Доменіңізді орнатыңыз және кәсіби электрондық пошта мекенжайларын жасаңыз

 

Google Workspace көмегімен кәсіби электрондық пошта мекенжайларын жасау үшін бірінші қадам - ​​теңшелетін домен атауын сатып алу. Домендік атау сіздің онлайн бизнесіңіздің сәйкестігін білдіреді және бренд имиджін нығайту үшін өте маңызды. сияқты домен тіркеушісінен домен атауын сатып алуға болады Google домендері, Ионос, OU Ovh. Сатып алу кезінде бизнес атауын көрсететін және есте сақтау оңай домен атауын таңдауды ұмытпаңыз.

 

Google Workspace арқылы домен орнатыңыз

 

Домендік атауды сатып алғаннан кейін сізге қажет Google Workspace көмегімен орнату Google бизнес электрондық пошта қызметтерін пайдалана алу. Міне, доменді орнату қадамдары:

  1. Бизнес көлеміне және нақты қажеттіліктерге сәйкес келетін жоспарды таңдау арқылы Google Workspace қызметіне тіркеліңіз.
  2. Тіркеу процесінде сізден реттелетін домен атауын енгізу сұралады.
  3. Google Workspace сізге доменнің иелігін растау және қажетті домендік атаулар жүйесінің (DNS) жазбаларын орнату бойынша нұсқаулар береді. Домен тіркеушісінің басқару тақтасына кіріп, Google ұсынған MX (Mail Exchange) жазбаларын қосу керек. Бұл жазбалар электрондық пошталарды Google Workspace пошта серверлеріне бағыттау үшін пайдаланылады.
  1. DNS жазбалары конфигурацияланғаннан және домен расталғаннан кейін, домен мен қызметтерді басқару үшін Google Workspace әкімші консоліне кіре аласыз.

 

Қызметкерлеріңіз үшін жеке электрондық пошта мекенжайларын жасаңыз

 

Енді сіздің доменіңіз Google Workspace бағдарламасымен орнатылғандықтан, қызметкерлеріңіз үшін жекелендірілген электрондық пошта мекенжайларын жасай бастай аласыз. Ол үшін мына қадамдарды орындаңыз:

  1. Google Workspace әкімші консоліне әкімші тіркелгісі арқылы кіріңіз.
  2. Ұйымыңыздағы пайдаланушылар тізіміне кіру үшін сол жақ мәзірдегі «Пайдаланушылар» түймесін басыңыз.
  3. Жаңа пайдаланушы тіркелгісін жасау үшін «Пайдаланушы қосу» түймесін басыңыз. Сізге әрбір қызметкер үшін аты-жөні және қажетті электрондық пошта мекенжайы сияқты ақпаратты беру қажет. Электрондық пошта мекенжайы пайдаланушы домен атауымен автоматты түрде жасалады (мысалы. staff@yourcompany.com).
  1. Тіркелгілер жасалғаннан кейін әрбір пайдаланушыға компаниядағы жауапкершіліктеріне негізделген рөлдер мен рұқсаттарды тағайындай аласыз. Сондай-ақ оларға құпия сөздерді орнату және Gmail тіркелгісіне кіру нұсқауларын жіберуге болады.
  2. сияқты жалпы электрондық пошта мекенжайларын жасағыңыз келсе contact@yourcompany.com ou support@yourcompany.com, ортақ электрондық пошта мекенжайлары бар пайдаланушы топтарын орнатуға болады. Бұл бірнеше қызметкерге осы жалпы мекенжайларға жіберілген электрондық хаттарды қабылдауға және оларға жауап беруге мүмкіндік береді.

Осы қадамдарды орындау арқылы сіз Google Workspace арқылы доменіңізді реттей аласыз және қызметкерлеріңіз үшін жұмыс электрондық пошта мекенжайларын жасай аласыз. Бұл жекелендірілген электрондық пошта мекенжайлары компанияңыздың бренд имиджін жақсартады және сізбен электрондық пошта арқылы байланысу кезінде тұтынушыларыңыз бен серіктестеріңізге кәсіби тәжірибе береді.

Google Workspace қызметінде электрондық пошта тіркелгілері мен пайдаланушы параметрлерін басқарыңыз

 

Google Workspace әкімші консолі компанияңыздағы пайдаланушы тіркелгілерін басқаруды жеңілдетеді. Әкімші ретінде сіз жаңа пайдаланушыларды қоса аласыз, олардың тіркелгі ақпараты мен параметрлерін өңдей аласыз немесе қызметкерлер компаниядан кеткен кезде тіркелгілерді жоя аласыз. Бұл әрекеттерді орындау үшін әкімшілік консоліндегі «Пайдаланушылар» бөліміне өтіп, параметрлерін өзгерту немесе тіркелгісін жою үшін тиісті пайдаланушыны таңдаңыз.

 

Пайдаланушы топтарын және кіру құқықтарын басқарыңыз

 

Пайдаланушы топтары компанияңыздағы Google Workspace ресурстары мен қызметтеріне кіру құқықтарын ұйымдастырудың және басқарудың тиімді жолы болып табылады. Сіз әртүрлі бөлімдер, бөлімдер немесе жобалар үшін топтар жасай аласыз және олардың рөлдері мен жауапкершілігі негізінде мүшелерді қоса аласыз. Пайдаланушы топтарын басқару үшін Google Workspace әкімші консоліндегі «Топтар» бөліміне өтіңіз.

Топтар рұқсаттарды басқаруды жеңілдете отырып, ортақ құжаттар мен қалталарға кіруді басқаруға көмектеседі. Мысалы, сіз өзіңіздің маркетинг тобыңыз үшін топ жасай аласыз және оларға Google Drive ішіндегі белгілі маркетингтік ресурстарға қол жеткізе аласыз.

 

Қауіпсіздік саясаттары мен хабар алмасу ережелерін қолданыңыз

 

Google Workspace электрондық пошта ортаңызды қорғауға және бизнес деректеріңізді қорғауға арналған көптеген опцияларды ұсынады. Әкімші ретінде сәйкестікті қамтамасыз ету және пайдаланушыларды желідегі қауіптерден қорғау үшін әртүрлі қауіпсіздік саясаттары мен хабар алмасу ережелерін қолдануыңызға болады.

Бұл параметрлерді конфигурациялау үшін Google Workspace әкімші консоліндегі «Қауіпсіздік» бөліміне өтіңіз. Мұнда сіз енгізуге болатын саясаттар мен ережелердің кейбір мысалдары берілген:

  1. Құпия сөз талаптары: Тіркелгілерді қауіпсіз сақтауға көмектесу үшін пайдаланушылар құпия сөздерінің ұзақтығы, күрделілігі және жарамдылық ережелерін орнатыңыз.
  2. Екі факторлы аутентификация: пайдаланушыларды тіркелгілеріне кірген кезде қауіпсіздіктің қосымша деңгейін қосу үшін екі факторлы аутентификацияны (2FA) қосыңыз.
  3. Электрондық поштаны сүзу: спам электрондық пошталарын, фишинг әрекеттерін және зиянды тіркемелері немесе сілтемелері бар хабарларды блоктау немесе карантинге қою ережелерін орнатыңыз.
  4. Кіру шектеулері: Google Workspace қызметтері мен деректеріне кіруді орынға, IP мекенжайына немесе жүйеге кіру үшін пайдаланылған құрылғыға байланысты шектеңіз.

Осы электрондық пошта қауіпсіздік саясаттары мен ережелерін қолдану арқылы сіз өз бизнесіңізді және қызметкерлеріңізді онлайн қауіптерден қорғауға және қолданыстағы ережелерге сәйкестікті қамтамасыз етуге көмектесесіз.

Қорытындылай келе, Google Workspace жүйесінде электрондық пошта тіркелгілері мен пайдаланушы параметрлерін басқару электрондық пошта ортасының біркелкі және қауіпсіз жұмыс істеуін қамтамасыз етудің маңызды аспектісі болып табылады. Әкімші ретінде сіз пайдаланушы тіркелгілерін, пайдаланушы топтарын және кіру құқықтарын басқаруға, сондай-ақ бизнес қажеттіліктеріңізге бейімделген қауіпсіздік саясаттары мен электрондық пошта ережелерін қолдануға жауаптысыз.

Google Workspace ұсынатын ынтымақтастық және байланыс құралдарының артықшылықтарын пайдаланыңыз

 

Google Workspace рұқсат беретін қолданбалардың біріктірілген жинағын ұсынады тиімді ынтымақтастық команда мүшелерінің арасында. Gmail-ді басқа Google Workspace қолданбаларымен пайдалану арқылы сіз өнімділікті және бизнесіңіздегі байланысты жақсарту үшін әртүрлі бөлімдер арасындағы синергияны пайдалана аласыз. Мұнда Gmail және басқа Google Workspace қолданбалары арасындағы пайдалы интеграциялардың кейбір мысалдары берілген:

  1. Google күнтізбесі: өзіңіздің немесе әріптестеріңіздің күнтізбелеріне шақыруларды қосып, тікелей Gmail поштасынан жиналыстар мен іс-шараларды жоспарлаңыз.
  2. Google контактілері: бизнесті және жеке контактілерді бір жерден басқарыңыз және оларды Gmail поштасымен автоматты түрде синхрондаңыз.
  3. Google Drive: Google Drive арқылы үлкен тіркемелерді жіберіңіз және құжаттармен бірлесіп жұмыс жасаңыз
    бірнеше нұсқаны жүктеп алудың немесе электрондық пошта арқылы жіберудің қажеті жоқ, нақты уақытта тікелей Gmail поштасынан.
  1. Google Keep: тікелей Gmail поштасынан жазбалар алыңыз және істер тізімдерін жасаңыз және оларды барлық құрылғыларыңызда синхрондаңыз.

 

Құжаттар мен файлдарды Google Drive арқылы бөлісіңіз

 

Google Drive – бизнесіңізде бірлесіп жұмыс істеуді жеңілдететін онлайн файлдарды сақтау және ортақ пайдалану құралы. Google Drive көмегімен құжаттарды, электрондық кестелерді, презентацияларды және басқа файлдарды әріптестеріңізбен бөлісе аласыз, әр пайдаланушының рұқсаттарын басқара аласыз (тек оқуға арналған, түсініктеме беру, өңдеу). Топ мүшелерімен файлдарды ортақ пайдалану үшін оларды Google Drive-қа серіктестер ретінде қосыңыз немесе файлға сілтемені бөлісіңіз.

Google Drive сонымен қатар Google Docs, Google Sheets және Google Slides сияқты Google Workspace жиынтығы қолданбаларының арқасында ортақ құжаттарда нақты уақытта жұмыс істеуге мүмкіндік береді. Бұл нақты уақыттағы ынтымақтастық сіздің командаңызға тиімдірек жұмыс істеуге көмектеседі және бір файлдың бірнеше нұсқасының қиындықтарын болдырмайды.

 

Google Meet арқылы онлайн жиналыстарды ұйымдастырыңыз

 

Google Meet — Google Workspace бағдарламасына біріктірілген бейнеконференция шешімі, ол бір кеңседе болса да, бүкіл әлем бойынша тараған болса да, топ мүшелері арасындағы онлайн кездесулерді жеңілдетеді. Google Meet арқылы онлайн жиналысты өткізу үшін Google Calendar қолданбасында іс-шараны жоспарлап, Meet кездесу сілтемесін қосыңыз. Сондай-ақ, арнайы жиналыстарды тікелей Gmail немесе Google Meet қолданбасынан жасауға болады.

Google Meet көмегімен сіздің командаңыз жоғары сапалы бейне кездесулерге қатыса алады, экрандарды бөлісе алады және нақты уақытта қауіпсіз ортада құжаттармен бірлесіп жұмыс істей алады. Сонымен қатар, Google Meet іскери байланыс пен ынтымақтастық қажеттіліктерін қанағаттандыру үшін субтитрлерді автоматты түрде аудару, жиналыс бөлмесіне қолдау көрсету және жиналысты жазу сияқты кеңейтілген мүмкіндіктерді ұсынады.

Соңында, Google Workspace бизнесіңізге тиімдірек жұмыс істеуге және байланыста болуға көмектесетін бірқатар ынтымақтастық пен байланыс құралдарын ұсынады. Gmail-ді басқа Google Workspace қолданбаларымен пайдалану, Google Drive арқылы файлдар мен құжаттарды ортақ пайдалану және Google Meet арқылы онлайн жиналыстарды өткізу арқылы сіз өнімділік пен ұжымдағы ынтымақтастықты жақсарту үшін осы шешімдерді пайдалана аласыз.

Осы ынтымақтастық құралдарын қолдану арқылы сіз өзіңіздің бизнесіңізге тез бейімделу және команда ретінде тиімді жұмыс істеу қабілеті табысқа жету үшін маңызды болып табылатын үнемі өзгеретін әлемде бәсекеге қабілетті болып қалуға мүмкіндік бересіз.