អ៊ីមែលគឺជាឧបករណ៍ទំនាក់ទំនងដែលពេញចិត្តសម្រាប់យើងភាគច្រើន។ អ៊ីមែលគឺអស្ចារ្យណាស់ ពីព្រោះអ្នកមិនចាំបាច់មានក្នុងពេលដំណាលគ្នាជាមួយ interlocutor របស់អ្នកដើម្បីទំនាក់ទំនង។ នេះអនុញ្ញាតឱ្យយើងឆ្ពោះទៅមុខលើបញ្ហាដែលកំពុងបន្ត នៅពេលដែលសហសេវិករបស់យើងមិនអាចរកបាន ឬនៅផ្នែកម្ខាងទៀតនៃពិភពលោក។
ទោះជាយ៉ាងណាក៏ដោយ យើងភាគច្រើនកំពុងលង់ក្នុងបញ្ជីអ៊ីមែលគ្មានទីបញ្ចប់។ យោងតាមរបាយការណ៍ដែលបានចេញផ្សាយក្នុងឆ្នាំ 2016 អ្នកប្រើប្រាស់អាជីវកម្មជាមធ្យមទទួលបាន និងផ្ញើអ៊ីមែលច្រើនជាង 100 ក្នុងមួយថ្ងៃ។
លើសពីនេះអ៊ីម៉ែលត្រូវបានគេយល់ច្រឡំពេក។ ការសិក្សាផ្ញើអ៊ីមែលថ្មីៗនេះបានរកឃើញថាមនុស្ស 64% បានផ្ញើឬទទួលអ៊ីម៉ែលដែលបណ្ដាលឱ្យមានកំហឹងឬការមិនយល់ច្រឡំ។
ដោយសារតែទំហំនៃអ៊ីម៉ែលដែលយើងផ្ញើនិងទទួលហើយដោយសារអ៊ីម៉ែលត្រូវបានគេបកស្រាយខុសជាញឹកញាប់វាមានសារៈសំខាន់ណាស់ក្នុងការសរសេរវាឱ្យច្បាស់លាស់និងច្បាស់លាស់។
តើធ្វើដូចម្តេចដើម្បីសរសេរអ៊ីមែលដែលមានជំនាញវិជ្ជាជីវៈ
ការសរសេរខ្លីៗ អ៊ីមែលនឹងកាត់បន្ថយពេលវេលាដែលចំណាយក្នុងការគ្រប់គ្រងអ៊ីមែល និងធ្វើឱ្យអ្នកកាន់តែមានផលិតភាព។ តាមរយៈការរក្សាអ៊ីមែលរបស់អ្នកឱ្យខ្លី អ្នកទំនងជានឹងចំណាយពេលតិចលើអ៊ីមែល និងពេលវេលាច្រើនលើកិច្ចការផ្សេងទៀត។ និយាយថាការសរសេរច្បាស់ជាជំនាញ។ ដូចជាជំនាញទាំងអស់ អ្នកនឹងត្រូវការ ធ្វើការលើការអភិវឌ្ឍន៍របស់វា.
នៅដើមដំបូង វាអាចចំណាយពេលយូរក្នុងការសរសេរអ៊ីមែលខ្លីៗ ដូចដែលវាសរសេរអ៊ីមែលវែងៗ។ ទោះជាយ៉ាងណាក៏ដោយ បើទោះបីជានេះជាករណីក៏ដោយ អ្នកនឹងជួយសហការី អតិថិជន ឬបុគ្គលិករបស់អ្នកឱ្យកាន់តែមានផលិតភាព ព្រោះអ្នកនឹងបន្ថែមភាពច្របូកច្របល់តិចទៅក្នុងប្រអប់សាររបស់ពួកគេ ដែលនឹងជួយឱ្យពួកគេឆ្លើយតបទៅកាន់អ្នកកាន់តែលឿន។
តាមរយៈការសរសេរយ៉ាងច្បាស់ អ្នកនឹងត្រូវបានគេស្គាល់ថាជាមនុស្សម្នាក់ដែលដឹងពីអ្វីដែលពួកគេចង់បាន និងសម្រេចកិច្ចការ។ ទាំងពីរគឺល្អសម្រាប់អនាគតអាជីពរបស់អ្នក។
ដូច្នេះតើវាត្រូវការអ្វីខ្លះដើម្បីសរសេរសារអេឡិចត្រូនិចច្បាស់លាស់និងសង្ខេប?
កំណត់គោលដៅរបស់អ្នក
អេឡិចត្រូនិចច្បាស់លាស់តែងតែមានគោលបំណងច្បាស់លាស់។
រាល់ពេលដែលអ្នកអង្គុយសរសេរអ៊ីមែល សូមចំណាយពេលពីរបីវិនាទីដើម្បីសួរខ្លួនឯងថា "ហេតុអ្វីបានជាខ្ញុំផ្ញើវា? តើខ្ញុំរំពឹងអ្វីពីអ្នកទទួល?
ប្រសិនបើអ្នកមិនអាចឆ្លើយសំណួរទាំងនេះបានអ្នកមិនគួរផ្ញើអ៊ីមែល។ ការសរសេរអ៊ីម៉ែលដោយមិនដឹងអ្វីដែលអ្នកត្រូវការគឺជាការខ្ជះខ្ជាយពេលវេលានិងរបស់អ្នក។ ប្រសិនបើអ្នកមិនដឹងច្បាស់អំពីអ្វីដែលអ្នកចង់បានវានឹងពិបាកសម្រាប់អ្នកដើម្បីបង្ហាញពីខ្លួនអ្នកយ៉ាងច្បាស់និងមានភាពរឹងមាំ។
ប្រើច្បាប់ "រឿងមួយក្នុងពេលតែមួយ"
អ៊ីមែលមិនអាចជំនួសការប្រជុំបានទេ។ ជាមួយនឹងកិច្ចប្រជុំអាជីវកម្ម ធាតុរបៀបវារៈកាន់តែច្រើនដែលអ្នកធ្វើការ កិច្ចប្រជុំកាន់តែមានផលិតភាព។
ជាមួយអ៊ីម៉ែលទល់មុខគឺពិត។ អ្នកតិចជាងអ្នកមានប្រធានបទខុសគ្នានៅក្នុងអ៊ីម៉ែលរបស់អ្នកអ្វីដែលកាន់តែច្រើននឹងអាចយល់ទៅអ្នកទំនាក់ទំនងរបស់អ្នក។
នោះហើយជាមូលហេតុដែលវាជាការល្អក្នុងការអនុវត្តច្បាប់ "រឿងមួយក្នុងពេលតែមួយ" ។ ត្រូវប្រាកដថារាល់អ៊ីមែលដែលអ្នកផ្ញើគឺអំពីរឿងមួយ។ ប្រសិនបើអ្នកត្រូវការទំនាក់ទំនងអំពីគម្រោងផ្សេងទៀត សូមសរសេរអ៊ីមែលផ្សេងទៀត។
វាក៏ជាពេលវេលាដ៏ល្អផងដែរដើម្បីសួរខ្លួនឯងថា "តើអ៊ីមែវល៍នេះពិតជាចាំបាច់ឬ?" ជាថ្មីម្តងទៀតមានតែអ៊ីមែលចាំបាច់ប៉ុណ្ណោះដែលបញ្ជាក់ពីការគោរពរបស់បុគ្គលដែលអ្នកផ្ញើអ៊ីម៉ែល។
ការអនុវត្តការយល់ចិត្ត
ការយល់ចិត្តគឺជាសមត្ថភាពក្នុងការមើលឃើញពិភពលោកតាមរយៈភ្នែករបស់អ្នកដទៃ។ នៅពេលអ្នកធ្វើបែបនេះ អ្នកយល់ពីគំនិត និងអារម្មណ៍របស់ពួកគេ។
នៅពេលសរសេរអ៊ីម៉ែលសូមគិតអំពីពាក្យរបស់អ្នកតាមទស្សនៈអ្នកអាន។ ជាមួយអ្វីដែលអ្នកសរសេរសូមសួរខ្លួនឯងថា:
- តើខ្ញុំអាចបកប្រែការកាត់ទោសនេះយ៉ាងដូចម្តេចប្រសិនបើខ្ញុំទទួលបាន?
- តើវារួមបញ្ចូលលក្ខខណ្ឌមិនច្បាស់លាស់ដើម្បីបញ្ជាក់?
នេះគឺជាការកែសំរួលសាមញ្ញតែមានប្រសិទ្ធភាពចំពោះវិធីដែលអ្នកគួរសរសេរ។ គិតអំពីមនុស្សដែលនឹងអានអ្នកនឹងផ្លាស់ប្តូររបៀបដែលពួកគេឆ្លើយតបនឹងអ្នក។
នេះគឺជាវិធីមួយដើម្បីមើលពិភពលោកដើម្បីជួយអ្នកចាប់ផ្តើម។ មនុស្សភាគច្រើន:
- រវល់។ ពួកគេមិនមានពេលវេលាដើម្បីទាយអ្វីដែលអ្នកចង់បានទេ ហើយពួកគេចង់អាចអានអ៊ីមែលរបស់អ្នក និងឆ្លើយតបបានរហ័ស។
- សូមរីករាយនឹងការសរសើរ។ ប្រសិនបើអ្នកអាចនិយាយអ្វីមួយវិជ្ជមានអំពីពួកគេឬការងាររបស់ពួកគេចូរធ្វើវា។ ពាក្យសម្ដីរបស់អ្នកនឹងមិនត្រូវបានខ្ជះខ្ជាយឡើយ។
- ចូលចិត្តអរគុណ។ ប្រសិនបើអ្នកទទួលបានជួយអ្នកតាមមធ្យោបាយណាមួយ កុំភ្លេចអរគុណពួកគេ។ អ្នកគួរតែធ្វើបែបនេះ ទោះជាការងាររបស់ពួកគេត្រូវជួយអ្នកក៏ដោយ។
សង្ខេបបទបង្ហាញ
នៅពេលអ្នកផ្ញើអ៊ីមែលទៅនរណាម្នាក់ជាលើកដំបូង អ្នកត្រូវប្រាប់អ្នកទទួលថាអ្នកជានរណា។ ជាធម្មតាអ្នកអាចធ្វើវាបានក្នុងមួយប្រយោគ។ ឧទាហរណ៍៖ “វាល្អណាស់ដែលបានជួបអ្នកនៅ [Event X]។ »
វិធីមួយដើម្បីកាត់បន្ថយការណែនាំខ្លីៗគឺសរសេរវាដូចជាអ្នកកំពុងជួបទល់មុខគ្នា។ អ្នកនឹងមិនចង់ចូលរួមជាមួយគ្នារយៈពេលប្រាំនាទីនៅពេលដែលបានជួបនរណាម្នាក់ដោយផ្ទាល់។ ដូច្នេះកុំធ្វើវានៅក្នុងអ៊ីមែល។
អ្នកមិនដឹងថាតើការណែនាំណាដែលចាំបាច់នោះទេ។ ប្រហែលជាអ្នកបានទាក់ទងអ្នកទទួលរួចហើយប៉ុន្តែអ្នកមិនដឹងថាតើអ្នកនឹងចាំអ្នកទេ។ អ្នកអាចទុកលិខិតសម្គាល់របស់អ្នកនៅក្នុងហត្ថលេខាអេឡិចត្រូនិករបស់អ្នក។
នេះជៀសវាងការយល់ច្រឡំ។ ណែនាំខ្លួនអ្នកជាថ្មីដល់អ្នកដែលស្គាល់អ្នករួចហើយមកដោយឈ្លើយ។ ប្រសិនបើនាងមិនប្រាកដថានាងស្គាល់អ្នកទេ អ្នកអាចឱ្យនាងពិនិត្យមើលហត្ថលេខារបស់អ្នក។
ដាក់កម្រិតលើខ្លួនឯងឱ្យមានប្រយោគ 5
នៅគ្រប់អ៊ីមែលដែលអ្នកសរសេរអ្នកត្រូវប្រើប្រយោគគ្រប់គ្រាន់ដើម្បីនិយាយអ្វីដែលអ្នកត្រូវការមិនលើសពីនេះ។ ការអនុវត្ដន៍មានប្រយោជន៍គឺត្រូវកំណត់ចំនួន 5 ប្រយោគ។
ទោសតិចជាង 5 ដងជាទូទៅគឺឃោរឃៅនិងឈ្លានពានច្រើនជាងប្រាំប្រយោគ។
វានឹងមានពេលដែលវាមិនអាចទៅរួចទេដើម្បីរក្សាអ៊ីមែលដែលមានប្រយោគប្រាំ។ ប៉ុន្ដែក្នុងករណីភាគច្រើនប្រយោគ 5 គឺគ្រប់គ្រាន់។
ទទួលយកវិន័យនៃប្រយោគទាំងប្រាំហើយអ្នកនឹងឃើញថាអ្នកកំពុងសរសេរអ៊ីម៉ែលយ៉ាងលឿន។ អ្នកក៏នឹងទទួលបានចម្លើយបន្ថែមទៀតដែរ។
ប្រើពាក្យខ្លី
នៅឆ្នាំ 1946 លោក George Orwell បានផ្តល់ដំបូន្មានដល់អ្នកនិពន្ធកុំឱ្យប្រើពាក្យវែង ដែលពាក្យខ្លីនឹងធ្វើ។
ដំបូន្មាននេះកាន់តែពាក់ព័ន្ធនៅថ្ងៃនេះ ជាពិសេសពេលសរសេរអ៊ីមែល។
ពាក្យខ្លីបង្ហាញការគោរពចំពោះអ្នកអាន។ ដោយប្រើពាក្យខ្លីអ្នកធ្វើឱ្យសាររបស់អ្នកងាយស្រួលយល់។
ដូចគ្នានឹងប្រយោគខ្លីនិងកថាខណ្ឌ។ ជៀសវាងការសរសេរអត្ថបទធំ ៗ ប្រសិនបើអ្នកចង់ឱ្យសាររបស់អ្នកច្បាស់លាស់និងងាយយល់។
ប្រើសម្លេងសកម្ម
សំឡេងសកម្មគឺងាយស្រួលអាន។ វាក៏លើកទឹកចិត្តដល់សកម្មភាព និងការទទួលខុសត្រូវផងដែរ។ ជាការពិតណាស់ នៅក្នុងសំឡេងសកម្ម ប្រយោគផ្តោតលើបុគ្គលដែលប្រព្រឹត្ត។ នៅក្នុងសំឡេងអកម្ម ប្រយោគផ្តោតលើវត្ថុដែលមួយធ្វើសកម្មភាព។ នៅក្នុងសំឡេងអកម្ម វាអាចស្តាប់ទៅដូចជាអ្វីៗកំពុងកើតឡើងដោយខ្លួនឯង។ យ៉ាងសកម្ម អ្វីៗកើតឡើងតែនៅពេលមនុស្សធ្វើសកម្មភាពប៉ុណ្ណោះ។
ជាប់នឹងរចនាសម្ព័ន្ធស្តង់ដារ
តើអ្វីជាគន្លឹះក្នុងការរក្សាអ៊ីមែលរបស់អ្នកឱ្យខ្លី? ប្រើរចនាសម្ព័ន្ធស្តង់ដារ។ នេះគឺជាគំរូមួយដែលអ្នកអាចតាមដានរាល់អ៊ីមែលដែលអ្នកសរសេរ។
បន្ថែមពីលើការរក្សាទុកអ៊ីម៉ែលខ្លីរបស់អ្នក, បន្ទាប់ពីរចនាសម្ព័ន្ធស្តង់ដារមួយក៏ជួយឱ្យអ្នកសរសេរបានយ៉ាងឆាប់រហ័ស។
យូរ ៗ ទៅអ្នកនឹងបង្កើតរចនាសម្ព័ន្ធមួយដែលនឹងធ្វើការសម្រាប់អ្នក។ នេះគឺជារចនាសម្ព័នដ៏សាមញ្ញមួយដែលធ្វើអោយអ្នកចាប់ផ្តើម:
- ពាក្យសួរសុខទុក្ខ
- ការសរសើរ
- ហេតុផលសម្រាប់អ៊ីមែលរបស់អ្នក
- ការអំពាវនាវឱ្យមានសកម្មភាព
- សារបិទ (បិទ)
- ហត្ថលេខា
សូមក្រឡេកមើលចំណុចនីមួយៗក្នុងជម្រៅ។
- នេះគឺជាបន្ទាត់ទីមួយនៃអ៊ីមែល។ “ជំរាបសួរ [ឈ្មោះដំបូង]” គឺជាការស្វាគមន៍ធម្មតា។
- នៅពេលអ្នកផ្ញើអ៊ីមែលទៅនរណាម្នាក់ជាលើកដំបូង ការសរសើរគឺជាការចាប់ផ្តើមដ៏ល្អ។ ការសរសើរដែលសរសេរបានល្អក៏អាចធ្វើជាការណែនាំផងដែរ។ ឧទាហរណ៍៖
“ខ្ញុំរីករាយនឹងបទបង្ហាញរបស់អ្នកលើ [ប្រធានបទ] នៅ [កាលបរិច្ឆេទ]។ »
“ខ្ញុំបានរកឃើញប្លក់របស់អ្នកនៅលើ [ប្រធានបទ] ពិតជាមានប្រយោជន៍។ »
“វាពិតជារីករាយដែលបានជួបអ្នកនៅ [ព្រឹត្តិការណ៍]។ »
- ហេតុផលសម្រាប់អ៊ីមែលរបស់អ្នក។ នៅក្នុងផ្នែកនេះ អ្នកនិយាយថា "ខ្ញុំនឹងផ្ញើអ៊ីមែលទៅសួរអំពី..." ឬ "ខ្ញុំឆ្ងល់ថាតើអ្នកអាចជួយបានឬអត់..." ពេលខ្លះអ្នកនឹងត្រូវការប្រយោគពីរដើម្បីពន្យល់ពីហេតុផលរបស់អ្នកក្នុងការសរសេរ។
- ការអំពាវនាវឱ្យមានសកម្មភាព។ នៅពេលដែលអ្នកបានពន្យល់ពីហេតុផលសម្រាប់អ៊ីម៉ែលរបស់អ្នកកុំសន្មត់ថាអ្នកទទួលនឹងដឹងពីអ្វីដែលត្រូវធ្វើ។ ផ្តល់ការណែនាំជាក់លាក់។ ឧទាហរណ៍:
"តើអ្នកអាចផ្ញើឯកសារទាំងនោះមកខ្ញុំបានទេនៅថ្ងៃព្រហស្បតិ៍?" »
"តើអ្នកអាចសរសេរវាក្នុងរយៈពេលពីរសប្តាហ៍ទៀតទេ?" "
“សូមសរសេរ Yann អំពីវា ហើយប្រាប់ខ្ញុំនៅពេលដែលអ្នកបានធ្វើវា។ »
តាមរយៈការរៀបចំសំណើររបស់អ្នកតាមទំរង់ជាសំនួរអ្នកទទួលត្រូវបានអញ្ជើញអោយឆ្លើយតប។ ម៉្យាងទៀតអ្នកក៏អាចប្រើ៖ "អនុញ្ញាតឱ្យខ្ញុំដឹងថាពេលណាអ្នកធ្វើរឿងនេះ" ឬ "អនុញ្ញាតឱ្យខ្ញុំដឹងថាតើវាមិនអីទេសម្រាប់អ្នក។ " "
- បិទ. មុនពេលផ្ញើអ៊ីមែលរបស់អ្នក ត្រូវប្រាកដថាបញ្ចូលសារបិទ។ នេះបម្រើគោលបំណងពីរនៃការរំលឹកឡើងវិញនូវការអំពាវនាវរបស់អ្នកឱ្យធ្វើសកម្មភាព និងការធ្វើឱ្យអ្នកទទួលមានអារម្មណ៍ល្អ។
ឧទាហរណ៏នៃបន្ទាត់បិទល្អ:
“ សូមអរគុណសំរាប់រាល់ការជួយរបស់អ្នក។ "
“ខ្ញុំមិនអាចរង់ចាំស្តាប់អ្វីដែលអ្នកគិតនោះទេ។ »
“ អនុញ្ញាតឱ្យខ្ញុំដឹងប្រសិនបើអ្នកមានសំណួរ។ "
- ដើម្បីបញ្ចប់ការគិតពីការបន្ថែមការចុះហត្ថលេខារបស់អ្នកជាមួយនឹងសារស្វាគមន៍។
វាអាចជា "អ្នកពិតប្រាកដ", "ដោយស្មោះត្រង់", "មានថ្ងៃល្អ" ឬ "សូមអរគុណ" ។