабарыңызды алушының мәдениетіне немесе біліміңіздің деңгейіне бейімдеңіз.

READ  Электрондық поштаны немесе хаттарды жіберу жақсы ма?

Жоғары контекстік мәдениеттердің (жапон, араб, қытай) сізбен іскерлік қарым-қатынас жасаудан бұрын сізбен танысқысы келетінін есте ұстаған жөн. Нәтижесінде, бұл елдердегі қызметкерлер үшін олардың жазбаларында жеке болуы мүмкін. Екінші жағынан, төмен контекстік мәдениеттер (неміс, америкалық немесе скандинавиялық) адамдар өте жылдам нүктеге баруды қалайды.

Электрондық поштаңызға жауап бермегенмен, электрондық поштаға жауап беріңіз

Сізге жіберілген барлық электрондық поштаға жауап беру қиын, бірақ сіз өзіңізге керек. Бұл электрондық поштаның кездейсоқ түрде жіберілген жағдайларды, әсіресе жіберушінің жауапты күтіп жатуы мүмкін. Жауап қажет емес, бірақ электрондық пошта үшін жақсы белгі болып табылады, әсіресе егер адам сол компанияның немесе салада жұмыс істесе.

Жауаптың үлгісі: «Мен сіздің бос емес екеніңізді білемін, бірақ маған бұл хатты жібергіңіз келмеді деп ойлаймын. Сізге оны керекті адамға жібере алатыныңызды білдіргім келді. «

Әр хабарламаны қарап шығыңыз

Сіздің қателіктеріңіз электрондық поштаңыздың алушыларына назар аудармайды. Және, алушыға байланысты, сіз оны жасауға тырысуға болады.

Емлені тексеру құралдарына сенбеңіз. Оны жібермес бұрын поштаңызды бірнеше рет оқып, қайта оқып шығыңыз.

Соңғы электрондық пошта мекенжайын қосыңыз

Хабарды жазуды және түзетуді аяқтамас бұрын электрондық пошта хабарламасын кездейсоқ жіберуді болдырмаңыз. Хабарға жауап бергенде де, алушының мекен-жайын жойып, оны жіберуге дайын екеніне сенімді болсаңыз ғана кірістіру керек.

READ  Әріптесінен ақпаратты сұрауға жауап беру үшін электрондық пошта үлгісі

Дұрыс алушыны таңдағаныңызды тексеріңіз

Электрондық поштаның «Кімге» жолында мекенжай кітабынан атау енгізген кезде өте абай болу керек. Сізге және поштаны қате жіберген адамға ыңғайсыз болуы мүмкін жаман атты таңдау оңай.

Классикалық қаріптерді қолданыңыз

Кәсіби хат алмасу үшін әрқашан сіздің қаріптеріңізді, түстеріңізді және стандартты өлшемдерін сақтаңыз.

Негізгі ереже: Сіздің электрондық поштаңызды басқа адамдарға оқу оңай болуы керек.

Жалпы, 10 немесе 12 нүктелі таңбаларды және Arial, Calibri немесе Times New Roman сияқты оңай оқылатын қаріпті қолданған жөн. Түсі туралы сөз болғанда, қара - бұл ең қауіпсіз таңдау.

Сіздің үніңізге көз салыңыз

Әзілдердің аудармада жоғалғаны сияқты, сіздің хабарламаңыз тез түсіндіріле алады. Сіздің интервьюеріңізде бір-бірден талқылауға болатын вокалдық белгілер мен бет-әлпеттер жоқ екенін есте сақтаңыз.

Кез-келген түсінбеушілікті болдырмау үшін Жіберу түймешігін баспай тұрып хабарыңызды дауыстап оқып шығу ұсынылады. Егер сіз үшін қиын көрінсе, оқырман үшін қиын көрінеді.

Жақсы нәтиже алу үшін, мүлдем теріс сөздерді («сәтсіздік», «жаман» немесе «ескерілмеген») пайдаланбаңыз және әрқашан «сұраймыз» және «рахмет» деп айтыңыз.