친절한 인쇄, PDF 및 이메일

 

패 '이메일 우리 대부분이 선호하는 커뮤니케이션 도구입니다. 이메일은 대화 상대와 동시에 의사 소통을 할 필요가 없기 때문에 좋습니다. 이를 통해 동료가 없거나 지구 반대편에 있을 때 현재 문제를 진행할 수 있습니다.

그러나 우리 대부분은 끝없는 이메일 목록에 빠져 있습니다. 2016 년에 발표 된 보고서에 따르면 평균적인 비즈니스 사용자는 하루에 100 개 이상의 이메일을 수신하고 보냅니다.

또한 이메일은 너무 쉽게 오해됩니다. 최근의 센드 메일 (Sendmail) 연구에 따르면 64 %의 사람들이 분노 또는 의도하지 않은 혼란을 야기한 이메일을 보내거나 받았다.

우리가 송수신하는 이메일의 양과 이메일이 종종 잘못 해석되기 때문에 명확하고 간결한 방식으로 이메일을 작성하는 것이 중요합니다.

전문적인 전자 메일을 올바르게 작성하는 방법

짧고 정확한 전자 메일을 작성하면 전자 메일 관리에 소요되는 시간이 줄어들고 생산성이 향상됩니다. 전자 메일을 짧게 유지하면 전자 메일을 보내는 데 드는 시간을 줄이고 다른 작업을 수행하는 데 더 많은 시간을 사용할 수 있습니다. 즉, 글쓰기는 분명히 기술입니다. 모든 기술과 마찬가지로 개발 작업.

처음에는 긴 이메일을 쓸 때 짧은 이메일을 작성하는 데 많은 시간이 필요할 수 있습니다. 그러나 이러한 경우에도받은 편지함에 공간을 추가 할 수있어 동료, 고객 또는 직원의 생산성을 높일 수 있습니다. 그러면 응답 속도가 빨라집니다.

명확하게 글을 쓰면 원하는 것을 알고 상황이 일어나는 사람으로 알려지게됩니다. 둘 다 당신의 직업 전망에 좋습니다.

그렇다면 명확하고 간결하며 전문적인 전자 메일을 작성하는 데 무엇이 필요합니까?

목표 확인

명확한 전자 메일은 항상 명확한 목적을 가지고 있습니다.

당신이 이메일을 쓰기 위해 앉아있을 때마다 몇 초 동안 "왜 내가 이것을 보냅니 까? 수령인에게 무엇을 기대합니까?

이 질문에 답할 수 없다면 전자 메일을 보내면 안됩니다. 필요한 것을 모른 채 전자 메일을 작성하는 것은 시간을 낭비하고받는 사람을 낭비하는 것입니다. 자신이 원하는 것을 정확히 모르는 경우, 명확하고 간결하게 자신을 표현하는 것이 어려울 것입니다.

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"한 번에 하나씩"규칙 사용

이메일은 회의를 대신 할 수 없습니다. 업무 회의가 진행되는 동안 의제 항목에 대한 작업이 많을수록 회의의 생산성이 향상됩니다.

이메일의 경우, 그 반대가 사실입니다. 이메일에 다른 주제를 적게수록할수록 대화 상대에게 더 많은 것을 알릴 수 있습니다.

그래서 "한 번에 한 가지"규칙을 실행하는 것이 좋습니다. 당신이 보내는 모든 이메일이 약 한 가지인지 확인하십시오. 다른 프로젝트에서 통신해야하는 경우 다른 이메일을 작성하십시오.

"이 이메일은 정말로 필요한 것입니까?"라고 스스로에게 묻기에 좋은 시간입니다. 다시 한번 말하지만, 절대적으로 필요한 이메일 만이 이메일을 보내는 사람의 존경심을 증언합니다.

감정 이입의 연습

공감은 다른 사람들의 눈을 통해 세계를 볼 수있는 능력입니다. 이렇게하면 자신의 생각과 느낌을 이해하게됩니다.

이메일을 쓸 때 독자의 관점에서 생각해보십시오. 당신이 쓴 모든 것을 가지고 자신에게 물어보십시오.

  • 이 문장을받은다면 어떻게 해석 할 수 있습니까?
  • 모호한 용어가 포함되어 있습니까?

이것은 작성해야하는 방식에 대한 간단하지만 효과적인 조정입니다. 당신을 읽을 사람들에 대해 생각하면 그들이 당신에게 반응하는 방식이 바뀔 것입니다.

다음은 시작하는 데 도움이되는 세상을 바라 보는 공감할 수있는 방법입니다. 대부분의 사람들 :

  • 바쁘다. 그들은 당신이 원하는 것을 추측 할 시간이 없으며, 귀하의 이메일을 읽고 신속하게 응답하고 싶습니다.
  • 칭찬을 즐겨라. 당신이 그들이나 그들의 일에 대해 긍정적 인 말을 할 수 있다면, 그렇게하십시오. 당신의 말은 낭비되지 않을 것입니다.
  • 감사 드리고 싶습니다. 수령인이 어떤 방식 으로든 당신을 도왔다면, 그를 감사드립니다. 당신을 도울 자신의 직업 일 때라도해야합니다.

프리젠 테이션 단축

누군가에게 처음으로 이메일을 보낼 때 수신자에게 자신이 누구인지 알려야합니다. 일반적으로 한 문장으로 할 수 있습니다. 예 :“[이벤트 X]에서 만나서 반갑습니다. "

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프리젠 테이션을 단축하는 한 가지 방법은 마치 얼굴을 ​​마주하는 것처럼 글을 쓰는 것입니다. 직접 만나면 5 분짜리 독백에 빠지기를 원하지 않을 것입니다. 따라서 이메일에서하지 마십시오.

소개가 필요한지 알 수 없습니다. 이미 수령인에게 연락했을 수도 있지만, 그녀가 당신을 기억할 지 모르겠습니다. 전자 서명에 자격 증명을 남길 수 있습니다.

이렇게하면 오해를 피할 수 있습니다. 당신은 이미 당신이 무례하다는 것을 알고있는 누군가에게 다시 선물합니다. 그녀가 당신을 안다면 그녀는 당신의 서명을 확인하게 할 수 있습니다.

다섯 문장으로 제한하십시오.

당신이 쓰는 모든 이메일에서, 당신은 더 이상 당신이 필요로하는 것을 말할 충분한 문장을 사용해야합니다. 유용한 연습은 5 문장으로 자신을 제한하는 것입니다.

5 개 미만의 문장은 종종 잔인하고 무례하며 5 개 이상의 문장은 시간을 낭비합니다.

5 문장을 포함한 이메일을 보관하는 것이 불가능할 때가있을 것입니다. 그러나 대부분의 경우 다섯 문장으로 충분합니다.

5 문장의 규율을 채택하면 이메일 작성 속도가 빨라집니다. 당신은 또한 더 많은 답변을 얻을 것이다.

짧은 단어 사용

1946에서 George Orwell은 작가들이 단편이 나오는 곳에 긴 단어를 쓰지 말라고 조언했습니다.

이 조언은 특히 이메일 작성시 더욱 중요합니다.

짧은 단어는 독자의 존경심을 나타냅니다. 짧은 단어를 사용하면 메시지를 쉽게 이해할 수있게되었습니다.

짧은 문장과 단락에서도 마찬가지입니다. 메시지를 명확하고 이해하기 쉽게하려면 큰 텍스트 블록을 작성하지 마십시오.

활성 음성 사용

활성 음성은 읽기 쉽습니다. 그것은 또한 행동과 책임을 권장합니다. 실제로 활동적인 목소리에서 문장은 행동하는 사람에게 초점을 맞 춥니 다. 수동적 인 목소리에서 문장은 사람이 행동하는 대상에 집중합니다. 수동적 인 목소리로, 혼자 일이 일어나고있는 것처럼 보일 수 있습니다. 적극적으로 일하는 것은 사람들이 행동 할 때만 일어납니다.

표준 구조에 충실하십시오.

이메일을 짧게 유지하는 열쇠는 무엇입니까? 표준 구조를 사용하십시오. 이 템플릿은 작성한 모든 이메일에 대해 수행 할 수있는 템플릿입니다.

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전자 메일을 짧게 유지하는 것 외에도 표준 구조를 따르면 신속하게 작성할 수 있습니다.

시간이 지남에 따라, 당신은 당신을 위해 일할 구조를 개발할 것입니다. 다음은 시작하기위한 간단한 구조입니다.

  • 인사말
  • 칭찬
  • 이메일을 보내는 이유
  • 행동 촉구
  • 마감 메시지 (마감)
  • 서명

이들 각각에 대해 자세히 살펴 보겠습니다.

  • 이것은 이메일의 첫 번째 줄입니다. "안녕하세요, [이름]"은 일반적인 인사말입니다.

 

  • 누군가에게 처음으로 이메일을 보내면 칭찬을하는 것이 좋습니다. 잘 쓰여진 칭찬도 소개로 사용할 수 있습니다. 예 :

 

“[날짜]에 [주제]에 대한 프레젠테이션을 즐겼습니다. "

“[주제]에 대한 귀하의 블로그가 정말 유용하다는 것을 알았습니다. "

“[이벤트]에서 만나서 반갑습니다. "

 

  • 귀하의 이메일에 대한 이유. 그 섹션에서“저는 질문하기 위해 이메일을 보내겠습니다…”또는“도움이 될 수 있는지 궁금합니다…”라고 말합니다. 글을 쓰는 이유를 설명하기 위해 두 개의 문장이 필요할 때가 있습니다.

 

  • 행동 촉구. 이메일에 대한 이유를 설명했으면 수신자가 무엇을해야하는지 알지 못한다고 가정하십시오. 구체적인 지시 사항을 제공하십시오. 예 :

"목요일까지이 파일을 보내 주 시겠어요?" "

"다음 XNUMX 주 안에이 글을 써주시겠습니까?" "

"이에 대해 Yann에게 편지를 보내 주시고 완료되면 알려주십시오." "

질문 형식으로 요청을 구성하면 수신자가 응답하도록 초대됩니다. 또는 "이 작업을 언제 수행했는지 알려주세요"또는 "이게 괜찮은지 알려주세요"를 사용할 수도 있습니다. "

 

  • 폐쇄. 이메일을 보내기 전에 반드시 종료 메시지를 포함하십시오. 이것은 당신의 행동 촉구를 되풀이하고 수령자의 기분을 좋게하는 두 가지 목적을 가지고 있습니다.

 

좋은 종결 선의 예 :

“이에 대한 모든 도움에 감사드립니다. "

“당신의 생각을 듣고 싶어요. "

“궁금한 점이 있으면 알려주세요. "

  • 인사말 메시지 앞에 서명을 추가하는 것에 대해 생각해보십시오.

그것은 "너의 것", "진심으로", "좋은 하루 되세요"또는 "고맙습니다"일 수 있습니다.