E-Mail ass laang e wesentlecht Tool fir Geschäftskommunikatioun, awer eng Ëmfro duerch Sendmail. Et huet opgedeckt datt et Spannungen, Duercherneen oder aner negativ Konsequenze fir 64% vun de Fachleit verursaacht huet.

Also, wéi kënnt Dir dëst mat Äre Emails vermeit? A wéi kënnt Dir E-Mail schreiwen, déi d'Wënsch Resultater ginn? Dësen Artikel beschäftegt déi Strategien, déi Dir benotzt, fir datt Äert E-Mail klickt, effektiv an erfollegräich ass.

En duerchschnëttleche Büroaarbechter kritt e puer Deeg iwwer 80 Emails. Mat dësem Volumen vu Mails kënnen eenzel Messagen einfach vergiess ginn. Gitt dës einfache Regele fir datt Är Emailen bemierkt a benotzt ginn.

  1. Huet net ze vill mat der Email ze kommunizéieren.
  2. Gitt gutt Benotzung vun Objeten ze maachen.
  3. Maacht kloer a kuurz Message.
  4. Maach héiflech.
  5. Kuckt Äre Klang.
  6. Reread.

Huet net ze vill mat der Email ze kommunizéieren

Eng vun de gréisste Quelle vu Stress op der Aarbecht ass de grousse Volume vun E-Mailen déi d'Leit kréien. Also, ier Dir ufänkt eng E-Mail ze schreiwen, frot Iech selwer: "Ass dat wierklech néideg?"

An dësem Kontext sollt Dir den Telefon oder Instant Messagerie benotzen fir Froen ze këmmeren déi méiglecherweis d'Thema vun zréck Diskussiounen sinn. Benotzt e Kommunikatiounsplanungsinstrument an identifizéieren déi bescht Kanäl fir verschidden Aarte vu Messagen.

Wann ëmmer méiglech, ginn déi schlecht Nouvellë perséinlech. Et hëlleft Iech mat Empathie, Erbaarmen a Verständnis ze kommunizéieren an eräuszegoen, wann Är Noriicht falsch gemaach ginn ass.

Gitt gutt Benotzung vun Objeten ze maachen

Eng Zeitungs-Iwwerschrëft mécht zwou Saachen: Si erfaasst Är Opmierksamkeet a resüméiert den Artikel sou datt Dir kënnt entscheeden ob Dir en liest oder net. Är E-Mail Thema Linn soll datselwecht maachen.

Objet eidel Plaz ass méi wahrscheinlech iwwersinn oder als "Spam" verworf ginn. Also benotzt ëmmer e puer gutt gewielte Wierder fir dem Empfänger ze soen wat d'E-Mail geet.

Dir wëllt vläicht den Datum an der Thema Linn enthalen wann Äre Message Deel vun enger regulärer E-Mail-Serie ass, sou wéi e wëchentleche Projetsbericht. Fir e Message deen eng Äntwert erfuerdert, kënnt Dir och en Opruff un Handlung enthalen, wéi "W.e.g. bis de 7. November."

Eng gutt geschriwwen Themazeil, wéi déi hei ënnen, liwwert déi wichtegst Informatioun ouni datt den Empfänger iwwerhaapt d'E-Mail muss opmaachen. Dëst déngt als Prompt déi Empfänger un Är Versammlung erënnert wann se hir Inbox kontrolléieren.

 

Schlecht Beispill Gutt Beispill
 
Betreff: Sëtzung Betreff: Versammlung um GATEWAY Prozess - 09h den 25 Februar 2018

 

Helle Botschend kloer a kuerz ze halen

Emails, wéi traditionell Geschäftsbriefen, musse kloer a präzis sinn. Halt Äre Suren knapp a präzis. De Kierper vun der E-Mail muss direkt an informativ sinn an all relevant Informatioun.

Am Géigesaz zu traditionelle Bréiwer, schéckt verschidde E-Maile kascht net méi wéi een ze schécken. Also wann Dir mat engem iwwer eng Rei vu verschiddenen Themen kommunizéiere musst, betruecht eng separat E-Mail fir all eenzel ze schreiwen. Dëst klärt de Message an erlaabt Äre Korrespondent op een Thema gläichzäiteg ze reagéieren.

 

Schlecht schlecht Beispill Gutt Beispill
Betreff: Revisioune fir den Dealeren

 

Hi Michelin,

 

Merci fir d'lescht Woch dëse Bericht ze schécken. Ech hunn et gëschter gelies a mengen datt Kapitel 2 méi spezifesch Informatioun iwwer eis Verkafszuelen erfuerdert. Ech mengen och den Toun kéint méi formell sinn.

 

Ausserdeem wollt ech Iech matdeelen, datt ech dëse Freideg eng Reunioun mam Public Relations Departement iwwer déi nei Werbekampagne geplangt hunn. Si ass um 11:00 Auer a wäert am klenge Konferenzraum sinn.

 

Sot mir weg wann Dir verfügbar sidd.

 

Merci,

 

Camille

Betreff: Revisioune fir den Dealeren

 

Hi Michelin,

 

Merci fir d'lescht Woch dëse Bericht ze schécken. Ech hunn et gëschter gelies a mengen datt Kapitel 2 méi spezifesch Informatioun iwwer eis Verkafszuelen erfuerdert.

 

Ech denken och datt de Ton kann méi formal sinn.

 

Kënnt Dir Änneren mat dësen Kommentaren am Kapp?

 

Merci fir Är haar Aarbecht!

 

Camille

 

(Camille schéckt duerno eng aner E-Mail iwwert d'PR-Versammlung.)

 

Et ass wichteg hei e Gläichgewiicht ze treffen. Dir wëllt net een mat E-Mailen bombardéieren, an et mécht Sënn fir verschidde verbonne Punkten an ee Post ze kombinéieren. Wann dat geschitt, haalt et einfach mat nummeréierten Abschnitter oder Kugelpunkten, a betruecht d'Informatioun a kleng, gutt organiséiert Eenheeten ze "schneiden" fir et méi einfach ze verdauen.

Notéiert och datt am gudde Beispill uewendriwwer de Camille präziséiert huet wat si wollt datt de Michelin géif maachen (an dësem Fall de Bericht änneren). Wann Dir de Leit hëlleft ze wëssen wat Dir wëllt, si si méi wahrscheinlech Iech et ze ginn.

Maach héiflech

Vill Leit mengen datt d'Emails manner formell sinn wéi d'traditionell Bréiwer. Awer déi Messagen, déi Dir schéckt, sinn e Spigelung vun Ärem eegenen Professionalismus, Wäerter a Faust op Detailer si wichteg, also ass e gewëssen Niveau vun der Formalitéit gebraucht ginn.

Ausser Dir sidd op gudde Begrëffer mat engem, vermeit informell Sprooch, Schlaang, Jargon an onpassend Ofkierzungen. Emoticons kënnen hëllefräich sinn fir Är Absicht ze klären, awer et ass am beschten se nëmme mat Leit ze benotzen déi Dir gutt kennt.

Schéckt Är Message mat "Sincerely", "Good day / evening to you" oder "Good to you", jee no der Situatioun.

D'Empfänger kënne wielen E-Mailen ze drécken an se mat aneren ze deelen, also sidd ëmmer héiflech.

Kuckt de Ton

Wann mir Leit mat Gesiichter treffen, benotzen se hir Kierpersprooch, Gesangstonnen a Gesiichtsausdréck fir ze evaluéieren wéi et fillt. D'E-Mail behällt eis dës Informatioun, dat heescht datt mir net wëssen wa wou d'Leit eis Messagen misferstoune.

Äre Choix vu Wierder, Sazlängt, Punktuatioun a Kapitaliséierung ka ganz einfach falsch interpretéiert ginn ouni visuell an auditiv Hiweiser. Am éischte Beispill hei drënner kéint d'Louise mengen datt de Yann frustréiert oder rosen ass, awer a Wierklechkeet fillt hien sech gutt.

 

Schlecht schlecht Beispill Gutt Beispill
Louise,

 

Ech brauch Äre Rapport haut um 17:XNUMX oder ech verpassen meng Frist.

 

Yann

Hallo Louise,

 

Merci fir Är haar Aarbecht op dësem Bericht. Kënnt Dir mir Är Versioun virum 17 Stonnen ubelaangt, fir datt ech meng Frist net verpassen?

 

Merci am Viraus,

 

Yann

 

Denkt un d'"Gefühl" vun Ärer Email emotional. Wann Är Intentiounen oder Emotiounen net falsch verstoen ass, fannt Dir e méi e kloere Wee fir Är Wierder ze formuléieren.

proofreading

Schlussendlech, ier Dir op "Schécken" klickt, huelt e Moment fir Är E-Mail op Schreifweis, Grammatik a Punktuatiounsfehler ze kontrolléieren. Är E-Maile sinn esou vill en Deel vun Ärem professionnelle Bild wéi d'Kleeder déi Dir maacht. Dofir ass et net zefridden fir e Message ze schécken deen Fehler an der Serie enthält.

Während der Korrektur liesen, beuecht op d'Längt vun Ärer Email. D'Leit si méi dacks geliest kuerz ze kalkuléieren wéi laang, getrennt E-Mailen, also garantéiert datt Är Emails esou kuerz wéi méiglech sinn, ouni datt déi néideg Informatiounen ausgeschloss sinn.

Schlëssel Punkten

Déi meescht vun eis verbréngen e gudden Deel vun eisem Dag an liesen a komponéiert E-MailenAn. Awer d'Messagen, déi mir schécken, kënne verwirrend fir anerer sinn.

Fir efficace Emailen ze schreiwen, froen Iech un éischter Plaz wann Dir wierklech dës Kanal benotzt. Heiansdo ass et besser, d'Telefonsnummer ze huelen.

Maacht Är Emailen kuerzen a präzis. Si schéck nëmmen un Leit déi wierklech se gesinn a kloer soen, wéi Dir de Empfänger géifen nächst maachen.

Denkt drun datt Är E-Mailen eng Reflexioun vun Ärer Professionalitéit, Äre Wäerter an Är Opmierksamkeet op Detailer sinn. Probéiert Iech virzestellen wéi anerer den Toun vun Ärem Message interpretéiere kënnen. Sidd héiflech an iwwerpréift ëmmer wat Dir geschriwwen hutt ier Dir op "Send" klickt.