ຂຽນເພື່ອອ່ານ
ເພື່ອນຮ່ວມງານຫາກໍສົ່ງອີເມວຫາເຈົ້າກ່ຽວກັບການປະຊຸມທີ່ເຈົ້າມີໃນໜຶ່ງຊົ່ວໂມງ. ອີເມວແມ່ນຄວນຈະມີຂໍ້ມູນທີ່ສໍາຄັນທີ່ທ່ານຕ້ອງການນໍາສະເຫນີ, ເປັນສ່ວນຫນຶ່ງຂອງໂຄງການທີ່ສໍາຄັນ.
ແຕ່ມີບັນຫາ: ອີເມວຖືກຂຽນບໍ່ດີຈົນບໍ່ສາມາດຊອກຫາຂໍ້ມູນທີ່ທ່ານຕ້ອງການ. ມີການສະກົດຄໍາຜິດພາດແລະປະໂຫຍກທີ່ບໍ່ຄົບຖ້ວນ. ຫຍໍ້ຫນ້າແມ່ນຍາວຫຼາຍແລະສັບສົນທີ່ມັນໃຊ້ເວລາສາມເທື່ອທີ່ມັນໃຊ້ເວລາເພື່ອຊອກຫາຂໍ້ມູນທີ່ທ່ານຕ້ອງການ. ດັ່ງນັ້ນ, ທ່ານກໍາລັງກຽມພ້ອມສໍາລັບກອງປະຊຸມແລະມັນບໍ່ເປັນໄປຕາມທີ່ເຈົ້າຫວັງ.
ເຈົ້າເຄີຍປະເຊີນກັບສະຖານະການທີ່ຄ້າຍຄືກັນນີ້ບໍ? ໃນໂລກທີ່ມີຂໍ້ມູນຫຼາຍເກີນໄປ, ມັນເປັນສິ່ງຈໍາເປັນທີ່ຈະສື່ສານຢ່າງຊັດເຈນ, concise ແລະປະສິດທິຜົນ. ປະຊາຊົນບໍ່ມີເວລາອ່ານອີເມລ໌ທີ່ມີຄວາມຍາວຂອງປື້ມ, ແລະພວກເຂົາບໍ່ມີຄວາມອົດທົນທີ່ຈະຕີຄວາມຫມາຍອີເມວທີ່ສ້າງບໍ່ດີແລະຂໍ້ມູນທີ່ມີປະໂຫຍດກະແຈກກະຈາຍຢູ່ທົ່ວທຸກແຫ່ງ.
ບວກກັບຂອງທ່ານ ທັກສະການຂຽນ ແມ່ນດີ, ຄວາມປະທັບໃຈທີ່ດີກວ່າທີ່ເຈົ້າຈະເຮັດໃຫ້ຄົນອ້ອມຂ້າງ, ລວມທັງນາຍຈ້າງ, ເພື່ອນຮ່ວມງານແລະລູກຄ້າຂອງເຈົ້າ. ເຈົ້າບໍ່ເຄີຍຮູ້ວ່າຄວາມປະທັບໃຈທີ່ດີເຫຼົ່ານີ້ຈະນໍາເຈົ້າໄປໄກປານໃດ.
ໃນບົດຄວາມນີ້, ພວກເຮົາຈະເຫັນວິທີທີ່ທ່ານສາມາດປັບປຸງທັກສະໃນການຂຽນຂອງທ່ານແລະຫຼີກເວັ້ນຄວາມຜິດພາດທົ່ວໄປ.
ຜູ້ຊົມແລະຮູບແບບ
ຂັ້ນຕອນທໍາອິດທີ່ຈະຂຽນຢ່າງຊັດເຈນແມ່ນເລືອກຮູບແບບທີ່ເຫມາະສົມ. ທ່ານຈໍາເປັນຕ້ອງສົ່ງອີເມວບໍ່ເປັນທາງການບໍ? ຂຽນບົດລາຍງານລາຍລະອຽດບໍ? ຫຼືຂຽນຈົດຫມາຍຢ່າງເປັນທາງການ?
ຮູບແບບ, ພ້ອມກັບຜູ້ຊົມຂອງເຈົ້າ, ຈະກໍານົດ "ສຽງຂຽນ" ຂອງເຈົ້າ, ເຊັ່ນວ່າສຽງຄວນເປັນທາງການຫຼືຜ່ອນຄາຍ. ຕົວຢ່າງ, ຖ້າທ່ານກໍາລັງຂຽນອີເມລ໌ໃຫ້ກັບລູກຄ້າທີ່ມີທ່າແຮງ, ມັນຄວນຈະມີສຽງດຽວກັນກັບອີເມວກັບຫມູ່ເພື່ອນບໍ?
ແນ່ນອນບໍ່.
ເລີ່ມຕົ້ນໂດຍການກໍານົດຜູ້ທີ່ຈະອ່ານຂໍ້ຄວາມຂອງທ່ານ. ມັນແມ່ນສໍາລັບຜູ້ບໍລິຫານລະດັບສູງ, ທີມງານທັງຫມົດ, ຫຼືກຸ່ມຂະຫນາດນ້ອຍທີ່ເຮັດວຽກຢູ່ໃນເອກະສານສະເພາະບໍ? ໃນທຸກສິ່ງທີ່ທ່ານຂຽນ, ຜູ້ອ່ານຂອງທ່ານ, ຫຼືຜູ້ຮັບ, ຈໍາເປັນຕ້ອງກໍານົດໂຕນຂອງທ່ານເຊັ່ນດຽວກັນກັບລັກສະນະຂອງເນື້ອຫາ.
Composition and style
ເມື່ອທ່ານຮູ້ສິ່ງທີ່ທ່ານຂຽນແລະສໍາລັບໃຜທີ່ທ່ານຂຽນ, ທ່ານຕ້ອງເລີ່ມຕົ້ນຂຽນ.
ໜ້າຈໍຄອມພິວເຕີສີຂາວເປົ່າຫວ່າງມັກຈະເປັນຕາຢ້ານ. ມັນງ່າຍທີ່ຈະຕິດຢູ່ເພາະວ່າທ່ານບໍ່ຮູ້ວ່າຈະເລີ່ມຕົ້ນແນວໃດ. ລອງໃຊ້ຄໍາແນະນໍາເຫຼົ່ານີ້ສໍາລັບການຂຽນແລະການຈັດຮູບແບບເອກະສານຂອງທ່ານ:
- ເລີ່ມຕົ້ນດ້ວຍການສົນທະນາຂອງທ່ານ: ຈົ່ງຈື່ໄວ້ວ່າຜູ້ອ່ານຂອງທ່ານອາດຈະບໍ່ຮູ້ສິ່ງທີ່ທ່ານບອກພວກເຂົາ. ພວກເຂົາຄວນຮູ້ຫຍັງກ່ອນ?
- ສ້າງແຜນການ: ນີ້ເປັນປະໂຫຍດໂດຍສະເພາະຖ້າທ່ານກໍາລັງຂຽນເອກະສານທີ່ຍາວກວ່າເຊັ່ນບົດລາຍງານ, ການນໍາສະເຫນີຫຼືຄໍາເວົ້າ. Outlines ຊ່ວຍໃຫ້ທ່ານລະບຸວ່າຂັ້ນຕອນໃດທີ່ຈະປະຕິບັດຕາມຄໍາສັ່ງໃດແລະແບ່ງວຽກລົງເປັນຂໍ້ມູນທີ່ສາມາດຈັດການໄດ້.
- ພະຍາຍາມ empathy ເລັກນ້ອຍ: ຕົວຢ່າງ, ຖ້າທ່ານກໍາລັງຂຽນອີເມວການຂາຍສໍາລັບລູກຄ້າທີ່ມີທ່າແຮງ, ເປັນຫຍັງພວກເຂົາຄວນໃສ່ໃຈກັບຜະລິດຕະພັນຫຼືການຂາຍຂອງທ່ານ? ຜົນປະໂຫຍດສໍາລັບພວກເຂົາແມ່ນຫຍັງ? ຈື່ຈໍາຄວາມຕ້ອງການຂອງຜູ້ຊົມຂອງທ່ານຕະຫຼອດເວລາ.
- ໃຊ້ຮູບສາມລ່ຽມ rhetorical: ຖ້າເຈົ້າພະຍາຍາມຊັກຊວນໃຫ້ຜູ້ໃດຜູ້ໜຶ່ງເຮັດບາງສິ່ງບາງຢ່າງ, ໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າຈະອະທິບາຍວ່າເປັນຫຍັງຜູ້ຄົນຄວນຟັງເຈົ້າ, ສົ່ງຂໍ້ຄວາມຂອງເຈົ້າໃນແບບທີ່ຈະເຮັດໃຫ້ຜູ້ຊົມຂອງເຈົ້າມີສ່ວນຮ່ວມ, ແລະນຳສະເໜີຂໍ້ມູນຢ່າງສົມເຫດສົມຜົນ ແລະ ສອດຄ່ອງກັນ.
- ກໍານົດຫົວຂໍ້ຕົ້ນຕໍຂອງທ່ານ: ຖ້າທ່ານມີຄວາມຫຍຸ້ງຍາກໃນການກໍານົດຫົວຂໍ້ຕົ້ນຕໍຂອງຂໍ້ຄວາມຂອງທ່ານ, ໃຫ້ທໍາທ່າວ່າທ່ານມີເວລາ 15 ວິນາທີເພື່ອອະທິບາຍຕໍາແຫນ່ງຂອງທ່ານ. ເຈົ້າເວົ້າຫຍັງ ? ນີ້ອາດຈະເປັນຫົວຂໍ້ຕົ້ນຕໍຂອງທ່ານ.
- ໃຊ້ພາສາທໍາມະດາ: ເວັ້ນເສຍແຕ່ວ່າທ່ານກໍາລັງຂຽນກະດາດວິທະຍາສາດ, ມັນເປັນການດີທີ່ສຸດທີ່ຈະໃຊ້ພາສາທີ່ງ່າຍດາຍ, ກົງໄປກົງມາ. ຢ່າໃຊ້ຄຳເວົ້າຍາວໆເພື່ອສ້າງຄວາມປະທັບໃຈໃຫ້ກັບຄົນ.
ໂຄງສ້າງ
ເອກະສານຂອງທ່ານຄວນເປັນຜູ້ໃຊ້ທີ່ເປັນມິດທີ່ສຸດເທົ່າທີ່ເປັນໄປໄດ້. ໃຊ້ຫົວຂໍ້, ຄໍາບັນຍາຍ, ປື້ມແລະຈໍານວນຫຼາຍເທົ່າທີ່ເປັນໄປໄດ້ເພື່ອແຍກຂໍ້ຄວາມ.
ຫຼັງຈາກທີ່ທັງຫມົດ, ສິ່ງທີ່ສາມາດອ່ານໄດ້ງ່າຍຂຶ້ນ: ຫນ້າທີ່ເຕັມໄປດ້ວຍວັກຍາວຫຼືຫນ້າທີ່ແບ່ງອອກເປັນວັກສັ້ນທີ່ມີຫົວຂໍ້ພາກແລະຈຸດ? ເອກະສານທີ່ງ່າຍຕໍ່ການສະແກນຈະຖືກອ່ານເລື້ອຍໆກ່ວາເອກະສານທີ່ມີວັກຍາວ, ຫນາແຫນ້ນ.
ຫົວຂໍ້ຄວນດຶງດູດຄວາມສົນໃຈຂອງຜູ້ອ່ານ. ການນໍາໃຊ້ຄໍາຖາມມັກຈະເປັນຄວາມຄິດທີ່ດີ, ໂດຍສະເພາະໃນການໂຄສະນາສໍາເນົາ, ເພາະວ່າຄໍາຖາມຊ່ວຍໃຫ້ຜູ້ອ່ານມີຄວາມສົນໃຈແລະຢາກຮູ້ຢາກເຫັນ.
ໃນ e-mails ແລະບົດສະເຫນີ, ໃຊ້ສັ້ນ, ຄວາມຈິງແລະຄໍາບັນຍາຍ, ເຊັ່ນວ່າໃນບົດຄວາມນີ້.
ການເພີ່ມຮູບພາບຍັງເປັນວິທີທີ່ສະຫຼາດທີ່ຈະແຍກຂໍ້ຄວາມຂອງທ່ານ. ການຊ່ວຍເຫຼືອທາງດ້ານສາຍຕາເຫຼົ່ານີ້ບໍ່ພຽງແຕ່ອະນຸຍາດໃຫ້ຜູ້ອ່ານຮັກສາຄວາມສົນໃຈຂອງຕົນກ່ຽວກັບເນື້ອຫາ, ແຕ່ຍັງສາມາດສື່ສານຂໍ້ມູນທີ່ສໍາຄັນໄວກ່ວາຂໍ້ຄວາມ.
ຂໍ້ຜິດພາດ Grammatical
ເຈົ້າອາດຈະຮູ້ວ່າຄວາມຜິດພາດໃນອີເມວຂອງເຈົ້າຈະເຮັດໃຫ້ວຽກຂອງເຈົ້າເບິ່ງບໍ່ເປັນມືອາຊີບ. ມັນເປັນສິ່ງ ຈຳ ເປັນທີ່ຈະຫລີກລ້ຽງຄວາມຜິດພາດທັງ ໝົດ ໂດຍການໃຫ້ຕົວທ່ານເອງເປັນຕົວກວດສອບການສະກົດ ຄຳ ແລະປັບປຸງການສະກົດ ຄຳ ຂອງເຈົ້າໃຫ້ຫຼາຍເທົ່າທີ່ເປັນໄປໄດ້.
ຕໍ່ໄປນີ້ແມ່ນຕົວຢ່າງຂອງຄໍາສັບທີ່ໃຊ້ເລື້ອຍໆ:
- ຂ້ອຍສົ່ງ / ສົ່ງ / ສົ່ງທ່ານ
ກະລຸນາຂຽນບ່ອນຢູ່ຜູ້ຮັບອີເມລນີ້ບໍ່ຖືກອີເມລຜູ້ຮັບ: * ກະລຸນາຂຽນອີເມລຂອງທ່ານໃສ່ອີເມລນີ້ບໍ່ຖືກອີເມລຜູ້ຮັບ: "ການຂົນສົ່ງ" ໂດຍບໍ່ມີ "e" ແມ່ນຊື່ ("ການຂົນສົ່ງ") ແລະອາດຈະເປັນຄໍານາມ: "ການຂົນສົ່ງ".
- ຂ້ອຍເຂົ້າຮ່ວມທ່ານ / ຂ້ອຍເຂົ້າຮ່ວມທ່ານ
ຫນຶ່ງຈະສະເຫມີຂຽນ "ຂ້າພະເຈົ້າເຂົ້າຮ່ວມທ່ານ" ກັບ "s". "ຮ່ວມກັນ" ກັບ "t" ແມ່ນການສົມທົບຂອງບຸກຄົນທີສາມທີ່ "ລາວເຂົ້າຮ່ວມ".
- ເສັ້ນຕາຍ / ໄລຍະເວລາ
ເຖິງແມ່ນວ່າ "ຂີ່ມ້າ" ຖືກຕິດກັບຊື່ແມ່ຍິງ, ບໍ່ໃຫ້ຢູ່ໃນການລໍ້ລວງແລະຂຽນ "bumper" ໂດຍບໍ່ມີ "e".
- ຄໍາແນະນໍາ / ຄໍາແນະນໍາ
ຖ້າຫາກວ່າໃນພາສາອັງກິດພວກເຮົາຂຽນ "ຄໍາແນະນໍາ" ດ້ວຍ "e", ໃນພາສາຝຣັ່ງ, ພວກເຮົາສະເຫມີຂຽນ "ຄໍາແນະນໍາ" ດ້ວຍ "a".
- ມີ / ແມ່ນມີ / ແມ່ນມີ
ພວກເຮົາເພີ່ມ ຄຳ ສັບ“ t” ທີ່ມີລັກສະນະສຽງແບບສອບຖາມເພື່ອຄວາມສະດວກໃນການອອກສຽງແລະປ້ອງກັນສອງພະຍັນຊະນະຕາມ ລຳ ດັບ. ເພາະສະນັ້ນພວກເຮົາຈະຂຽນ "ຢູ່ທີ່ນັ້ນ".
- ໃນແງ່ຂອງ / ໃນແງ່ຂອງ
ຫນຶ່ງບໍ່ເຄີຍຂຽນ "ໃນແງ່ຂອງ" ໂດຍບໍ່ມີ "s". ມີຈິງໆ "ຂໍ້ກໍານົດ" ຫຼາຍໃນການນໍາໃຊ້ການສະແດງອອກນີ້.
- ຂອງ / ໃນບັນດາ
ຈົ່ງລະວັງບໍ່ໃຫ້ຖືກຫລອກລວງໂດຍຄໍາວ່າ "ຍົກເວັ້ນ" ເຊິ່ງສິ້ນສຸດລົງດ້ວຍ "s". ຫນຶ່ງບໍ່ເຄີຍຂຽນວ່າ "ໃນບັນດາ" ມີ "s". ມັນເປັນຄວາມຕັ້ງໃຈແລະມັນຄົງຈະບໍ່ປ່ຽນແປງ.
- ຕາມການຕົກລົງ / ຕາມທີ່ຕົກລົງກັນ
ເຖິງແມ່ນວ່າຈະຕິດກັບຊື່ຍິງ, "ຕາມທີ່ເຫັນດ້ວຍ" ແມ່ນສະເຫມີໄປ invariable ແລະບໍ່ເຄີຍໃຊ້ "e".
- Maintenance / service
ຢ່າສັບສົນຊື່ແລະພາສາ. ຊື່ "ການສໍາພາດ" ໂດຍບໍ່ມີ "t" ອະທິບາຍການແລກປ່ຽນຫຼື "ການສໍາພາດວຽກ". ກະລຸນາໃສ່ທີ່ຢູ່ອີເມວຂອງທ່ານເພື່ອເຂົ້າຮ່ວມການເຂົ້າເຖິງຂໍ້ມູນຂ່າວສານທາງດ້ານກົດຫມາຍແລະການຮັບຮູ້.
ບາງຄົນຂອງຜູ້ອ່ານຂອງທ່ານຈະບໍ່ສົມບູນແບບໃນການສະກົດແລະໄວຍາກອນ. ພວກເຂົາອາດຈະບໍ່ສັງເກດເຫັນວ່າທ່ານເຮັດຜິດພາດເຫຼົ່ານີ້. ແຕ່ບໍ່ໃຊ້ນີ້ເປັນຂໍ້ແກ້ຕົວ: ມັກຈະມີປະຊາຊົນ, ໂດຍສະເພາະຜູ້ບໍລິຫານລະດັບສູງ, ຜູ້ທີ່ຈະສັງເກດເຫັນ!
ສໍາລັບເຫດຜົນນີ້, ສິ່ງໃດແດ່ທີ່ທ່ານຂຽນຄວນຈະມີຄຸນນະພາບທີ່ຍອມຮັບສໍາລັບຜູ້ອ່ານທັງຫມົດ.
ການຢັ້ງຢືນ
ສັດຕູຂອງ proofreading ທີ່ດີແມ່ນຄວາມໄວ. ຫຼາຍຄົນຟ້າວຜ່ານອີເມວຂອງເຂົາເຈົ້າ, ແຕ່ນັ້ນຄືວິທີທີ່ເຈົ້າພາດຂໍ້ຜິດພາດ. ປະຕິບັດຕາມຄໍາແນະນໍາເຫຼົ່ານີ້ເພື່ອກວດສອບສິ່ງທີ່ທ່ານຂຽນ:
- ກວດເບິ່ງ headers ແລະ footers ຂອງທ່ານ: ຄົນເຮົາມັກຈະບໍ່ສົນໃຈເຂົາເຈົ້າເພື່ອເນັ້ນໃສ່ຂໍ້ຄວາມເທົ່ານັ້ນ. ພຽງແຕ່ຍ້ອນວ່າສ່ວນຫົວແມ່ນໃຫຍ່ແລະກ້າຫານບໍ່ໄດ້ຫມາຍຄວາມວ່າພວກມັນບໍ່ມີຂໍ້ຜິດພາດ!
- ອ່ານອີເມວອອກສຽງ: ນີ້ບັງຄັບໃຫ້ທ່ານລ້າລົງ, ຊຶ່ງຫມາຍຄວາມວ່າທ່ານມັກຈະພົບຄວາມຜິດພາດ.
- ໃຊ້ນິ້ວມືຂອງທ່ານເພື່ອຕິດຕາມຂໍ້ຄວາມເມື່ອທ່ານອ່ານ: ມັນເປັນສິ່ງອື່ນທີ່ຊ່ວຍໃຫ້ທ່ານຊ້າລົງ.
- ເລີ່ມຕົ້ນໃນຕອນທ້າຍຂອງຂໍ້ຄວາມຂອງທ່ານ: ອ່ານຂໍ້ຄວາມຈາກຕອນທ້າຍຈົນເຖິງຈຸດເລີ່ມຕົ້ນ, ມັນຊ່ວຍໃຫ້ທ່ານສຸມໃສ່ຄວາມຜິດພາດແລະບໍ່ແມ່ນເນື້ອຫາ.
