이메일은 오랫동안 비즈니스 커뮤니케이션에 필수적인 도구였지만 Sendmail에서 실시한 설문조사입니다. 전문가의 64%가 긴장, 혼란 또는 기타 부정적인 결과를 초래했다고 밝혔습니다.
그래서, 어떻게 당신의 이메일로 이것을 피할 수 있습니까? 그리고 원하는 결과를 제공하는 이메일을 어떻게 작성할 수 있습니까? 이 기사에서는 전자 메일 사용이 명확하고 효과적이며 성공적이라는 것을 보장하기 위해 사용할 수있는 전략을 검토합니다.
하루 평균 직장인이 80 이메일을받습니다. 이 대량의 메일을 사용하면 개별 메시지를 쉽게 잊어 버릴 수 있습니다. 귀하의 이메일이 통지되고 사용되도록 다음의 간단한 규칙을 따르십시오.
- 이메일로 너무 많이 전달하지 마십시오.
- 물건을 잘 사용하십시오.
- 명확하고 간단한 메시지를 작성하십시오.
- 예의를 가져라.
- 음색을 확인하십시오.
- 다시 읽어 본다.
이메일로 너무 많이 전달하지 마라.
직장에서 스트레스를 받는 가장 큰 원인 중 하나는 사람들이 받는 엄청난 양의 이메일입니다. 따라서 이메일 작성을 시작하기 전에 "이것이 정말 필요한가?"라고 자문해 보십시오.
이러한 맥락에서, 백토론의 주제가 될 가능성이 있는 질문을 처리하기 위해 전화나 인스턴트 메시징을 사용해야 합니다. 커뮤니케이션 계획 도구를 사용하고 다양한 유형의 메시지에 가장 적합한 채널을 식별합니다.
가능한 한 나쁜 소식을 직접 전하십시오. 그것은 당신이 공감, 연민 및 이해와 대화하고 메시지가 잘못 취해 졌을 때 자신을 보상하는 데 도움이됩니다.
사물을 잘 활용하라.
신문 헤드라인은 두 가지 역할을 합니다. 주의를 끌고 기사를 요약하여 읽을지 여부를 결정할 수 있습니다. 이메일 제목도 동일해야 합니다.
개체 빈 공간은 "스팸"으로 간과되거나 거부될 가능성이 더 큽니다. 따라서 항상 잘 선택된 단어를 사용하여 수신자에게 이메일이 무엇인지 알려주십시오.
메시지가 주간 프로젝트 보고서와 같은 일반 이메일 시리즈의 일부인 경우 제목에 날짜를 포함할 수 있습니다. 응답이 필요한 메시지의 경우 "7월 XNUMX일까지 부탁드립니다."와 같은 행동 유도문안을 포함할 수도 있습니다.
아래와 같이 잘 쓰여진 제목 줄은 받는 사람이 이메일을 열지 않고도 가장 중요한 정보를 제공합니다. 이것은 수신자가 받은 편지함을 확인할 때마다 수신자에게 회의를 상기시키는 프롬프트 역할을 합니다.
| 나쁜 예 좋은 예 |
|
| 제목 : 회의 | 제목 : GATEWAY 프로세스 회의 - 09h 25 2 월 2018 |
메시지를 명확하고 간결하게 유지하십시오.
이메일은 전통적인 비즈니스 서신과 마찬가지로 명확하고 간결해야합니다. 문장을 짧고 정확하게 유지하십시오. 전자 메일의 본문은 직접적이고 유익해야하며 모든 관련 정보를 포함해야합니다.
전통적인 편지와 달리 여러 이메일을 보내는 것은 하나를 보내는 것보다 비용이 많이 들지 않습니다. 따라서 다양한 주제에 대해 누군가와 의사 소통해야 하는 경우 각각에 대해 별도의 이메일을 작성하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 메시지가 명확해지고 통신원이 한 번에 하나의 주제에 응답할 수 있습니다.
| 나쁜 예 | 좋은 예 |
| 제목 : 판매 보고서 수정
안녕 미슐랭,
지난 주에 이 보고서를 보내주셔서 감사합니다. 나는 어제 그것을 읽었고 2장에서는 우리의 판매 수치에 대한 보다 구체적인 정보가 필요하다고 생각합니다. 톤도 좀 더 포멀할 수 있을 것 같아요.
또한 이번 주 금요일에 새로운 광고 캠페인에 대해 홍보부서와 미팅을 하기로 일정이 잡혀 있음을 알려드리고자 합니다. 그녀는 오전 11시에 작은 회의실에 있을 것입니다.
사용 가능한 경우 알려주십시오.
고마워,
카밀 |
제목 : 판매 보고서 수정
안녕 미슐랭,
지난 주에 이 보고서를 보내주셔서 감사합니다. 나는 어제 그것을 읽었고 2장에서는 우리의 판매 수치에 대한 보다 구체적인 정보가 필요하다고 생각합니다.
나는 또한 그 음색이 좀 더 형식적 일 수 있다고 생각합니다.
이 의견을 염두에두고 수정할 수 있습니까?
당신의 노력에 감사드립니다!
카밀
(Camille은 PR 회의에 관한 또 다른 이메일을 보낸다.) |
여기서 균형을 맞추는 것이 중요합니다. 누군가에게 이메일을 퍼붓고 싶지 않다면 여러 관련 요점을 하나의 게시물로 결합하는 것이 좋습니다. 이런 일이 발생하면 번호가 매겨진 단락이나 글머리 기호로 간단하게 유지하고 정보를 더 쉽게 소화할 수 있도록 정보를 작고 잘 구성된 단위로 "잘라내기"를 고려하십시오.
또한 위의 좋은 예에서 Camille는 Michelin이 수행하기를 원하는 것을 지정했습니다(이 경우 보고서 변경). 사람들이 당신이 원하는 것을 알도록 도와준다면 그들은 당신에게 그것을 줄 가능성이 더 큽니다.
예의를 가져라.
사람들은 종종 이메일이 전통적인 서신보다 덜 공식적 일 수 있다고 생각합니다. 그러나 보내는 메시지는 자신의 전문성, 가치 및 세부 사항에 대한주의가 중요하므로 특정 형식의 형식이 필요합니다.
누군가와 좋은 관계를 유지하지 않는 한 비격식적인 언어, 속어, 전문 용어 및 부적절한 약어를 피하십시오. 이모티콘은 의도를 명확히 하는 데 도움이 될 수 있지만 잘 아는 사람과만 사용하는 것이 가장 좋습니다.
상황에 따라 "진실하게", "좋은 하루 / 저녁에"또는 "잘 됐네요"로 메시지를 닫으십시오.
수신자는 이메일을 인쇄하여 다른 사람들과 공유하도록 선택할 수 있으므로 항상 정중합니다.
음색 확인
우리는 얼굴을 보며 사람들을 만날 때 자신의 몸짓 언어, 보컬 톤 및 표정을 사용하여 그들이 느끼는 감정을 평가합니다. 이메일은 우리에게이 정보를 박탈합니다. 이는 사람들이 우리의 메시지를 오해 한 때를 알 수 없음을 의미합니다.
단어, 문장 길이, 구두점 및 대문자 선택은 시각적 청각적 단서 없이 쉽게 잘못 해석될 수 있습니다. 아래 첫 번째 예에서 Louise는 Yann이 좌절하거나 화가 난 것으로 생각할 수 있지만 실제로는 기분이 좋습니다.
| 나쁜 예 | 좋은 예 |
| 루이스,
오늘 오후 17시까지 보고서가 필요합니다. 그렇지 않으면 마감일을 놓칠 것입니다.
얀 |
안녕 루이스,
이 보고서에 열심히 일해 주셔서 감사합니다. 마감 시간을 놓치지 않도록 17 시간 전에 내 버전을 알려 주실 수 있습니까?
미리 감사드립니다.
얀 |
정서적으로 이메일의 "느낌"에 대해 생각하십시오. 귀하의 의도 또는 감정을 오해 할 수있는 경우, 귀하의 단어를 공식화하는 덜 애매한 방법을 찾으십시오.
교정
마지막으로 "보내기"를 클릭하기 전에 잠시 시간을 내어 이메일에 철자, 문법 및 구두점 오류가 있는지 확인하십시오. 당신의 이메일은 당신이 입는 옷만큼이나 당신의 전문적인 이미지의 일부입니다. 따라서 일련의 오류가 포함된 메시지를 보내는 것은 눈살을 찌푸리게 합니다.
교정하는 동안 이메일의 길이에주의를 기울이십시오. 사람들은 긴 연결되지 않은 전자 메일보다 짧고 간결한 전자 메일을 읽을 가능성이 높으므로 필요한 정보를 제외하지 않고 가능한 한 전자 메일이 짧아야합니다.
요점
우리 대부분은 하루의 좋은 부분을 이메일을 읽고 작성. 그러나 우리가 보내는 메시지는 다른 사람들에게 혼란을 줄 수 있습니다.
효과적인 이메일을 작성하려면이 채널을 정말로 사용해야하는지 먼저 자문 해보십시오. 때로는 전화를받는 것이 더 나을 수도 있습니다.
귀하의 이메일을 간결하고 정확하게 작성하십시오. 정말로 그들을 볼 필요가있는 사람들에게만 그들을 보내고받는 사람이 다음에하고 싶은 것을 분명하게 나타내십시오.
귀하의 이메일은 귀하의 전문성, 가치 및 세부 사항에 대한 관심을 반영한다는 것을 기억하십시오. 다른 사람들이 메시지의 어조를 어떻게 해석할지 상상해 보십시오. 예의를 지키고 "보내기"를 누르기 전에 작성한 내용을 항상 다시 확인하십시오.
