읽을 글쓰기

한 동료가 한 시간 후에 있는 회의에 대해 이메일을 보냈습니다. 이메일에는 중요한 프로젝트의 일부로 제시해야 하는 주요 정보가 포함되어야 합니다.

하지만 문제가 있습니다. 이메일이 너무 심하게 쓰여서 필요한 데이터를 찾을 수 없습니다. 철자 오류와 불완전한 문장이 있습니다. 단락이 너무 길고 혼란스러워 원하는 정보를 찾는 데 걸리는 시간의 세 배입니다. 결과적으로, 당신은 회의에 대한 준비가 부족하고 기대한 대로 진행되지 않습니다.

이와 유사한 상황에 직면한 적이 있습니까? 정보가 넘쳐나는 세상에서 명확하고 간결하며 효과적으로 의사소통하는 것은 필수적입니다. 사람들은 책 길이의 이메일을 읽을 시간이 없고, 제대로 구성되지 않고 유용한 정보가 도처에 흩어져 있는 이메일을 해석할 인내심이 없습니다.

플러스 작문 기술 좋은 사람일수록 상사, 동료 및 고객을 포함하여 주변 사람들에게 더 좋은 인상을 줄 것입니다. 이 좋은 인상이 당신을 얼마나 멀리 데려갈지 결코 알 수 없습니다.

이 기사에서는 글쓰기 기술을 향상시키고 일반적인 실수를 피하는 방법에 대해 알아 봅니다.

대상 및 형식

명확하게 쓰기 위한 첫 번째 단계는 적절한 형식을 선택하는 것입니다. 비공식 이메일을 보내야 합니까? 자세한 보고서를 작성하시겠습니까? 아니면 정식 편지를 쓰나요?

형식은 청중과 함께 "글쓰기 목소리", 즉 어조가 얼마나 형식적이거나 편안해야 하는지를 정의합니다. 예를 들어, 잠재 고객에게 이메일을 쓰는 경우 친구에게 보내는 이메일과 같은 톤이어야 합니까?

확실히 아닙니다.

메시지를 읽을 사람을 식별하는 것부터 시작하십시오. 고위 경영진, 전체 팀 또는 특정 파일에서 작업하는 소규모 그룹을 위한 것입니까? 당신이 쓰는 모든 것에서 독자 또는 수신자는 내용의 측면뿐만 아니라 당신의 어조를 정의해야 합니다.

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구성 및 스타일

당신이 쓰고있는 글과 쓰고있는 글을 알고 나면 글쓰기를 시작해야합니다.

빈 흰색 컴퓨터 화면은 종종 위협적입니다. 어떻게 시작해야 할지 모르기 때문에 막히기 쉽습니다. 문서 작성 및 서식 지정에 대한 다음 팁을 시도해 보세요.

 

  • 잠재 고객부터 시작하십시오.: 독자들은 당신이 그들에게 말하는 것에 대해 아무것도 모를 수 있음을 기억하십시오. 그들은 무엇을 먼저 알아야 합니까?
  • 계획 만들기: 보고서, 프레젠테이션 또는 연설과 같은 긴 문서를 작성할 때 특히 유용합니다. 개요는 어떤 단계를 어떤 순서로 따라야 하는지 식별하고 작업을 관리 가능한 정보로 분류하는 데 도움이 됩니다.
  • 약간의 공감을 시도하십시오: 예를 들어 잠재 고객을 위한 영업 이메일을 작성하는 경우 잠재 고객이 귀하의 제품이나 영업 프레젠테이션에 관심을 가져야 하는 이유는 무엇입니까? 그들에게 어떤 유익이 있습니까? 청중의 요구 사항을 항상 기억하십시오.
  • 수사학 삼각형을 사용하십시오.: 누군가에게 무언가를 하도록 설득하려는 경우 사람들이 왜 당신의 말을 들어야 하는지, 청중의 관심을 끌 수 있는 방식으로 메시지를 전달하고, 합리적이고 일관된 방식으로 정보를 제시해야 하는지를 설명해야 합니다.
  • 주요 테마 식별: 메시지의 주요 주제를 정의하는 데 어려움이 있는 경우 자신의 입장을 설명할 시간이 15초 남았다고 가정합니다. 뭐라고 합니까? 이것은 아마도 당신의 주요 주제일 것입니다.
  • 평이한 언어 사용: 과학 논문을 작성하지 않는 한 일반적으로 간단하고 직접적인 언어를 사용하는 것이 가장 좋습니다. 사람들에게 감동을 주기 위해 긴 말을 사용하지 마십시오.

Structure

귀하의 문서는 가능한 한 사용자에게 친숙해야합니다. 가능한 한 제목, 자막, 글 머리 기호 및 숫자를 사용하여 텍스트를 구분하십시오.

결국, 긴 단락으로 채워진 페이지와 섹션 제목과 글머리 기호가 있는 짧은 단락으로 분할된 페이지 중 어떤 것이 더 읽기 쉬울까요? 스캔하기 쉬운 문서는 길고 빽빽한 단락이 있는 문서보다 더 자주 읽습니다.

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제목은 독자의 주의를 사로잡아야 합니다. 질문을 사용하는 것은 특히 광고 카피에서 종종 좋은 생각입니다. 질문은 독자의 관심과 호기심을 유지하는 데 도움이 되기 때문입니다.

전자 메일 및 제안서에는이 기사의 내용과 같이 짧고 사실적인 제목과 부제를 사용하십시오.

그래픽을 추가하는 것도 텍스트를 분리하는 현명한 방법입니다. 이러한 시각 보조 장치는 독자가 내용에 집중할뿐만 아니라 텍스트보다 훨씬 더 중요한 정보를 전달할 수 있도록합니다.

문법 오류

이메일의 실수로 인해 업무가 비전문적으로 보일 수 있음을 알고 있을 것입니다. 맞춤법 검사기를 사용하고 가능한 한 맞춤법을 수정하여 큰 실수를 피하는 것이 중요합니다.

다음은 일반적으로 사용되는 단어의 예입니다.

 

  • 나는 보내 / 보내 / 당신을 보내

 

"보내는"동사는 첫 번째 동사의 동사입니다. 하나는 항상 "e"라는 단수의 첫 번째 사람에게 씁니다. "e"가없는 "발송물"은 이름 ( "발송물")이며 복수형 : "발송물"일 수 있습니다.

 

  • 나도 너와 합류한다.

 

하나는 항상 "나는 당신과 함께" "s"로 씁니다. "조인트"는 "t"는 제 3자가 단수의 결합 인 "he joined"입니다.

 

  • 마감일 / 마감일

 

여성 이름에 "범퍼"가 붙어 있더라도 유혹에 굴복하지 말고 "e"없이 항상 "범퍼"라고 적으십시오.

 

  • 권장 사항 / 권장 사항

 

영어로 "추천"을 "e"로 쓰는 경우, 프랑스어로 "추천"을 항상 "a"로 작성합니다.

 

  • 거기 있니? / 거기 있니?

 

발음을 용이하게하고 연속 된 두 모음을 방지하기 위해 의문 공식에 유성 "t"를 추가합니다. 그러므로 우리는 "있다"라고 쓸 것입니다.

 

  • 측면에서 / 측면에서

 

사람은 "s"없이 "절에서"씁니다. 실제로이 표현의 사용에는 항상 여러 "용어"가 있습니다.

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  • 중 / 중

 

"except"라는 단어가 "s"로 끝나는 것에 잘못 인도하지 않도록주의하십시오. 사람은 "사이"에 "s"를 쓰지 않습니다. 그것은 전치사이며 변하지 않습니다.

 

  • 동의 한대로 / 합의한대로

 

여성 이름에 붙인 경우에도 "동의 한대로"항상 변하지 않고 "e"를 사용하지 않습니다.

 

  • 유지 보수 / 서비스

이름과 동사를 혼동하지 마십시오. "t"가없는 "인터뷰"라는 이름은 교환 또는 "취업 면접"을 나타냅니다. 단수의 "유지하다"라는 제 3 자의 복합 동사는 무언가를 유지하는 행동을 할 때 사용됩니다.

일부 독자는 맞춤법 및 문법에 완벽하지 않습니다. 이러한 실수를 범한 사람들은 눈치 채지 못할 수도 있습니다. 그러나이를 변명으로 사용하지 마십시오. 보통 고위 경영진과 같은 사람들이 주목할 것입니다.

이러한 이유로 귀하가 작성하는 모든 내용은 모든 독자가 수용할 수 있는 품질이어야 합니다.

확인

좋은 교정의 적은 속도입니다. 많은 사람들이 이메일을 서두르지만 오류를 놓치는 경우가 많습니다. 작성한 내용을 확인하려면 다음 지침을 따르세요.

  • 머리글과 바닥 글 확인: 사람들은 종종 텍스트에만 집중하기 위해 그들을 무시합니다. 헤더가 크고 볼드하다고 해서 오류가 없는 것은 아닙니다!
  • 이메일을 크게 읽으십시오.: 이렇게하면 속도가 느려지므로 오류를 더 많이 감지 할 수 있습니다.
  • 읽는 동안 손가락을 사용하여 텍스트를 따라 가십시오.: 그것은 당신이 천천히하는 데 도움이되는 또 다른 것입니다.
  • 텍스트 끝에서 시작: 문장을 처음부터 끝까지 다시 읽으면 내용이 아닌 오류에만 집중할 수 있습니다.