친절한 인쇄, PDF 및 이메일

 

오늘날 전자 메일은 쉽고 빠르게 통신 할 수있는 가장 좋은 방법입니다. 전문 교환의 경우 가장 많이 사용되는 방법입니다.

글을 쓰려면 전문 우편우리는 특정 기준, 팁 및 규칙을 존중해야하며, 우리는이 기사 전반에 걸쳐 귀하에게 설명하려고 노력할 것입니다.

전문 전자 메일 작성 계획의 예 

때로는 전문적인 맥락에서 메일을 관리하는 것이 복잡 할 수 있습니다. 직업적인 전자 우편을 쓰기 위하여 따르는 계획은 수령인의 처분에 필요한 모든 요소를 ​​간결하고 정확하게 작성해야합니다.

전문 이메일을 작성하려면 다음 계획을 채택 할 수 있습니다.

  • 명확하고 명시적인 개체
  • 호소 수식
  • 의사 소통의 맥락을 정립해야하는 시작
  • 결론 의례 공식
  • 서명

전문 전자 메일의 제목 선택

전문가는 하루 평균 100 개의 이메일을받을 수있는 것으로 추정됩니다. 따라서 이메일 제목을 선택하여 이메일을 열도록 권장해야합니다. 이를 위해 따라야 할 규칙이 있습니다.

1- 짧은 객체 쓰기

이메일의 개방 률을 높이기 위해 전문가는 이상적으로 최대 50 자의 제목을 사용할 것을 권장합니다.

개체를 작성할 수있는 공간이 제한되어 있으므로 전자 메일 콘텐츠와 관련된 동작 동사를 사용하면서 특정 개체를 선택해야합니다.

일반적으로 긴 물체는 전문가가 이메일을 확인하는 데 점점 더 많이 사용되는 스마트 폰에서 제대로 읽히지 않습니다.

2- 이메일 제목을 맞춤 설정합니다.

가능하면 개체 수준에서 대화 상대의 이름과 이름을 언급해야합니다. 그것은 개방 율을 증가시킬 수있는 요소입니다.

받는 사람의 세부 정보를 전자 메일의 제목 수준에 올리면 그는 가치 있고 인정받을 것입니다. 그러면 전자 메일을 열어 읽을 수 있습니다.

전문 전자 메일 본문 

직업적인 전자 우편을 쓰기 위하여는, 제목에서 출발없이 당신의 전자 우편의 몸을 명확하게 쓰고 전부 스타일과 발표의 특정 기준에 근거를 두는 것이 적당하다.

귀하의 수령인에게보다 안락한 짧은 문장을 짧게 적어서 작성하십시오.

기억해야 할 몇 가지 사항은 다음과 같습니다. 

1 - 클래식 글꼴 사용

대부분의 전자 메일 서비스에서는 사용자가 텍스트의 글꼴과 스타일을 선택할 수 있습니다. 비즈니스 이메일의 경우 "Times New Roman"또는 "Arial"과 같은 클래식 글꼴을 선택하십시오.

장식용 글꼴은 사용하지 않는 것이 좋습니다.

또한 다음을 권장합니다.

  • 읽을 수있는 글꼴 크기 채택
  • 기울임 꼴, 강조 표시 또는 색상 피하기
  • 모든 문자를 대문자로 쓰지 마라.

2- 좋은 전화 공식 작성하기

직업적인 전자 우편을 위해, 이름에 의하여 수취인을 제시하는 동안 위와 같이 그의성에 선행 된 사람의 정성의 제목을 포함하는 것이 바람직하다.

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3- 첫 번째 단락에서 자신을 소개하십시오.

누군가에게 처음으로 글을 쓰는 경우 (예를 들어 새로운 고객), 자신을 소개하고 메시지의 목적을 간단히 설명하는 것이 매우 중요합니다.

이 작은 프리젠 테이션에 한 두 문장을 할애 할 수 있습니다.

4 - 우선 순위에서 가장 중요한 정보

프레젠테이션이 끝난 후 우리는 가장 중요한 지점으로갑니다.

이메일 시작시 가장 중요한 정보를 인용하는 것은 매우 흥미 롭습니다. 귀하의 의도를 명확히함으로써 수령자의 시간을 절약 할 수 있습니다.

당신은 당신의 특파원의주의를 끌고 바로 그 요점을 찾아야합니다.

5 - 공식 어휘 사용

당신이 전문적인 이메일을 쓰고 있기 때문에 당신은 좋은 인상을 가져야합니다.

정중 한 양식으로 완전한 문장을 작성하는 것이 좋습니다.

다음을 사용하지 않는 것이 좋습니다.

  • 속어;
  • 쓸모없는 약어;
  • 이모티콘 또는 그림 이모티콘
  • 농담;
  • 무례한 말;

6- 적절한 결론을 내린다.

전자 메일을 마치려면 사용할 서명, 채택 할 톤 및 선택할 공손 수식에 대해 생각해야합니다.

우리는 전문적인 의사 소통이 여전히 남아 있음을 명심해야 합니다. 고도로 체계화 된 언어. 규칙을 숙지하고 이메일 마지막에 사용할 수식을 선택하는 것이 매우 중요합니다.

사용 된 공식은 수령인의 질과 교환의 맥락에 맞게 조정되어야한다.

예를 들어, 감독 자나 고객과 대화하는 경우 가장 적절한 문구 인 "안부 인사"를 사용할 수 있습니다. 동료라면 "Have a nice day!"라는 표현으로 이메일을 끝낼 수 있습니다. "

서명과 관련하여 이메일 끝 부분에 맞춤 서명을 자동으로 삽입하도록 이메일 소프트웨어를 설정할 수 있습니다.

효과적이려면 서명이 짧아야합니다.

  • 4 줄 이하;
  • 한 줄에 70 자 이하;
  • 귀하의 성과 이름, 직무, 회사 이름, 웹 사이트 주소, 전화 번호 및 팩스 번호, 그리고 가능한 경우 LinkedIn 또는 Viadeo 프로필 링크를 입력하십시오.

 :

로버트 할러데이

회사 Y 대표

HTTP : /www.votresite.com

전화. : 06 00 00 00 00 / 팩스 : 06 00 00 00 00

모바일 : 06 00 00 00 00

정중 한 표현 :

  • 진심으로;
  • 친애하는 ;
  • 친애하는;
  • 정중하게;
  • 따뜻한 인사;
  • 친애하는 ;
  • 당신 것,
  • 다시 뵙게되어 반갑습니다.
  • 따뜻한 인사 ...

우리가 특히 잘 아는 사람들을 위해 "hi", "friendships", "see you"와 같은 따뜻한 공식을 사용할 수 있습니다.

고전적인 공식의 다른 예 :

  • 저의 고유 한 감정 표현을 받아 들여주십시오.
  • 저의 따뜻한 인사의 표현을 받아 들여주십시오.
  • 감사합니다.
  • 저의 존경심과 헌신적 인 감정을 받아주십시오.
  • 저의 진심 어린 인사를 받아들이십시오.
  • 저의 가장 큰 배려의 표현 인 각하 / 부인을 받아들이십시오.
  • 내 안부를 전하며
  • 제 요청에 관심을 가져 주셔서 감사합니다.
  • 저의 깊은 존경심에 경의를 표합니다.
  • 귀하의 의견을 기다리는 동안, 저의 최고의 경의를 표하는 각하 / 부인을 받아들이십시오.
  • 감사합니다. 여기에서 저의 고유 한 감정을 표현한 각하 / 부인을 찾아 주시기 바랍니다.
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7- 첨부 파일 포함

첨부 파일과 관련하여 수신자에게 전자 메일 본문에 언급 된 내용을 알려주는 것을 잊지 마십시오.

받는 사람에게 보낸 첨부 파일의 크기와 수를 언급하는 것은 매우 흥미 롭습니다.

초점 : 거꾸로 된 피라미드

소위 역 피라미드 방법과 관련하여 메시지의 주요 정보로 전문 전자 메일의 텍스트를 시작한 다음 다른 정보를 중요도가 높은 순서로 계속 진행하는 것으로 구성됩니다.

그런데 왜이 방법을 채택합니까?

일반적으로 첫 번째 문장이 나머지 메시지보다 더 잘 읽 힙니다. 매력적이어야합니다. 역 피라미드 방식을 채택함으로써 독자의 시선을 쉽게 사로 잡고 끝까지 이메일을 읽고 싶게 만들 수 있습니다.

글쓰기에 관한 한 3에서 4까지 최대 4 단락을 사용하는 것이 좋습니다. 반면 단락마다 구체적인 아이디어에 중점을 둡니다.

이 방법을 채택하려면 다음을 사용하는 것이 좋습니다.

  • 비교적 짧은 문장;
  • 문장을 함께 연결하기 위해 단어 연결;
  • 현재 및 전문 언어.

 

                                                    REMINDER 

 

아시다시피, 전문적인 이메일은 친구에게 보낸 이메일과 아무 관련이 없습니다. 편지에 따라야 하는 규칙이 있습니다.

1 -주의 깊게 주제를 다루십시오.

명확히 명시한 바와 같이 업무용 이메일의 제목 필드(또는 제목)를 정확하게 작성해야 합니다. 간결하고 명확해야 합니다. 수신자는 이메일 내용을 즉시 이해해야 합니다. 따라서 그는 즉시 그것을 열 것인지 아니면 나중에 읽을 것인지 결정할 수 있습니다.

2 - 정중 한

당신이 잘 이해했듯이, 문맥에서 인사와 공손함의 공식을 사용하는 것이 필요합니다.

공식은 짧고 잘 선택되어야합니다.

3- 맞춤법 오류 수정

무엇보다 먼저 이메일을 다시 읽고 필요한 정보를 잊어 버리지 않았는지 확인하고 다른 사람이 읽지 않도록하십시오. 다른 사람의 의견을 갖는 것이 매우 흥미 롭습니다.

맞춤법 및 문법 오류를 수정하려면 전자 메일을 복사하여 워드 프로세서에 붙여 넣고 자동 검사를 수행하는 것이 좋습니다. 이 소프트웨어가 모든 결함을 수정하지는 않더라도, 당신을 도울 수 있습니다. 또는 전문 보정 소프트웨어에 투자 할 수도 있습니다.

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4- 이메일 서명

전문적인 이메일에 서명을 추가하는 것은 매우 중요합니다. 전문 서명을 작성하려면 위에 나열된 규칙을 따라야합니다.

귀하의 기능과 관련된 다양한 정보를 언급함으로써 귀하의 회사는 귀하가받는 사람을 신속하게 이해하게 될 것입니다.

5- 이메일 맞춤 설정

그것이 일반적이라면, 메일은 읽힐 가능성이 적습니다. 수신자가 메일이 오직 그에게만 전달된다고 느끼게해야합니다. 따라서 개체를 사용자 지정하고 전자 메일을 시작하기 위해 채택 할 수식을 선택해야합니다.

그룹 이메일 인 경우 수신자의 특성, 선호도, 관심사 및 위치에 따라 다른 목록을 만드는 것이 중요합니다. 수신자를 세분화하면 이메일의 개방 률을 높일 수 있습니다.

6 - 메일을 열려고합니다.

전문 전자 메일을 작성할 때는 항상받는 사람이 전자 메일을 열도록해야합니다. 일반적으로 객체는 전자 메일을 열어 읽도록 전자 메일을 보내는 첫 번째 요소입니다. 그래서 당신은 당신의 물건을 더 중요하게 생각하고 치유하고 가능한 한 매력적으로 만들어야합니다.

같은 의미에서, 이메일의 처음 두 문장은 수신자가 계속 읽고 싶어하도록해야합니다. 전자 메일의 시작 부분에서 가장 중요한 정보를 인용하고 특파원의 호기심을 유발하는 것이 좋습니다.

7- 사기성 객체 피하기

오해의 소지가있는 물건을 사용해서 이메일의 개통율을 높이면 안됩니다.

전자 메일이 이미지 (또는 회사 이미지)를 전달한다는 것을 알아야하기 때문에 도발적이고 오도 된 정보를 피하는 것이 중요합니다. 개체는 이메일의 내용을 준수해야합니다.

8 - 독자의 자리에 몸을 숨기십시오.

공감은 고려해야 할 매우 중요한 요소입니다. 이메일 제목을 적절하게 작성하고 매력적으로 만들려면 수신자의 입장에서 생각해야합니다. 당신은 당신의 특파원 입장에서 그가 스스로에게 물어볼 수있는 일련의 질문들을 나열해야합니다. 답변에서 이메일 제목을 수정할 수 있습니다.

9 - 전문 이메일 주소 사용

lovelygirl @ ... 또는 신사 @와 같은 개인 주소는 절대적으로 금지됩니다. 직업적 관계의 맥락에서, 당신은이 유형의 전자 메일 주소를 사용하는 대담한 사람에게 결코 전달되지 않습니다.

전문적인 전자 메일 주소 나 이름과 성을 포함한 개인 주소를 사용하는 것이 좋습니다.

전문적인 이메일에는 매우 훌륭한 의사 소통, 정확한 어휘, 간결한 텍스트, 명확한 요청 및 철저한 철자가 필요합니다. 우리가 방금 인용 한 규칙, 팁 및 조언을 채택함으로써 매력적인 이메일을 작성할 수 있습니다. 그러면 매력적인 이메일이 수신자에게 즉시 흥미를 불러 일으키고 관심을 불러 일으 킵니다.