Электрондук почта - бул көпчүлүгүбүз үчүн артыкчылыктуу байланыш куралы. Электрондук почта жомоктогудай, анткени баарлашуу үчүн маектешиңиз менен бир убакта жеткиликтүү болуунун кажети жок. Бул бизге кесиптештерибиз жеткиликсиз болгондо же дүйнөнүн башка тарабында болуп жаткан маселелер боюнча алдыга жылууга мүмкүндүк берет.

Бирок, көпчүлүгүбүз электрондук каттардын чексиз тизмесине чөгүп жатабыз. 2016-жылы жарыяланган отчетко ылайык, орточо бизнес колдонуучу күнүнө 100дөн ашык электрондук каттарды алып, жөнөтөт.

Андан тышкары, электрондук каттарды да жонокой туура эмес. Жакында эле жүргүзүлгөн бир изилдөөгө адамдардын Sendmail 64% жиберип же ачууну же күтүлбөгөн түшүнүксүз болгондо электрондук кат алганын көрсөттү.

Байланыштуу электрондук почта көлөмүнүн биз жиберүү жана кабыл алууга, ал эми каттарды көп учурда туура эмес, себеби, ал ачык-айкын жана так тартибин түзүү үчүн абдан маанилүү болуп саналат.

туура кесиптик электрондук кат жазып, кандай

Кыска жана так электрондук каттарды жазуу электрондук почталарды башкарууга бөлүнгөн убакытты кыскартып, сизди жемиштүү кылат. Электрондук каттарыңызды кыска сактоо менен, сиз электрондук каттарга азыраак убакыт коротуп, башка иштерге көбүрөөк убакыт коротасыз. Айтор, так жазуу чеберчилик. Бардык жөндөмдөр сыяктуу эле, сизге керек болот аны иштеп чыгуу.

Башында, кыска каттарды жазууга узун каттарды жазуу сыяктуу эле көп убакыт талап кылынышы мүмкүн. Бирок, ошондой болсо да, сиз кесиптештериңизге, кардарларыңызга же кызматкерлериңизге жемиштүү болууга жардам бересиз, анткени алардын почта кутусуна баш аламандыкты азыраак кошосуз, бул аларга сизге тезирээк жооп берүүгө жардам берет.

Так жазуу менен сиз эмнени каалаарын билген жана ишти бүтүргөн адам катары тааныласыз. Экөө тең карьераңыздын келечеги үчүн жакшы.

Эгер ошондой болсо, кыска жана кесиптик ачык каттарды жазып, эмне кылышыбыз керек?

Сиздин максат аныктоо

так каттары дайыма ачык-айкын максаты бар.

Электрондук кат жазуу үчүн отурган сайын, өзүңүзгө бир нече секунд убакыт бөлүп: “Мен муну эмне үчүн жөнөтүп жатам? Мен алуучудан эмнени күтөм?

Эгер бул суроолорго жооп бере албайт, анда электрондук кат жөнөтүү керек. Эгер сиз убакытты жана алуучуга жоготуп кылат керек экенин билбей туруп электрондук каттарды жазуу. Сиз каалаган так билген эмес болсо, анда, албетте, так жана кыска ойлонуп айтуу кыйын болот.

"Бир убакта бир нерсени" акимди колдонуу

Электрондук почталар жолугушууларды алмаштыра албайт. Иштиктүү жолугушуулар менен, сиз канчалык көп күн тартибинде иштесеңиз, жолугушуу ошончолук жемиштүү болот.

электрондук почта менен чындык толугу менен тескерисинче. Эгер сиз электрондук почта менен ар кандай темаларды камтыйт каралбаса, көп нерселер да азанчынын түшүнүктүү болот.

Ошон үчүн "бир эле учурда бир нерсе" эрежесин колдонуу жакшы идея. Сиз жөнөткөн ар бир электрондук почта бир нерсе жөнүндө экенин текшериңиз. Эгер сиз башка долбоор жөнүндө сүйлөшүшүңүз керек болсо, башка электрондук кат жазыңыз.

Ошондой эле ойлонуп жакшы жолу: "Бул электрондук почта, ал чынында эле зарыл" дагы, бир гана зарыл-каттары, сиз электрондук почта аркылуу кат жиберип жаткан адамга урмат-сый көрсөткөн.

Эмпатия практикасы

Эмпатия – бул дүйнөнү башкалардын көзү менен көрүү жөндөмү. Муну менен сиз алардын ойлорун жана сезимдерин түшүнөсүз.

электрондук почта аркылуу кат жазып жатканда, окурмандардын көз карашы сиздин сөздөр жөнүндө ойлонуп көр. Сиз жазып баары менен, ойлонуп көр:

  • Мен алган болсо, кантип мен ошол жазаны чечмелей алган жок?
  • ал көрсөтүү кылка шарттары бар?

Бул жөнөкөй, бирок сиздин жазуу жолуңузга натыйжалуу оңдоо. Сизди окуй турган адамдар жөнүндө ойлонуу алардын сизге болгон мамилесин өзгөртөт.

Бул жерде сиз баштоо дүйнөнү жардам издеп бир боор ооруй билген жолу болуп саналат. элдин көбү:

  • Бош эмес. Алардын сиз эмнени каалап жатканыңызды айтууга убактысы жок жана алар сиздин электрондук почтаңызды окуп, ага тез жооп берүүнү каалашат.
  • аны мактоо эле. Алар менен да, алардын иши жөнүндө жакшы нерсе деп айта ала турган болсо, анда аны эмне. Сиздин сөздөрү текке мүмкүн эмес болот.
  • Алкыш айтууну жактырат. Эгерде алуучу сизге кандайдыр бир жол менен жардам берсе, аларга ыраазычылык билдирүүнү унутпаңыз. Силерге жардам берүү алардын милдети болгондо да муну кылышың керек.

кыскартылган сунуштоолорду

Кимдир бирөөгө кат жөнөткөнүңүздө, алуучуга ким экениңизди айтышыңыз керек. Сиз, адатта, бир сүйлөм менен кыла аласыз. Мисалы: “Сиз менен [Event X] иш-чарасында жолукканыбыз жакшы болду. »

Кириш сөздү кыскартуунун бир жолу, аларды бетме-бет жолугуп жаткандай жазуу. Кимдир бирөө менен жеке жолугушууда беш мүнөттүк монологго киргиңиз келбейт. Андыктан аны электрондук почта аркылуу кылбаңыз.

Сиз киргизүү зарыл болсо, анда билбейм. Балким, сен буга чейин алуучу менен байланышып, бирок сиз ал да силерди зикир кылайын, анда билбейм. Сиз электрондук почта кол сөздү таштап болот.

Бул түшүнбөстүктөрдөн сактайт. Сизди мурунтан эле тааныган адамга өзүңүздү кайра тааныштыруу одоно болуп калат. Эгер ал сени таанып-билбесе, ага кол тамгаңызды текшерүүгө уруксат берсеңиз болот.

беш сүйлөм көрүн чектөө

Сиз жазган ар бир электрондук почта, сиз керек жана мындан ары эмне үчүн жетиштүү сөздөрдү колдонуу керек. Бир пайдалуу практика беш сүйлөм менен гана чектелип келет.

Кеминде беш өкүмдөр көбүнчө ырайымсыз жана Исабек деген уулдары бар, беш же андан ашык предложения убакыт коротот.

Беш сүйлөмдөрдү камтыган электрондук сактап калуу мүмкүн болбой калат эсе болот. Бирок, көпчүлүк учурда, беш предложения жетиштүү.

беш сүйлөм, акыл-насаатты кабыл алуу жана тезирээк каттарды жазып түзөт. Ошондой эле жооп берет.

кыска сөздөрдү колдонуу

1946-жылы Жорж Оруэлл жазуучуларга эч качан узун сөздү кыска сөз кыла турган жерде колдонбогула деп кеңеш берген.

Бул кеңеш бүгүнкү күндө, өзгөчө электрондук каттарды жазууда актуалдуу.

Кыска сөздөр оюнчу урмат көрсөткөн. кыска сөздөрдү пайдалануу менен, сиз кабар түшүнүү кыйын эмес экенин айткан.

Ошол эле кыска сүйлөмдөрдү жана пункттарында жөнүндө да ушуну айтууга болот. Эгер кабар ачык-айкын жана түшүнүктүү болушу үчүн текст ири пакеттеринин жазууну кач.

активдүү үнүн колдонуу

Активдүү үндү окуу оңой. Ошондой эле иш-аракетти жана жоопкерчиликти үндөйт. Чынында эле, активдүү үндө сүйлөмдөр иш-аракет кылган адамга багытталган. Пассивдүү үндө сүйлөмдөр аракет кылып жаткан объектке көңүл бурат. Пассивдүү үндө нерселер өзүнөн-өзү болуп жаткандай сезилиши мүмкүн. Активдүү, адамдар аракет кылганда гана нерселер болот.

Стандарттуу түзүлүшкө карманыңыз

Сиздин каттарды кыска сактап ачкычы эмнеде? типтүү түзүмүн колдонуу. Бул сиз жазып, ар бир электрондук алабыз калып болуп саналат.

Сиздин каттарды кыска сактап Мындан тышкары, бир типтүү түзүмү Ошондой эле тез жазып берет ээрчишет.

Убакыттын өтүшү менен силер үчүн иштей турган түзүмүн иштеп чыгат. Сиздин баштоого жөнөкөй түзүлүшү болуп саналат:

  • саламды
  • мактоо
  • Сиздин электрондук почта себеби
  • Аракетке чакыруу
  • А акыркы билдирүүсү (жабуу)
  • кол

Булардын ар бири боюнча кылдат карап.

  • Бул электрондук каттын биринчи сабы. "Салам, [Аты-жөнү]" кадимки саламдашуу.

 

  • Кимдир бирөө менен биринчи жолу электрондук кат жөнөтүп жатканыңызда, комплимент - бул эң сонун башталыш. Жакшы жазылган комплимент кириш сөз катары да кызмат кыла алат. Мисалы үчүн :

 

«Мага [дата] боюнча [тема] боюнча презентацияңыз абдан жакты. »

«Мен [тема] боюнча блогуңузду абдан пайдалуу деп таптым. »

«Сиз менен [иш-чарада] жолукканыма кубанычтамын. »

 

  • Сиздин электрондук почта себеби. Бул бөлүмдө сиз: "Мен электрондук кат жөнөтөм..." же "Сиз жардам бере аласызбы деп ойлоп жаттым..." деп айтасыз, кээде сизге жазуу себептериңизди түшүндүрүү үчүн эки сүйлөм керек болот.

 

  • Аракетке чакыруу. Эгер сиз электрондук почта аркылуу жөнөтүү үчүн себебин түшүндүрдү кийин, алуучу эмне кыларын билбей калат деп эч кимибиз айта алабыз. көрсөтмөлөрдү берет. Мисалы:

"Ошол файлдарды мага бейшембиге чейин жөнөтө аласызбы?" »

"Муну жакынкы эки жумада жаза аласызбы?" "

«Суранам, бул жөнүндө Яннга жаз, жана аны жасаганыңда мага кабарла. »

Сиздин сурооңузду суроо түрүндө структуралаштыруу менен, алуучу жооп берүүгө чакырылат. Же болбосо, сиз дагы колдонсоңуз болот: "муну качан жасаганыңызды билдирип коюңуз" же "бул сизге ылайыктуу болсо, мага кабарлаңыз." "

 

  • жабуучу. Электрондук почтаңызды жөнөтүүдөн мурун, жабуу кабарын камтууну унутпаңыз. Бул аракетке чакырууңузду кайталоо жана алуучуну жакшы сезүү үчүн эки максатка кызмат кылат.

 

жакшы акыркы линияларын мисалдары:

«Бул боюнча жардамыңыздын бардыгы үчүн рахмат. "

«Мен сиздин оюңузду угууну күтө албайм. »

«Суроолоруңуз болсо, мага билдирип коюңуз. "

  • Акыр-аягы, бир саламдашуу кабар мурда кол кошуу ойлоду.

Бул: "Урматтоо менен," "Урматтоо менен", "жакшы күнү", башкача айтканда, "рахмат" болушу мүмкүн.