Кәсіби хат - бұл әртүрлі сұхбаттасушылар арасындағы формалды қатынасты қамтамасыз ететін жазбаша құжат. Ол өте қарапайым ішкі құрылымға ие. Маңызды түрде бір параққа жазылған, немесе екеуі ерекше. Кәсіби хатта көбінесе бір тақырып болады. Бұл ішкі құрылымның артықшылығы бар. Оның жазу жоспары қандай болса да өзгеріссіз қалуы мүмкін. Мақсатты ескере отырып, өзгерістер болатыны анық. Алайда, бұл ақпарат, өтініш немесе тіпті шағым туралы қарапайым сұраныс. Кәсіби хат жазудың жоспары іс жүзінде өзгеріссіз қалады.

Өткен, қазіргі, болашақ: кәсіби хаттың үш фазалы жоспары

Өткенді, қазіргі және болашақты осы хронологиялық иерархияда қолдану кәсіби хат жазу жоспарының триптихіне жатады. Бұл барлық жағдайда жүзеге асырылатын қарапайым және тиімді жоспар. Сұрақ қою, ақпарат беру, берілген тақырыпты түсіндіру немесе тіпті оқырманды сендіру үшін. Қатысты тиімді болып табылатын тиімділіклогикалық тәртіп оның құрылымында байқалады.

 

Өткен: жоспардың 1-ші қадамы

Біз хатты көбіне прецедент, бастапқы немесе алдыңғы жағдайға сүйене отырып жазамыз. Бұл алынған хат, кездесу, сапар, телефонмен сұхбат және т.б. Осы хаттың бірінші бөлімін жазудағы мақсат - жіберу себептерін жеткізу. Немесе жағдайды сипаттайтын контекст. Фактілер туралы еске түсіру, әдетте, бір сөйлеммен көрсетіледі. Алайда бұл сөйлемді суб-сөйлемдерде құрастырған ыңғайлы. Мысал ретінде келесі өрнектерге ие бола аламыз:

  • Мен сіздің хаттарыңызды алғаныңызды растаймын, маған ...
  • Сіздің хатыңызда ………
  • Сіз біздің білімімізге әкелдіңіз ...
  • Сіздің ХХХ газеті шығарған баспасөз релизін ескере отырып (анықтама n ° 12345), біз жаңа ...
  • Есептік жазбаңызды растағаннан кейін біз ...

Хатты жазу себебі өткен фактімен байланысты емес жағдайларда. Сол кезде бізде поштаның бірінші абзацы бар, онда автор өзін және өзінің мекемесін таныстырады. Содан кейін сіздің сұранысыңызды көрсете отырып немесе оның түрлі қызметтерін ұсына отырып жалғастырыңыз. Мысалы, ақпарат сұрауының немесе қызмет ұсынысының бөлігі ретінде бізде келесі өрнектер болуы мүмкін:

  • Қауіпсіздік саласының мамандары ретінде біз осы арқылы келеміз….
  • Біз өз клиенттеріміздің көңілінен шыға отырып, біз ...
  • Біз өз клиенттерімізге жоспарлағанымызды хабарлауға өте қуаныштымыз ...

Стихиялық қосымшаның контекстінде (практика немесе жұмыс) бізде төмендегі өрнектер болуы мүмкін:

  • Сіздің компанияңыз менің назарымды аударды және мен студент ретінде ………………………………………………………………………………………………………….
  • Жақында ...

Хат жіберілген алушы бірінші абзацтан бастап сіздің хатыңыздың тақырыбын түсінуі керек.

Қазіргі: жоспардың екінші сатысы

Жоспардың осы екінші бөлігі хаттың Т уақытында жазылуын негіздейтін себептерге сілтеме жасайды, бірінші бөлімде көрсетілген алдыңғы жағдайға қатысты. Бұл деңгейде әңгіме не дауласу, ақпараттандыру, түсіндіру немесе тіпті сұрақ қою туралы болады. Жағдайдың күрделілігіне қарай бұл бөлім не толық абзацта жазылуы, не негізгі сөйлемді бір сөйлеммен ұсынуы мүмкін. Мысал ретінде келесі өрнектерге ие бола аламыз:

  • … N °… шот-фактурасы жойылмағанын ескере отырып, біз…
  • Біздің ұйымға мүше болу сізді ...
  • Келісімшартта жұмыстардың басталу күні… қарастырылғанына қарамастан, біз таңқаларлықтай бақылап отырмыз және мырзаның хабарлаған кідірістерін түсінуде қиындықтар туындады.

Болашақ: жоспардың 3-ші қадамы

Бұл үшінші және соңғы бөлім есеп беру арқылы алғашқы екеуін жабады салдары келу.

Не біз өз ниетімізді білдіреміз, хаттың авторы ретінде, осылайша типтік өрнектерді қолдана аламыз:

  • Бүгін сіз сұраған заттарды жөнелту туралы жеке өзім айналысамын
  • Біз алмастыруға дайынбыз ... әрине түпнұсқаны ескере отырып.
  • Кассаларға жақындаңыз ...

Немесе біз тілек білдіреміз, алушыдан әрекет етуді немесе әрекет етуді сұраймыз немесе шақырамыз. Бізде келесі тұжырымдамалар болуы мүмкін:

  • Сізді санауышқа жақындауға шақырады
  • Сондықтан сізден өз мамандарыңызды тез шақыруды сұраймын ...
  • Сіздің осы жағдайды шешуге жеделдігіңіз асыға күтілуде.

Осы хатты жазудың мақсаты дәлелмен қоса жүруі мүмкін:

  • Сіз шарттың жалпы және нақты ережелеріне сәйкес жағдайды тезірек (объективті) реттейсіз. (Аргумент)
  • Менің жеткізілімімді тезірек ұйымдастыра аласыз ба? ? (Мақсат) Сіздің сату шарттарыңызды ескере отырып, жеткізілім жоспарланған күні жасалуы керек екенін еске салудың пайдасы жоқ. (Аргумент)

 

Сіздің кәсіби хатыңызды жабу үшін өте маңызды формула !

Кәсіби хатты дұрыс аяқтау үшін сыпайы сөйлем жазу керек. Бұл шын мәнінде өрнектен тұратын қос сыпайы формула, сонымен бірге «алдын-ала тұжырым жасау» формуласы.

Немесе бізде белгілі бір жылылықты көрсететін сыпайылық формуласы бар:

  • Біздің алғысымызды алдын ала алыңыз ...
  • Осы күтпеген жағдай үшін кешірім сұраймыз
  • Мен оны әрқашан кездесуде талқылауға дайын боламын
  • Сіз бізге кез-келген уақытта ...
  • Бұл ұсыныс сіздің үміттеріңізді ақтайды деп үміттенеміз және қосымша ақпарат алу үшін, әрине, сіздің қолыңызда.

Бізде сыпайы формула бар:

  • Ханым, мырза, сізден ізгі ниетпен қабылдауыңызды сұраймыз.
  • Өтінемін, мырза, біздің ең жақсы сезімдерімізді білдіруге.
  • Ханым, ізгі тілектерімізді қабыл алыңыз.

 

Кәсіби хат жазудағы бұл жоспардың артықшылығы, бір жағынан оның мазмұнын жазудағы байсалдылығында, екінші жағынан, алушыға қарап оқудың қарапайымдылығында. Алайда, бұл уақыт шкаласы неғұрлым күрделі және ұзақ мазмұн үшін ұсынылмайды.