직장 생활을 하다 보면 종종 항의 이메일을 작성해야 합니다. 이것은 동료, 파트너 또는 공급업체에게 보낼 수 있습니다. 동기가 무엇이든 대화 상대가 진지하게 받아들여야 하는 특정 요구 사항을 고려해야 합니다. 따라서 이러한 유형의 메시지 작성을 마스터하는 것이 필수적입니다. 항의 이메일을 성공시키는 방법은 다음과 같습니다.
사실에 집중하라
항의 이메일을 작성할 때 사실에 대해 엄격하게 작성하는 것이 중요합니다. 즉, 독자가 맥락을 빠르게 파악할 수 있도록 요소를 사실적으로 제시해야 합니다.
따라서 세부 사항과 불필요한 문장을 피하고 대신 사실 및 날짜와 같은 필수 사항을 지정하십시오. 받는 사람이 이메일의 목적을 이해할 수 있는 것은 바로 이러한 요소 때문입니다. 명확하고 정확하며 날짜가 있는 정보를 제공해야 합니다.
컨텍스트를 표시한 다음 이메일의 제목을 표시합니다.
항의 이메일을 작성할 때 바로 가십시오. 강조할 필요가 없는 명백한 내용이기 때문에 "나는 이 이메일을 당신에게 쓰고 있습니다"와 같은 문구는 필요하지 않습니다.
귀하의 불만을 야기한 사실을 명확하게 제시한 후 날짜를 잊지 마십시오. 회의, 세미나, 이메일 교환, 보고, 자재 구매, 송장 영수증 등이 될 수 있습니다.
계속해서 기대치를 가능한 한 명시적으로 말하십시오.
수신자가 이메일의 목적과 이메일에서 원하는 바를 신속하게 이해할 수 있다는 개념입니다.
당신의 대화에서 금주에 집중하십시오
항의 이메일을 작성하려면 냉정하고 간결한 스타일이 필요합니다. 사실 이것은 특수한 상황이기 때문에 사실과 기대에 집중해야 합니다. 이렇게 하려면 도전의 요지를 요약하고 일상적이고 정중한 언어로 작성된 짧은 문장을 사용하십시오.
또한 상황에 맞는 공손한 표현을 사용해야 합니다. "진심으로" 및 "안부 인사"는 이러한 유형의 교환에서 피해야 합니다.
전문적인 유지
매우 불행하더라도 항의 이메일을 작성할 때 전문적인 태도를 유지하십시오. 감정은 실제로 전문적인 글쓰기에 속하지 않기 때문에 자신을 억제하기 위해 최선을 다해야 합니다.
따라서 이런저런 방식으로 자신의 감정을 과시할 수 있는 단어를 사용하지 마십시오. 이메일을 사실대로 유지하는 것이 중요합니다.
증거 첨부
마지막으로, 항의 이메일에서 성공하려면 주장에 증거를 첨부하는 것이 필수적입니다. 귀하는 실제로 귀하가 이의를 제기할 권리가 있음을 수령인에게 보여주어야 합니다. 따라서 증거로 사용할 수 있는 모든 문서를 첨부하고 이메일에 명시하십시오.
