평균적인 프랑스 직원은 일주일 중 약 XNUMX분의 XNUMX을 매일 보내고 받는 수백 개의 이메일을 확인합니다.
그러나 우리가 시간의 좋은 일부를 위해 사서함에 갇혀 있다는 사실에도 불구하고, 심지어 가장 전문적인 사람들조차도 사용 방법을 모릅니다. 적절하게 이메일을 보내십시오.
실제로 우리가 매일 읽고 쓰는 메시지 양이 많을수록 당황 스러울 수있는 실수를 범하기 쉽고 심각한 비즈니스 결과를 초래할 수 있습니다.
이 기사에서는 가장 필수적인 "사이버 코트"규칙을 정의했습니다.
명확하고 직접적인 제목을 포함하십시오.
좋은 제목 줄의 예로는 "회의 날짜 변경", "프레젠테이션에 대한 빠른 질문" 또는 "제안 제안"이 있습니다.
사람들은 종종 제목 줄에 따라 이메일을 열기로 결정하고, 독자들이 우려 사항이나 업무 문제를 다루고 있음을 알 수 있는 이메일을 선택합니다.
전문 이메일 주소 사용
회사에서 일하는 경우 회사 이메일 주소를 사용해야 합니다. 그러나 개인 이메일 계정을 사용하는 경우 자영업이든 비즈니스 통신을 위해 가끔 사용하든 이 주소를 선택할 때 주의해야 합니다.
받는 사람이 이메일을 보내는 사람을 정확히 알 수 있도록 항상 이름이 기재된 이메일 주소가 있어야 합니다. 업무에 적합하지 않은 이메일 주소는 절대 사용하지 마세요.
"전체 회신"을 클릭하기 전에 두 번 생각하십시오.
아무 관련도 없는 20명의 이메일을 읽고 싶어 하는 사람은 없습니다. 많은 사람들이 스마트폰으로 새 메시지 알림을 받거나 컴퓨터 화면에서 주의를 산만하게 하는 팝업 메시지를 받기 때문에 이메일을 무시하기 어려울 수 있습니다. 목록에 있는 모든 사람이 이메일을 받아야 한다고 생각하지 않는 한 "전체 회신"을 클릭하지 마십시오.
서명 블록 포함
독자에게 자신에 대한 정보를 제공하십시오. 일반적으로 전화번호를 포함한 귀하의 성명, 직위, 회사 이름 및 연락처 정보를 포함하십시오. 자신을 위해 약간의 광고를 추가할 수도 있지만 말이나 삽화를 너무 많이 사용하지 마십시오.
나머지 이메일과 동일한 글꼴, 크기 및 색상을 사용합니다.
전문적인 인사말 사용
"Hello", "Hi!"와 같은 일상적인 구어체 표현을 사용하지 마십시오. 또는 "잘 지내?".
우리의 저술의 여유로운 성질은 이메일의 인사말에 영향을 미치지 않아야합니다. "안녕하세요!"매우 격식없는 인사말이며 일반적으로 업무 상황에서 사용해서는 안됩니다. 대신 "Hello"또는 "Good evening"을 사용하십시오.
느낌표를 아껴 사용
느낌표를 사용하기로 선택한 경우 느낌표 하나만 사용하여 열정을 표현하십시오.
사람들은 때때로 정신이 팔려 문장 끝에 느낌표를 여러 개 붙입니다. 결과가 너무 감정적이거나 미숙해 보일 수 있습니다. 느낌표는 쓰기에 아껴서 사용해야 합니다.
유머에 조심하십시오.
유머는 정확한 어조와 표정 없이 번역에서 쉽게 길을 잃습니다. 전문적인 대화에서 유머는 받는 사람을 잘 알지 못하는 한 이메일에서 제외하는 것이 가장 좋습니다. 또한 당신이 재미있다고 생각하는 것이 다른 사람에게는 아닐 수도 있습니다.
다른 문화권의 사람들이 말하고 다르게 쓰는 것을 아십시오.
특히 서로의 바디 랭귀지를 볼 수 없는 서면 형식의 경우 문화적 차이로 인해 의사소통 오류가 쉽게 발생할 수 있습니다. 메시지를 받는 사람의 문화적 배경이나 지식 수준에 맞게 조정하십시오.
고도의 문맥 문화 (일본어, 아랍어 또는 중국어)가 당신과 사업하기 전에 당신을 알기 원한다는 것을 명심하는 것이 좋습니다. 결과적으로 이들 국가의 직원들이 자신의 서면 자료에서 더 개인적으로 보일 수 있습니다. 반면에, 낮은 맥락의 문화 (독일, 미국 또는 스칸디나비아)의 사람들은 매우 빨리 그 지점으로 가고 싶어합니다.
이메일이 귀하를 위한 것이 아니더라도 귀하의 이메일에 응답하십시오.
귀하에게 전송된 모든 이메일에 답장을 보내는 것은 어렵지만 시도해야 합니다. 여기에는 특히 발신자가 응답을 기대하는 경우 이메일이 실수로 귀하에게 전송된 경우가 포함됩니다. 답장은 필요하지 않지만 좋은 이메일 에티켓입니다. 특히 그 사람이 당신과 같은 회사나 업계에서 일하는 경우라면 더욱 그렇습니다.
다음은 응답의 예입니다. “당신이 매우 바쁘다는 것을 알고 있지만, 당신이 나에게 이 이메일을 보내고 싶어하지 않았다고 생각합니다. 그리고 적절한 사람에게 보낼 수 있도록 알려주고 싶었습니다. »
각 메시지 검토
실수 귀하의 이메일 수신자가 눈치 채지 못할 것입니다. 그리고 받는 사람에 따라서는 판단을 받을 수도 있습니다.
맞춤법 검사기에 의존하지 마십시오. 메일을 보내기 전에 가급적 큰 소리로 여러 번 읽고 다시 읽으십시오.
이메일 주소를 마지막에 추가
이메일 작성 및 수정을 완료하기 전에 실수로 이메일을 보내지 않도록 하십시오. 메시지에 답장을 보낼 때에도 받는 사람의 주소를 제거하고 메시지를 보낼 준비가 되었다고 확신할 때만 삽입하는 것이 좋습니다.
올바른 수신자를 선택했는지 확인하십시오.
이메일의 "받는 사람" 줄에 주소록에서 이름을 입력할 때 매우 주의해야 합니다. 잘못된 이름을 선택하기 쉽습니다. 이는 귀하와 이메일을 잘못 수신한 사람 모두에게 당혹스러울 수 있습니다.
클래식 글꼴 사용
전문 서신의 경우 항상 글꼴, 색상 및 표준 크기를 유지하십시오.
기본 규칙 : 다른 사람들이 귀하의 이메일을 쉽게 읽을 수 있어야합니다.
일반적으로 Arial, Calibri 또는 Times New Roman과 같이 10 또는 12포인트 활자체와 읽기 쉬운 서체를 사용하는 것이 가장 좋습니다. 색상에 관해서는 검정색이 가장 안전한 선택입니다.
너의 어조로 계속 지켜봐라.
농담이 번역에서 없어지면 메시지가 빨리 오해 될 수 있습니다. 인터뷰 담당자는 일대일 토론에서 얻을 수있는 보컬 큐 및 표정을 가지고 있지 않습니다.
오해를 피하려면 보내기를 클릭하기 전에 메시지를 크게 읽는 것이 좋습니다. 너에게 힘든 것 같으면 독자에게는 힘들 것 같다.
최상의 결과를 얻으려면 완전히 부정적인 단어("실패", "나쁜" 또는 "간과된")를 사용하지 말고 항상 "제발" 및 "고맙습니다"라고 말하십시오.
