Print Friendly, ಪಿಡಿಎಫ್ & ಇಮೇಲ್

ಮೇಲ್ ಅಥವಾ ಮೇಲ್: ಯಾವುದಕ್ಕೆ ಆದ್ಯತೆ ನೀಡಬೇಕು?

ಪತ್ರ ಅಥವಾ ಪತ್ರವನ್ನು ವರದಿಗಾರನಿಗೆ ಕಳುಹಿಸುವುದು ಬಹಳ ವ್ಯಾಪಕವಾದ ಅಭ್ಯಾಸವಾಗಿದೆ. ಇಂದು ಕೊರಿಯರ್ ಅನ್ನು ಶಿಫಾರಸು ಮಾಡುವ ಸಾಧ್ಯತೆ ಇದ್ದರೂ, ಸಂದೇಶಗಳ ಪ್ರಸರಣದಲ್ಲಿ ಇಮೇಲ್ ಹೆಚ್ಚಿನ ವೇಗವನ್ನು ಖಾತರಿಪಡಿಸುತ್ತದೆ ಎಂಬುದು ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿದೆ. ಆದಾಗ್ಯೂ, ವೃತ್ತಿಪರ ಸನ್ನಿವೇಶದಲ್ಲಿ ಇಮೇಲ್ ಅನ್ನು ಬಳಸುವುದು ಪತ್ರಕ್ಕಿಂತ ಹೆಚ್ಚು ಪ್ರಯೋಜನಕಾರಿಯಾಗಿದೆ. ಸಭ್ಯ ಅಭಿವ್ಯಕ್ತಿಗಳ ಸರಿಯಾದ ಬಳಕೆಯನ್ನು ನಿರ್ಲಕ್ಷಿಸಬಾರದು ಎಂದು ಹೇಳಿದರು. ಮೇಲ್ ಅಥವಾ ಮೇಲ್: ಯಾವುದಕ್ಕೆ ಆದ್ಯತೆ ನೀಡಬೇಕು ಮತ್ತು ಕೆಲವು ಸಂದರ್ಭಗಳಲ್ಲಿ ಯಾವ ಶಿಷ್ಟ ಸೂತ್ರಗಳು ಸೂಕ್ತವಾಗಿವೆ?

ಪತ್ರಗಳನ್ನು ಯಾವಾಗ ಕಳುಹಿಸಬೇಕು?

ಕೆಲವು ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಸಂದರ್ಭಗಳಲ್ಲಿ ಪತ್ರಗಳನ್ನು ಕಳುಹಿಸಲು ಸಲಹೆ ನೀಡಲಾಗುತ್ತದೆ. ಕೆಲವೊಮ್ಮೆ ನೀವು ಇದನ್ನು ಮಾಡಲು ಅಗತ್ಯವಿರುವ ಕಾನೂನು ಇಲ್ಲಿದೆ.

ಕೆಲಸದ ಜಗತ್ತಿನಲ್ಲಿ, ರಾಜೀನಾಮೆ ಪತ್ರವನ್ನು ಕಳುಹಿಸಲು, ವಜಾಗೊಳಿಸುವ ಸಂದರ್ಶನಕ್ಕೆ ಕರೆ ಮಾಡಲು ಅಥವಾ ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ವಿನಂತಿಯನ್ನು ಅಥವಾ ನಿರ್ಧಾರವನ್ನು ಔಪಚಾರಿಕಗೊಳಿಸುವ ಮೂಲಕ ಪರೀಕ್ಷಾ ಅವಧಿಯನ್ನು ಮುರಿಯಲು ರೂಢಿಯಾಗಿದೆ.

ಗ್ರಾಹಕ-ಪೂರೈಕೆದಾರರ ಸಂಬಂಧಗಳಿಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದಂತೆ, ಪತ್ರದ ವಿಳಾಸ, ಪಾವತಿಸದ ಇನ್‌ವಾಯ್ಸ್‌ಗೆ ಔಪಚಾರಿಕ ಸೂಚನೆ, ದೋಷಯುಕ್ತ ಉತ್ಪನ್ನದ ವಿತರಣೆಯ ನಂತರ ಕ್ಷಮೆಯಾಚಿಸುವಿಕೆ ಅಥವಾ ದೋಷಯುಕ್ತ ಉತ್ಪನ್ನದ ಔಪಚಾರಿಕ ಸೂಚನೆಯ ಅಗತ್ಯವಿರುವ ಸಂದರ್ಭಗಳಲ್ಲಿ ನಾವು ಉಲ್ಲೇಖಿಸಬಹುದು. .

ವೃತ್ತಿಪರ ಇಮೇಲ್ ಕಳುಹಿಸಲು ನೀವು ಯಾವಾಗ ಆದ್ಯತೆ ನೀಡಬೇಕು?

ಪ್ರಾಯೋಗಿಕವಾಗಿ, ಪತ್ರವನ್ನು ಕಳುಹಿಸುವುದು ವೃತ್ತಿಪರ ಸನ್ನಿವೇಶದಲ್ಲಿ ನಡೆಯುವ ದೈನಂದಿನ ವಿನಿಮಯಕ್ಕೆ ಸರಿಹೊಂದುತ್ತದೆ. ನಿರೀಕ್ಷೆಗೆ ಉಲ್ಲೇಖವನ್ನು ಕಳುಹಿಸಲು, ಮಿತಿಮೀರಿದ ಇನ್‌ವಾಯ್ಸ್ ಕುರಿತು ಗ್ರಾಹಕರನ್ನು ಮರುಪ್ರಾರಂಭಿಸಲು ಅಥವಾ ಸಹೋದ್ಯೋಗಿಗೆ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಕಳುಹಿಸಲು ಬಂದಾಗ ಇದು ಸಂಭವಿಸುತ್ತದೆ.

ಓದು  ಕೆಲಸದಲ್ಲಿ ಕಾಗುಣಿತ ತಪ್ಪುಗಳನ್ನು ನಿಷೇಧಿಸಿ

ಆದರೆ ವೃತ್ತಿಪರ ಇಮೇಲ್ ಅನ್ನು ಯಾವಾಗ ಬಳಸಬೇಕೆಂದು ತಿಳಿಯುವುದು ಒಂದು ವಿಷಯ ಮತ್ತು ಸಭ್ಯ ಅಭಿವ್ಯಕ್ತಿಗಳನ್ನು ಉತ್ತಮವಾಗಿ ಬಳಸುವುದು ಇನ್ನೊಂದು.

ಫಾಲೋ-ಅಪ್ ಇಮೇಲ್‌ನ ರಚನೆ ಏನು?

ಗ್ರಾಹಕರ ಫಾಲೋ-ಅಪ್ ಇಮೇಲ್ ಅನ್ನು ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ 7 ಭಾಗಗಳಲ್ಲಿ ರಚಿಸಲಾಗಿದೆ. ಇವುಗಳಲ್ಲಿ ನಾವು ಉಲ್ಲೇಖಿಸಬಹುದು:

  • ವೈಯಕ್ತೀಕರಿಸಿದ ಶಿಷ್ಟ ಸೂತ್ರ
  • ಕೊಕ್ಕೆ
  • ಸನ್ನಿವೇಶ
  • ಯೋಜನೆಯ
  • ಕ್ರಿಯೆಗೆ ಕರೆ
  • ಪರಿವರ್ತನೆ
  • ಅಂತಿಮ ಸಭ್ಯ ನುಡಿಗಟ್ಟು

ಇಮೇಲ್‌ನ ಆರಂಭದಲ್ಲಿ ಶಿಷ್ಟ ಸೂತ್ರದ ಬಗ್ಗೆ, ಅದನ್ನು ವೈಯಕ್ತೀಕರಿಸಲು ಶಿಫಾರಸು ಮಾಡಲಾಗಿದೆ. ನೀವು ಉದಾಹರಣೆಗೆ ಹೇಳಬಹುದು: "ಹಲೋ + ಕೊನೆಯ ಹೆಸರು / ಮೊದಲ ಹೆಸರು".

ಅಂತಿಮ ಶಿಷ್ಟ ಸೂತ್ರಕ್ಕೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದಂತೆ, ನೀವು ಇದನ್ನು ಅಳವಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಬಹುದು: "ನಿಮ್ಮ ವಾಪಸಾತಿ ಬಾಕಿಯಿದೆ, ನಾನು ನಿಮಗೆ ದಿನದ ಉತ್ತಮ ಅಂತ್ಯವನ್ನು ಬಯಸುತ್ತೇನೆ ಮತ್ತು ಖಂಡಿತವಾಗಿಯೂ ಲಭ್ಯವಿರಲಿ". ಈ ಶಿಷ್ಟ ಸೂತ್ರವು ನೀವು ಸ್ವಲ್ಪ ವಿಸ್ತಾರವಾದ ವ್ಯಾಪಾರ ಸಂಬಂಧವನ್ನು ಹೊಂದಿರುವ ಗ್ರಾಹಕರಿಗೆ ಅಥವಾ ನಿರ್ದಿಷ್ಟವಾಗಿ ನಿಮಗೆ ತಿಳಿದಿರುವ ಗ್ರಾಹಕರಿಗೆ ಸರಿಹೊಂದುತ್ತದೆ.

ನೀವು ದೈನಂದಿನ ಸಂಬಂಧವನ್ನು ಬೆಳೆಸಿಕೊಳ್ಳದ ಕ್ಲೈಂಟ್‌ಗೆ ಬಂದಾಗ, ಇಮೇಲ್‌ನ ಪ್ರಾರಂಭದಲ್ಲಿ ಶಿಷ್ಟ ಸೂತ್ರವು "ಮಿ. ..." ಅಥವಾ "ಮೇಡಮ್ ..." ಪ್ರಕಾರವಾಗಿರಬೇಕು. ಇಮೇಲ್‌ನ ಅಂತ್ಯದಲ್ಲಿರುವ ಶಿಷ್ಟ ಸೂತ್ರಕ್ಕೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದಂತೆ, ನೀವು "ನಿಮ್ಮ ವಾಪಸಾತಿ ಬಾಕಿಯಿದೆ, ದಯವಿಟ್ಟು ನನ್ನ ಉತ್ತಮ ಭಾವನೆಗಳ ಭರವಸೆಯನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸಿ" ಎಂಬ ಸೂತ್ರವನ್ನು ನೀವು ಬಳಸಬಹುದು.

ಕ್ಲೈಂಟ್‌ಗೆ ಉಲ್ಲೇಖಗಳನ್ನು ರವಾನಿಸಲು, ರಚನೆಯು ಬಹುತೇಕ ಒಂದೇ ಆಗಿರುತ್ತದೆ. ಆದಾಗ್ಯೂ, ಸಹೋದ್ಯೋಗಿಗೆ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ರವಾನಿಸುವಾಗ, ಹಲೋ ಹೇಳುವುದನ್ನು ಯಾವುದೂ ತಡೆಯುವುದಿಲ್ಲ. ಇಮೇಲ್‌ನ ಕೊನೆಯಲ್ಲಿ, "ಪ್ರಾಮಾಣಿಕವಾಗಿ" ಅಥವಾ "ದಯೆಯಿಂದ" ನಂತಹ ಸಭ್ಯ ಅಭಿವ್ಯಕ್ತಿಗಳನ್ನು ಸಹ ಶಿಫಾರಸು ಮಾಡಲಾಗಿದೆ.

ಓದು  ಪ್ರತಿಯೊಬ್ಬ ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರು ಸೂಕ್ತವಾದ ಸಭ್ಯ ಸೂತ್ರವನ್ನು ಹೊಂದಿದ್ದಾರೆ!