부재자 메시지는 중요한 업무 작성입니다. 그러나 많은 이유로 간과될 수 있습니다. 이것은 그들의 글의 맥락과 때때로 그들이 미칠 수 있는 영향을 고려하지 않음으로써 설명됩니다.
실제로 부재 메시지는 자동 메시지입니다. 시간 간격 또는 정의된 기간 내에 수신된 모든 메시지에 대한 응답으로 전송됩니다. 때로는 휴가의 맥락에서 메시지가 준비됩니다. 이미 다른 곳에 마음을 두고 있는 이 기간은 메시지를 작성하기에 가장 좋은 시기가 아닐 수 있습니다.
자동 부재 메시지를 구성하는 요점은 무엇입니까?
결근 메시지는 여러 면에서 중요합니다. 모든 직원에게 부재를 알리는 데 사용됩니다. 또한 귀하가 돌아오기를 기다리는 동안 활동을 계속할 수 있는 정보를 제공하는 역할도 합니다. 이 정보는 주로 귀하의 회복 날짜, 귀하에게 연락할 비상 연락처 정보 또는 비상 시 연락할 동료의 연락처 정보입니다. 이 모든 것을 고려할 때 부재의 메시지는 모든 전문가에게 필수적인 의사 소통 행위입니다.
피해야 할 오류는 무엇입니까?
부재 메시지의 중요성을 감안할 때, 대화 상대에게 충격을 주거나 무시하지 않도록 몇 가지 매개변수를 고려해야 합니다. 무례한 것보다 너무 존경스럽게 들리는 것이 좋습니다. 따라서 OUPS, pff 등과 같은 표현을 사용할 수 없습니다. 모든 이해 관계자의 프로필을 고려해야 합니다. 따라서 상사나 고객, 공급업체 또는 공공 기관에서 메시지를 보낼 수 있을 때 마치 동료와 이야기하는 것처럼 글을 쓰지 마십시오.
이러한 불편을 피하기 위해 Outlook에서 내부 회사 메일에 대한 부재 메시지와 외부 메일에 대한 또 다른 메시지를 가질 수 있습니다. 어떤 경우든 잘 구성된 부재 메시지를 생성하려면 모든 프로필을 고려해야 합니다.
또한 정보는 유용하고 정확해야 합니다. 이 정보를 받는 사람은 이 "내일" 날짜를 알 수 없다는 것을 알고 "내일 결석합니다"와 같은 모호한 메시지를 피하십시오.
마지막으로 친숙하고 캐주얼한 톤을 사용하지 마십시오. 실제로, 휴가가 눈앞에 있다는 행복감 때문에 지나치게 친숙한 어조를 사용할 수 있습니다. 끝까지 전문적인 자세를 유지하는 것을 잊지 마십시오. 동료들과 구두로 이런 일이 발생할 수 있지만 특히 작업 문서의 맥락에서는 그렇지 않습니다.
어떤 유형의 부재 메시지를 선택해야 합니까?
이러한 모든 함정을 피하려면 기존 스타일을 선택하십시오. 여기에는 귀하의 성과 이름, 수신된 메시지를 처리할 수 있는 시기에 대한 정보 및 비상 시 연락할 사람이 포함됩니다.
