이메일은 우리 대부분이 선호하는 커뮤니케이션 도구입니다. 이메일은 대화 상대와 동시에 대화할 필요가 없기 때문에 매우 유용합니다. 이를 통해 동료가 없거나 지구 반대편에 있을 때 진행 중인 문제를 진행할 수 있습니다.

그러나 우리 대부분은 끝없는 이메일 목록에 빠져 있습니다. 2016년에 발표된 보고서에 따르면 평균 비즈니스 사용자는 하루에 100개 이상의 이메일을 주고받습니다.

또한 이메일은 너무 쉽게 오해됩니다. 최근의 센드 메일 (Sendmail) 연구에 따르면 64 %의 사람들이 분노 또는 의도하지 않은 혼란을 야기한 이메일을 보내거나 받았다.

우리가 송수신하는 이메일의 양과 이메일이 종종 잘못 해석되기 때문에 명확하고 간결한 방식으로 이메일을 작성하는 것이 중요합니다.

전문적인 전자 메일을 올바르게 작성하는 방법

짧고 핵심적인 이메일을 작성하면 이메일 관리에 소요되는 시간을 줄이고 생산성을 높일 수 있습니다. 이메일을 짧게 유지하면 이메일에 보내는 시간을 줄이고 다른 작업에 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다. 즉, 명확하게 쓰는 것은 기술입니다. 모든 기술과 마찬가지로 다음을 수행해야 합니다. 개발 작업.

처음에는 긴 이메일을 작성하는 것처럼 짧은 이메일을 작성하는 데 시간이 오래 걸릴 수 있습니다. 그러나 이 경우에도 동료, 고객 또는 직원의 생산성을 높이는 데 도움이 됩니다. 받은 편지함을 덜 복잡하게 만들고 더 빨리 응답하는 데 도움이 되기 때문입니다.

명확하게 작성함으로써, 당신은 그들이 원하는 것을 알고 일을 끝내는 사람으로 알려질 것입니다. 둘 다 경력 전망에 좋습니다.

그렇다면 명확하고 간결하며 전문적인 전자 메일을 작성하는 데 무엇이 필요합니까?

목표 확인

명확한 전자 메일은 항상 명확한 목적을 가지고 있습니다.

이메일을 쓰기 위해 자리에 앉을 때마다 잠시 시간을 내어 “내가 이것을 왜 보내는 거지? 받는 사람에게 무엇을 기대합니까?

이 질문에 답할 수 없다면 전자 메일을 보내면 안됩니다. 필요한 것을 모른 채 전자 메일을 작성하는 것은 시간을 낭비하고받는 사람을 낭비하는 것입니다. 자신이 원하는 것을 정확히 모르는 경우, 명확하고 간결하게 자신을 표현하는 것이 어려울 것입니다.

"한 번에 하나씩"규칙 사용

이메일은 회의를 대신할 수 없습니다. 비즈니스 회의에서는 더 많은 의제 항목을 작업할수록 회의의 생산성이 높아집니다.

이메일의 경우, 그 반대가 사실입니다. 이메일에 다른 주제를 적게수록할수록 대화 상대에게 더 많은 것을 알릴 수 있습니다.

그렇기 때문에 "한 번에 한 가지" 규칙을 실천하는 것이 좋습니다. 보내는 모든 이메일이 한 가지에 관한 것인지 확인하십시오. 다른 프로젝트에 대해 소통해야 하는 경우 다른 이메일을 작성하세요.

"이 이메일은 정말로 필요한 것입니까?"라고 스스로에게 묻기에 좋은 시간입니다. 다시 한번 말하지만, 절대적으로 필요한 이메일 만이 이메일을 보내는 사람의 존경심을 증언합니다.

공감의 실천

공감은 다른 사람의 눈으로 세상을 보는 능력입니다. 그렇게 하면 그들의 생각과 감정을 이해하게 됩니다.

이메일을 쓸 때 독자의 관점에서 생각해보십시오. 당신이 쓴 모든 것을 가지고 자신에게 물어보십시오.

  • 이 문장을받은다면 어떻게 해석 할 수 있습니까?
  • 모호한 용어가 포함되어 있습니까?

이것은 작성해야하는 방식에 대한 간단하지만 효과적인 조정입니다. 당신을 읽을 사람들에 대해 생각하면 그들이 당신에게 반응하는 방식이 바뀔 것입니다.

다음은 시작하는 데 도움이되는 세상을 바라 보는 공감할 수있는 방법입니다. 대부분의 사람들 :

  • 바쁘다. 그들은 당신이 무엇을 원하는지 추측할 시간이 없으며 당신의 이메일을 읽고 빠르게 답장을 보낼 수 있기를 원합니다.
  • 칭찬을 즐겨라. 당신이 그들이나 그들의 일에 대해 긍정적 인 말을 할 수 있다면, 그렇게하십시오. 당신의 말은 낭비되지 않을 것입니다.
  • 감사할 따름입니다. 받는 사람이 어떤 식으로든 도움을 주었다면 감사하는 마음을 잊지 마십시오. 당신을 돕는 것이 그들의 직업일 때에도 당신은 이것을 해야 합니다.

프리젠 테이션 단축

누군가에게 처음 이메일을 보낼 때 받는 사람에게 자신이 누구인지 알려야 합니다. 일반적으로 한 문장으로 할 수 있습니다. 예: “[이벤트 X]에서 만나서 반가웠어요. »

소개를 짧게 하는 한 가지 방법은 마치 대면하는 것처럼 쓰는 것입니다. 누군가를 직접 만날 때 XNUMX분짜리 독백을 하고 싶지는 않을 것입니다. 그러니 이메일로 하지 마세요.

소개가 필요한지 알 수 없습니다. 이미 수령인에게 연락했을 수도 있지만, 그녀가 당신을 기억할 지 모르겠습니다. 전자 서명에 자격 증명을 남길 수 있습니다.

이것은 오해를 방지합니다. 당신을 이미 알고 있는 사람에게 자신을 다시 소개하는 것은 무례한 것처럼 보입니다. 그녀가 당신을 알고 있는지 확실하지 않은 경우 그녀가 당신의 서명을 확인하게 할 수 있습니다.

다섯 문장으로 제한하십시오.

당신이 쓰는 모든 이메일에서, 당신은 더 이상 당신이 필요로하는 것을 말할 충분한 문장을 사용해야합니다. 유용한 연습은 5 문장으로 자신을 제한하는 것입니다.

5 개 미만의 문장은 종종 잔인하고 무례하며 5 개 이상의 문장은 시간을 낭비합니다.

5 문장을 포함한 이메일을 보관하는 것이 불가능할 때가있을 것입니다. 그러나 대부분의 경우 다섯 문장으로 충분합니다.

5 문장의 규율을 채택하면 이메일 작성 속도가 빨라집니다. 당신은 또한 더 많은 답변을 얻을 것이다.

짧은 단어 사용

1946년에 조지 오웰은 작가들에게 짧은 단어가 필요한 곳에 긴 단어를 사용하지 말라고 조언했습니다.

이 조언은 오늘날 특히 이메일을 작성할 때 더욱 적절합니다.

짧은 단어는 독자의 존경심을 나타냅니다. 짧은 단어를 사용하면 메시지를 쉽게 이해할 수있게되었습니다.

짧은 문장과 단락에서도 마찬가지입니다. 메시지를 명확하고 이해하기 쉽게하려면 큰 텍스트 블록을 작성하지 마십시오.

활성 음성 사용

능동태는 읽기 쉽습니다. 또한 행동과 책임을 장려합니다. 실제로 능동태에서 문장은 행동하는 사람에게 초점을 맞춥니다. 수동태에서 문장은 행동하는 대상에 초점을 맞춥니다. 수동태에서는 일이 저절로 일어나는 것처럼 들릴 수 있습니다. 적극적으로 사람이 행동할 때만 일이 일어납니다.

표준 구조에 충실

이메일을 짧게 유지하는 열쇠는 무엇입니까? 표준 구조를 사용하십시오. 이 템플릿은 작성한 모든 이메일에 대해 수행 할 수있는 템플릿입니다.

전자 메일을 짧게 유지하는 것 외에도 표준 구조를 따르면 신속하게 작성할 수 있습니다.

시간이 지남에 따라, 당신은 당신을 위해 일할 구조를 개발할 것입니다. 다음은 시작하기위한 간단한 구조입니다.

  • 인사말
  • 칭찬
  • 이메일을 보내는 이유
  • 행동 촉구
  • 마감 메시지 (마감)
  • 서명

이들 각각에 대해 자세히 살펴 보겠습니다.

  • 이것은 이메일의 첫 번째 줄입니다. “안녕하세요, [이름]”은 전형적인 인사말입니다.

 

  • 누군가에게 처음으로 이메일을 보낼 때 칭찬은 훌륭한 시작입니다. 잘 쓰여진 칭찬도 소개 역할을 할 수 있습니다. 예를 들어 :

 

“[날짜]에 [주제]에 대한 프레젠테이션을 즐겼습니다. »

“[주제]에 관한 귀하의 블로그가 정말 유용하다는 것을 알았습니다. »

“[행사]에서 만나서 반가웠습니다. »

 

  • 귀하의 이메일에 대한 이유. 이 섹션에서는 "...에 대해 질문하기 위해 이메일을 보내겠습니다." 또는 "...에 대해 도움을 줄 수 있는지 궁금합니다."라고 말합니다. 때때로 글을 쓰는 이유를 설명하기 위해 두 문장이 필요할 것입니다.

 

  • 행동을 촉구합니다. 이메일에 대한 이유를 설명했으면 수신자가 무엇을해야하는지 알지 못한다고 가정하십시오. 구체적인 지시 사항을 제공하십시오. 예 :

"그 파일들을 목요일까지 보내주시겠습니까?" »

"다음 XNUMX 주 안에이 글을 써주시겠습니까?" "

"Yann에게 그것에 대해 편지를 보내고 완료되면 알려주십시오. »

질문 형식으로 요청을 구성하면 수신자가 응답하도록 초대됩니다. 또는 "이 작업을 언제 수행했는지 알려주세요"또는 "이게 괜찮은지 알려주세요"를 사용할 수도 있습니다. "

 

  • 폐쇄. 이메일을 보내기 전에 마무리 메시지를 포함해야 합니다. 이것은 행동 촉구를 반복하고 수신자를 기분 좋게 만드는 이중 목적을 제공합니다.

 

좋은 종결 선의 예 :

“이에 대한 모든 도움에 감사드립니다. "

“당신의 생각을 듣고 싶습니다. »

“궁금한 점이 있으면 알려주세요. "

  • 인사말 메시지 앞에 서명을 추가하는 것에 대해 생각해보십시오.

그것은 "너의 것", "진심으로", "좋은 하루 되세요"또는 "고맙습니다"일 수 있습니다.