친절한 인쇄, PDF 및 이메일

이메일은 전문적인 환경에서 커뮤니케이션의 주요 수단 중 하나입니다. 그러나 일부 사람들은 규칙을 잊어버리는 경향이 있습니다. 이것은 이메일이 편지보다 덜 형식적인 것으로 간주되기 때문입니다. 그럼에도 불구하고 이 글이 더 가벼우거나 사용자 친화적인 스타일을 자랑하더라도 여전히 작동하는 글이라는 것을 아는 것이 중요합니다. 전문 이메일에서 성공하는 방법? 예술의 규칙에서 제도를 위해 채택할 관행을 발견하십시오.

이메일 제목은 짧아야 합니다.

받는 사람이 가장 먼저 읽는 것은 분명히 이메일의 제목입니다. 이것은 실제로 받은 편지함에 나타나는 유일한 줄입니다. 이것이 간결하고 정확하며 깔끔해야 하는 이유입니다. 마찬가지로, 이메일의 목적과 링크가 있어야 합니다(알림, 알리기, 초대…). 즉, 수신자는 주제를 읽는 것만으로도 그것이 무엇인지 빠르게 이해해야 합니다.

이메일의 제목은 명사, 연결어 없는 문장, 5~7단어 문장, 관사가 없는 문장으로 구성할 수 있다. 다음은 몇 가지 예입니다. "정보 요청", "...의 직위 지원", "25월 10일 CSE 교육 취소", "X사 XNUMX년 초대", "회의 보고" … ", 등.

또한 제목이 없으면 원치 않는 이메일이 될 수 있습니다.

시작 공식

호출 공식이라고도 하며 이메일의 첫 단어를 지정합니다. 즉, 대담자와의 접촉을 보장하는 단어입니다.

이 항소 공식은 특히 다음 요소에 따라 다릅니다.

  • 받는 사람과의 관계: 받는 사람을 아십니까? 그렇다면 어느 시점에?
  • 의사 소통의 맥락: 공식 또는 비공식?
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따라서 동료에게 말을 하는 것과 같은 방식으로 상사에게 말을 하지 않을 것이 분명합니다. 마찬가지로, 낯선 사람을 부를 때 사용하는 다른 공식입니다.

이의제기 공식 다음에는 전문적인 글의 주제와 연결되어야 하는 이메일의 첫 문장이 나옵니다.

이메일 본문

역 피라미드 기법을 사용하여 이메일 본문을 작성하는 것을 고려하십시오. 이것은 이메일의 가장 자주 제목인 이메일의 주요 정보로 시작하는 것으로 구성됩니다. 그 후에는 감소하는 방식으로 다른 정보를 불러와야 합니다.

이 방법을 택해야 하는 이유는 문장의 첫 부분이 가장 잘 읽히고 가장 기억에 남기 때문입니다. 40단어 문장에서 당신은 일반적으로 첫 부분의 30%만 기억합니다.

귀하의 이메일은 짧은 문장과 전문적이고 일상적인 언어로 작성되어야 합니다. 이런 의미에서 전문 용어를 피하고 문장 사이에 연결 단어가 있는지 확인하십시오.

마지막으로 이메일을 마무리하는 공손한 공식을 잊지 마십시오. 그런 다음 교환의 맥락뿐만 아니라 받는 사람과의 관계에 맞게 조정하면서 마지막에 간단한 예의를 사용하십시오.