친절한 인쇄, PDF 및 이메일

평균적인 프랑스 직원은 일주일에 4 분의 1에 걸쳐 매일 보내고받는 수백 개의 전자 메일을 검색합니다.

그러나 우리가 시간의 좋은 일부를 위해 사서함에 갇혀 있다는 사실에도 불구하고, 심지어 가장 전문적인 사람들조차도 사용 방법을 모릅니다. 적절하게 이메일을 보내십시오.

실제로 우리가 매일 읽고 쓰는 메시지 양이 많을수록 당황 스러울 수있는 실수를 범하기 쉽고 심각한 비즈니스 결과를 초래할 수 있습니다.

이 기사에서는 가장 필수적인 "사이버 코트"규칙을 정의했습니다.

명확하고 직선적 인 물체를 포함 시키십시오.

좋은 제목 줄의 예로는 "수정 한 날짜", "귀하의 프레젠테이션에 대한 빠른 질문"또는 "제안 제안"이 있습니다.

사람들은 종종 오픈하기로 결정합니다. 이메일 제목 줄에 따라 독자가 우려 사항이나 비즈니스 문제를 다루고 있음을 알릴 수 있는 제목을 선택하십시오.

전문 이메일 주소 사용

회사에서 일하면 회사의 전자 메일 주소를 사용해야합니다. 그러나 개인 이메일 계정을 사용하는 경우 프리랜서 이건 가끔 비즈니스 매치를 위해 가끔 사용하든이 주소를 선택할 때는주의해야합니다.

수신자가 누가 이메일을 보내고 있는지 정확히 알 수 있도록 항상 귀하의 이름이 담긴 이메일 주소가 있어야합니다. 작업에 적합하지 않은 전자 메일 주소를 절대로 사용하지 마십시오.

"전체 회신"을 클릭하기 전에 두 번 생각하십시오.

아무도 그들과 아무 관련이없는 20 명의 이메일을 읽고 싶어하지 않습니다. 많은 사람들이 스마트 폰에서 새 메시지 알림을 받거나 컴퓨터 화면에서 산만 한 팝업 메시지를 받기 때문에 이메일을 무시하는 것은 어려울 수 있습니다. 목록의 모든 구성원이 이메일을 받아야한다고 생각하지 않는 한 "전체 회신"을 클릭하지 마십시오.

READ  직장에서 철자 오류를 피해야하는 이유

서명 블록 포함

독자에게 당신에 관한 정보를 제공하십시오. 일반적으로 전화 번호를 포함하여 성명, 직위, 회사 이름 및 연락처 정보를 기재하십시오. 또한 광고를 직접 추가 할 수는 있지만 말이나 삽화와 너무 멀리지나 가지 마십시오.

이메일의 나머지 부분과 동일한 글꼴, 크기 및 색상을 사용하십시오.

전문적인 인사말 사용

"Hello", "Hi!"또는 "How are?"와 같이 편안하고 익숙한 표현을 사용하지 마십시오.

우리의 저술의 여유로운 성질은 이메일의 인사말에 영향을 미치지 않아야합니다. "안녕하세요!"매우 격식없는 인사말이며 일반적으로 업무 상황에서 사용해서는 안됩니다. 대신 "Hello"또는 "Good evening"을 사용하십시오.

적당히 느낌표를 사용하십시오.

느낌표를 사용하기로 결정했다면, 오직 하나만 사용하여 열정을 표현하십시오.

사람들은 때로는 화를 내며 문장 끝에 여러 가지 느낌표를 붙입니다. 결과가 너무 정서적이거나 미숙 해 보일 수 있으므로 느낌표는 서면으로 사용하지 말아야합니다.

유머에 조심하십시오.

유머는 올바른 음색이나 표정없이 쉽게 잃어 버릴 수 있습니다. 전문 교환 업체에서는 수령인을 잘 알지 못하면 유머를 이메일에서 제외하는 것이 좋습니다. 또한 재미 있다고 생각되는 부분은 다른 사람에게 해당되지 않을 수도 있습니다.

다른 문화권의 사람들이 말하고 다르게 쓰는 것을 아십시오.

우리가 서로의 몸짓 언어를 볼 수없는 서면 형태의 문화적 차이로 인해 의사 소통이 원활하지 않을 수 있습니다. 수령인의 문화적 배경이나 지식의 수준에 맞게 메시지를 수정하십시오.

READ  상사에게 이메일 보내기: 어떤 종류의 공손한 공식을 사용해야 할까요?

고도의 문맥 문화 (일본어, 아랍어 또는 중국어)가 당신과 사업하기 전에 당신을 알기 원한다는 것을 명심하는 것이 좋습니다. 결과적으로 이들 국가의 직원들이 자신의 서면 자료에서 더 개인적으로 보일 수 있습니다. 반면에, 낮은 맥락의 문화 (독일, 미국 또는 스칸디나비아)의 사람들은 매우 빨리 그 지점으로 가고 싶어합니다.

이메일이 아니더라도 답장하십시오.

귀하에게 발송 된 모든 이메일에 답변하는 것은 어렵지만 시도해야합니다. 여기에는 이메일이 실수로 발송 된 경우가 포함됩니다. 특히 발신자가 답을 기다리는 경우가 이에 해당됩니다. 대답은 꼭 필요한 것은 아니지만 전자 메일의 좋은 레이블입니다. 특히 해당 회사 또는 회사에서 근무하는 사람에게는 좋습니다.

다음은 샘플 응답입니다.“당신이 매우 바쁘다는 것을 알고 있지만,이 이메일을 저에게 보내고 싶지 않은 것 같습니다. 올바른 사람에게 보낼 수 있도록 알려 드리고 싶었습니다. "

각 메시지 검토

실수 귀하의 이메일 수신자에게 눈치 채지 않습니다. 그리고 수령인에 따라, 당신은 그것을하기를 위해 시도 될 수있다.

맞춤법 검사기에 의존하지 마십시오. 메일을 읽고 나서 몇 번이나, 큰 소리로 읽은 다음 다시 읽으십시오.

전자 메일 주소를 마지막으로 추가하십시오.

메시지 작성 및 수정을 완료하기 전에 실수로 전자 메일을 보내지 마십시오. 메시지에 회신 할 때도 수신자의 주소를 삭제하고 메시지를 보낼 준비가 된 경우에만 주소를 삽입하는 것이 좋습니다.

READ  급여 명세서를 받기위한 샘플 편지

올바른 수신자를 선택했는지 확인하십시오.

전자 메일의 "수신"줄에 주소록의 이름을 입력 할 때 매우 신중해야합니다. 잘못된 이름을 선택하는 것은 쉽습니다. 실수로 메일을받는 사람과 당황하게 할 수 있습니다.

클래식 글꼴 사용

전문 서신의 경우 항상 글꼴, 색상 및 표준 크기를 유지하십시오.

기본 규칙 : 다른 사람들이 귀하의 이메일을 쉽게 읽을 수 있어야합니다.

일반적으로 10 또는 12 도트 문자와 Arial, Calibri 또는 Times New Roman과 같이 읽기 쉬운 글꼴을 사용하는 것이 가장 좋습니다. 그것이 색깔에 관해서, 검정은 가장 안전한 선택이다.

너의 어조로 계속 지켜봐라.

농담이 번역에서 없어지면 메시지가 빨리 오해 될 수 있습니다. 인터뷰 담당자는 일대일 토론에서 얻을 수있는 보컬 큐 및 표정을 가지고 있지 않습니다.

오해를 피하려면 보내기를 클릭하기 전에 메시지를 크게 읽는 것이 좋습니다. 너에게 힘든 것 같으면 독자에게는 힘들 것 같다.

최상의 결과를 얻으려면 완전히 부정적인 단어 ( "실패", "나쁜"또는 "무시한")를 사용하지 말고 항상 "please"와 "thank you"라고 말하십시오.