더 나은 가독성을 위해 이메일을 정렬하고 정리하세요.
수천 개의 이메일을 스트레스 없이 관리하는 첫 번째 단계는 받은 편지함이 잘 정리되어 있는지 확인하는 것입니다. 이를 위해 기업용 Gmail은 이를 달성하는 데 도움이 되는 몇 가지 기능을 제공합니다.
먼저 받은편지함 탭을 활용하세요. Gmail은 "메인", "프로모션" 및 "소셜 네트워크"와 같은 사용자 지정 가능한 탭을 제공합니다. 이 탭을 활성화하면 이메일을 성격에 따라 구분하여 쉽게 읽을 수 있습니다.
다음으로 라벨을 사용하여 이메일을 분류해 보세요. 중요한 프로젝트, 클라이언트 또는 주제에 대한 사용자 지정 레이블을 만들고 쉽게 검색할 수 있도록 이메일에 할당할 수 있습니다. 색상을 사용하여 서로 다른 범주를 빠르게 구분할 수도 있습니다.
Gmail 필터는 특정 작업을 자동화하고 받은 편지함을 보다 효율적으로 관리하는 또 다른 훌륭한 기능입니다. 예를 들어 필터를 생성하여 특정 주소 또는 특정 제목의 이메일을 자동으로 보관하거나 라벨을 적용하거나 읽음으로 표시할 수 있습니다.
마지막으로 중요한 이메일을 표시하고 나중에 쉽게 찾을 수 있도록 깃발과 별표를 사용하는 것을 잊지 마십시오. Gmail 설정에서 사용할 수 있는 별표 및 플래그 유형을 맞춤설정하여 이메일을 더 잘 정리할 수 있습니다.
다음 도움말을 따르면 Gmail 받은편지함을 효과적으로 정리하고 스트레스 없이 수천 개의 이메일을 관리할 수 있습니다.
받은 편지함 관리에 대한 사전 예방적 접근 방식을 취하십시오.
수천 개의 이메일을 스트레스 없이 관리하려면 끊임없이 쏟아지는 메시지에 압도당하지 않도록 적극적인 접근 방식이 필요합니다. 다음은 비즈니스 Gmail 받은편지함을 관리하는 데 도움이 되는 몇 가지 전략입니다.
첫째, 받은 편지함을 정기적으로 확인하고 가능한 한 빨리 이메일을 처리하는 습관을 들이십시오. 이를 통해 중요한 메시지에 신속하게 응답하고 읽지 않은 이메일의 백로그를 피할 수 있습니다. 또한 이메일 확인 및 처리를 위한 특정 시간대를 설정하여 업무에 지속적으로 방해받지 않도록 할 수 있습니다.
다음으로 긴급한 이메일과 기다릴 수 있는 이메일을 구별하는 방법을 배웁니다. 즉각적인 조치가 필요한 메시지를 신속하게 식별하여 우선 순위를 지정하고 덜 중요한 이메일에 시간을 낭비하지 않도록 할 수 있습니다.
기업용 Gmail은 즉시 처리할 수 없는 이메일에 대한 알림을 설정하는 기능도 제공합니다. "대기" 기능을 사용하여 미리 알림을 설정하고 나중에 여유 시간이 있을 때 이메일을 처리하도록 예약하십시오.
마지막으로 오래된 이메일을 삭제하거나 보관하여 받은 편지함을 정기적으로 정리해야 합니다. 이렇게 하면 정리된 받은 편지함을 유지하고 여전히 중요한 메시지에 집중할 수 있습니다.
이러한 능동적 전략을 채택하면 스트레스 없이 수천 개의 이메일을 효과적으로 관리하고 매일 받는 메시지의 양에 대해 침착함을 유지할 수 있습니다.
커뮤니케이션을 최적화하여 이메일 양을 줄이세요
스트레스 없이 수천 개의 이메일을 관리하는 또 다른 방법은 커뮤니케이션을 최적화하여 주고받는 이메일의 양을 줄이는 것입니다. 다음은 비즈니스에서 Gmail과의 커뮤니케이션을 개선하기 위한 몇 가지 팁입니다.
메시지를 이해하기 쉽게 만들고 추가 대화의 필요성을 줄이기 위해 명확하고 간결한 이메일을 작성하는 것부터 시작하세요. 짧은 단락, 제목 및 글머리 기호 목록으로 이메일을 구성하여 더 읽기 쉽고 매력적으로 만드십시오.
Gmail의 도구를 사용하여 협업하고 불필요한 이메일 교환을 피하세요. 예를 들어 이메일을 통해 첨부파일을 보내는 대신 Google Docs, Sheets 또는 Slides를 사용하여 문서를 공유하고 실시간으로 공동작업하세요.
또한 비공식 토론이나 빠른 질문의 경우 다음과 같은 다른 커뮤니케이션 도구를 사용하는 것을 고려하십시오. Google 채팅 이메일을 보내는 대신 Google Meet 또는 Google Meet을 사용할 수 있습니다. 이렇게 하면 시간을 절약하고 받은 편지함에 있는 이메일 수를 줄일 수 있습니다.
마지막으로, 수신 이메일의 양을 줄이려면 관련 없는 뉴스레터나 알림을 자유롭게 구독 취소하십시오. Gmail for Business는 모든 프로모션 이메일 상단에 수신 거부 링크를 제공하여 구독을 쉽게 관리할 수 있도록 합니다.
커뮤니케이션을 최적화하고 이메일 양을 줄이면 비즈니스 Gmail 받은편지함을 더 잘 관리하고 수천 개의 이메일을 관리해야 하는 스트레스를 피할 수 있습니다.
