Print Friendly, PDF және Email

 

L 'электрондық пошта көпшілігіміз үшін таңдаулы байланыс құралы болып табылады. Электрондық пошта өте жақсы, өйткені біз сөйлесу үшін сұхбаттасымызбен бір уақытта қол жетімді болуымыз қажет емес. Бұл біздің әріптестеріміз қолжетімсіз болғанда немесе әлемнің арғы жағындағы өзекті мәселелер бойынша алға жылжуға мүмкіндік береді.

Алайда, біздің көпшілігіміз электронды хаттардың шексіз тізіміне батамыз. 2016 жылы жарияланған есеп бойынша, орташа бизнес пайдаланушы күніне 100-ден астам электрондық пошта хатын алады және жібереді.

Сонымен қатар, электрондық пошталар тым оңай түсініксіз. Sendmail зерттеуінің соңғы зерттеуінде адамның 64% -ы гнемді немесе кездейсоқ шатасуларды тудырған электрондық поштаны жібергенін немесе алғанын анықтады.

Біз электрондық пошталардың көлеміне байланысты жібереміз және аламыз және электрондық пошта жиі дұрыс емес түсіндірілгендіктен, оларды нақты және қысқаша жазуға болады.

Кәсіби электрондық поштаны қалай дұрыс жазу керек

Қысқа, дәл электрондық хаттарды жазу электрондық поштаны басқаруға жұмсалатын уақытты қысқартады және сізге тиімдірек болады. Электрондық поштаңыздың қысқа мерзімде сақталуы электрондық поштаға және басқа тапсырмаларға көп уақыт жұмсауға мүмкіндік береді. Айтылғандай, нақты жаза білу. Барлық дағдылар сияқты сізге да қажет оны дамыту бойынша жұмыс.

Бастапқыда, сізге электрондық поштаны жазу үшін қысқа хабарламаларды жазудың қанша уақыт қажет болуы мүмкін. Дегенмен, тіпті егер бұлай болса, әріптестеріңізге, клиенттеріңізге немесе қызметкерлеріңізге өнімділікті арттыруға көмектесесіз, себебі олардың кіріс жәшігінде бос орын қалдырасыз, бұл оларға жылдам жауап беруге көмектеседі.

Белгілі бір нәрсені жаза отырып, сіз өзіңіздің қалаған нәрсеңізді білетін және жағдайды жасайтын адам ретінде танылатын боласыз. Екі мансаптық болашақ үшін де жақсы.

Сонымен, анық, қысқа және кәсіби электрондық хаттарды жазу үшін не қажет?

Сіздің мақсатыңызды анықтаңыз

Электрондық поштаны тазалау әрқашан нақты мақсатқа ие.

Электрондық поштаны жазу үшін отыратын сайын, өзіңізден сұраңыз: «Неге мен оны жіберемін? Алушыдан не күтемін?

Егер сіз осы сұрақтарға жауап бере алмасаңыз, электрондық поштаны жібермеуіңіз керек. Электрондық поштаны жазу сізге қажет нәрсені білмей-ақ, уақытты және сіздің алушыңызды ысырып тастау болып табылады. Егер сіз қалаған нәрсені дәл білмесеңіз, өзіңізді айқын және қысқа білдіру қиын болады.

READ  Хат үлгісі: қызметкерлердің жинақ ақшасын ашыңыз

«Бір уақытта бір нәрсе» ережесін қолданыңыз

Жиналыстарды алмастыру үшін электрондық хабарлар жасалмайды. Жұмыс жиналыстарымен сіз күн тәртібіндегі мәселелер бойынша көбірек жұмыс істесеңіз, жиналыс неғұрлым жемісті болады.

Электрондық пошта арқылы керісінше. Электрондық поштаңызда әртүрлі тақырыптар аз болса, сіздің пікірлесеріңізге түсінікті болады.

Сол себепті «бір уақытта бір нәрсе» ережесін қолдану жақсы идея. Жіберілген әрбір электрондық хабардың бір нәрсе екеніне көз жеткізіңіз. Егер сіз басқа жобамен байланыста болсаңыз, басқа электрондық поштаны жазыңыз.

Сондай-ақ, өзіңізге: «Бұл электронды пошта керек пе?», - деп сұрауға жақсы уақыт. Қайтадан, тек қажетті электрондық пошта ғана электрондық поштаны жіберген адамның құрметіне куәлік етеді.

Эмпатияның тәжірибесі

Эмпатия - бұл әлемді басқа адамдардың көзімен көру мүмкіндігі. Мұны істеген кезде, олардың ойлары мен сезімдерін түсінесіз.

Электрондық хаттарды жазғанда, сөздерді оқырманның көзқарасынан ойлаңыз. Барлық жазғаныңызбен, өзіңізден:

  • Бұл сөйлемді қалай қабылдағанымды қалай түсіндіре аламын?
  • Ол анықтау үшін екіұштылықсыз терминдер бар ма?

Бұл сіздің жазуыңызға қарапайым, бірақ тиімді түзету. Сізді оқитын адамдар туралы ойлау олардың сізге деген көзқарасын өзгертеді.

Жұмысқа кірісу үшін әлемге қараудың эмпатикалық тәсілі. Адамдардың көпшілігі:

  • Бос емес. Сізге қажетті нәрсені білуге ​​уақыт жоқ, олар сіздің электрондық поштаңызды оқып, жылдам жауап береді.
  • Комплиментті пайдаланыңыз. Егер сіз оларға немесе олардың жұмысына жағымды нәрсе айта алсаңыз, оны жасаңыз. Сіздің сөздерің ысырылмайды.
  • Ризашылық білдіргім келеді. Егер алушы сізге қандай да бір жолмен көмек көрсеткен болса, оған алғыс айтуды ұмытпаңыз. Сізге көмектесу керек болса да, мұны істеу керек.

Қысқаша тұсаукесерлер

Электрондық поштаны біреуге бірінші рет жіберген кезде, алушыға кім екеніңізді айтуыңыз керек. Әдетте мұны бір сөйлемде жасауға болады. Мысалы: «Сізбен [X іс-шарасында] кездесу өте қуанышты болды. «

READ  Бетпе-бет кезде электрондық поштадан жақсы

Тұсаукесерді қысқартудың бір жолы - оларды бетпе-бет кездесіп отырғандай жазу. Біреуді кездестіргенде, сіз бес минуттық монологқа кіргіңіз келмейді. Мәселен, оны электрондық пошта арқылы жасамаңыз.

Сізге кіріспе керек пе, білмейміз. Мүмкін сіз алушымен байланысқан шығарсыз, бірақ ол сізді есіне алады ма? Тіркелгі деректеріңізді электрондық қолтаңбаңызда қалдыра аласыз.

Бұл түсінбеушілікке жол бермейді. Сіз өзіңізді өрескел деп білетін адамға қайтадан ұсынасыз. Егер ол сізді білсе, білмейтін болса, оны тек сіздің қолыңызды тексеруге рұқсат ете аласыз.

Өзіңізді бес сөйлеммен шектеңіз

Сіз жазған әрбір электрондық поштаға, сізге қажет нәрсені айту үшін жеткілікті сөйлемдерді қолданыңыз, жоқ. Пайдалы практика - бес сөзбен шектеу.

Бес ұсақ сөздердің жиі қатыгезі мен дөрекі болуы, бесеуден көп сөйлемдерді босату уақыты.

Бес сөзі бар электрондық поштаны сақтау мүмкін болмайтын кездері болады. Бірақ көбінесе бес сөйлем жеткілікті.

Бес сөйлемнің тәртіптерін қабылдап, электрондық хаттарды тезірек жазыңыз. Сіз сондай-ақ көп жауап аласыз.

Қысқа сөздерді пайдаланыңыз

1946-та Джордж Оруэлл жазушыларға ұзақ уақыт сөзді ешқашан пайдаланбауға кеңес берді.

Бүгінгі кеңес, әсіресе электрондық хаттарды жазғанда, аса маңызды.

Қысқа сөздер оқырманға құрмет көрсетеді. Қысқа сөздерді қолданып, сіз өзіңіздің хабарламаңызды түсінікті етіп жасадыңыз.

Қысқа сөйлемдер мен параграфтар туралы да солай. Егер сіздің хабарламаңыздың түсінікті әрі түсінікті болуын қаласаңыз, мәтіннің үлкен блоктарын жазыңыз.

Белсенді дауысты қолданыңыз

Белсенді дауысты оқу оңайырақ. Ол сондай-ақ әрекеттер мен жауапкершілікті көтермелейді. Шынында да, белсенді дауыста сөйлемдер әрекет ететін адамға бағытталған. Пассивті дауыста сөйлемдер біреуі әрекет ететін объектіге бағытталған. Пассивті дауыста бір нәрсе болып жатқаны көрінуі мүмкін. Белсенді түрде, адамдар тек қана әрекет етсе ғана болады.

Стандартты құрылымға жапсырыңыз

Электрондық поштаңызды қысқа мерзімде сақтаудың кілті қандай? Стандартты құрылымды пайдаланыңыз. Бұл сіз жазған әрбір электрондық поштаға арналған үлгі болып табылады.

READ  Электрондық поштаны тиімді жазудың жоспары

Электрондық поштаңызды қысқаша сақтаудан басқа, стандартты құрылымнан кейін де сіз тез жазуға көмектеседі.

Уақыт өте келе Сіз үшін жұмыс істейтін құрылымды дамытасыз. Міне, сізді бастау үшін қарапайым құрылым:

  • сөзі
  • Комплимент
  • Электрондық поштаңыздың себебі
  • Әрекетке шақыру
  • Жабу хаты (жабу)
  • қол

Олардың әрқайсысын терең қарастырайық.

  • Бұл электрондық поштаның бірінші жолы. «Сәлем, [Аты]» - бұл қалыпты құттықтау.

 

  • Біреуді бірінші рет электрондық поштамен жібергенде, комплимент - керемет бастама. Жақсы жазылған құттықтау да кіріспе ретінде қызмет етуі мүмкін. Мысалы:

 

«Маған [күні] [тақырып] туралы презентация ұнады. «

«Мен сіздің блогыңызға [тақырып] туралы өте пайдалы деп таптым. «

«Сізбен [іс-шарада] кездесу өте қуанышты болды. «

 

  • Электрондық поштаңыздың себебі. Бұл бөлімде сіз: «Мен электронды пошта арқылы сұрау жіберемін ...» немесе «Мен сізге көмектесе аламын ба деп ойладым ...» дейсіз. Кейде сізге жазудың себептерін түсіндіру үшін екі сөйлем қажет болады.

 

  • Әрекетке шақыру. Электрондық поштаңыздың себебін түсіндіргеннен кейін, алушы не істеу керектігін білмейді. Нақты нұсқау беріңіз. Мысалы:

«Сіз маған бұл файлдарды бейсенбіге дейін жібере аласыз ба?» «

«Сіз мұны алдағы екі аптада жаза аласыз ба?» «

«Бұл туралы Яннға жазыңыз, мен оны жасағаннан кейін маған хабарлаңыз. «

Сұрауыңызды сұрақ түрінде құрылымдау арқылы алушы жауап беруге шақырылады. Сонымен қатар, сіз: «мұны қашан жасағаныңыз туралы маған хабарлаңыз» немесе «егер сізге бұл дұрыс болса, маған хабарлаңыз» дегенді де қолдана аласыз. «

 

  • жабу. Электрондық поштаны жібермес бұрын, жабу туралы хабарды қамтуды ұмытпаңыз. Бұл әрекетке шақыруды қайталап, алушыны жақсы сезінудің қосарлы мақсаты бар.

 

Жақсы жабылу сызығының мысалдары:

«Бұған көмектескендеріңіз үшін рақмет. «

«Мен сіздің ойыңызды тыңдауды асыға күтемін. «

«Сұрақтарыңыз болса, маған хабарлаңыз. «

  • Қолтаңбаңызды сәлемдесу хабары алдындағы қосу туралы ойлауды аяқтау.

Бұл «Сенің шынымен», «Құрметпен», «Жақсы күн» немесе «рахмет» болуы мүмкін.