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Le courrier électronique est depuis longtemps un outil essentiel pour les communications professionnelles, mais un sondage mené par Sendmail. A révélé qu’il avait causé des tensions, une confusion ou d’autres conséquences négatives à 64% des professionnels.

ດັ່ງນັ້ນ, ທ່ານສາມາດຫຼີກເວັ້ນການນີ້ກັບອີເມວຂອງທ່ານໄດ້ແນວໃດ? ແລະວິທີທີ່ທ່ານສາມາດຂຽນອີທີ່ໃຫ້ຜົນໄດ້ຮັບທີ່ຕ້ອງການ? ໃນບົດຄວາມນີ້, ພວກເຮົາທົບທວນກົນລະຍຸດທີ່ທ່ານສາມາດນໍາໃຊ້ເພື່ອຮັບປະກັນວ່າການນໍາໃຊ້ອີເມວຂອງທ່ານແມ່ນຈະແຈ້ງ, ມີປະສິດຕິຜົນ, ແລະປະສົບຜົນສໍາເລັດ.

ເຈົ້າຫນ້າທີ່ຫ້ອງການໂດຍສະເລ່ຍໄດ້ຮັບຂໍ້ມູນກ່ຽວກັບ 80 ອີເມວຕໍ່ມື້. ດ້ວຍປະລິມານຂອງອີເມລນີ້ຂໍ້ຄວາມສ່ວນຕົວສາມາດລືມໄດ້. ປະຕິບັດຕາມກົດລະບຽບເຫຼົ່ານີ້ງ່າຍໆເພື່ອໃຫ້ອີເມວຂອງທ່ານຖືກສັງເກດເຫັນແລະນໍາໃຊ້.

  1. ຢ່າສື່ສານຫຼາຍເກີນໄປໂດຍອີເມວ.
  2. ເຮັດໃຫ້ການນໍາໃຊ້ວັດຖຸທີ່ດີ.
  3. ສ້າງຂໍ້ຄວາມທີ່ຊັດເຈນແລະສັ້ນ.
  4. Be polite
  5. ກວດເບິ່ງໂຕນຂອງທ່ານ.
  6. ອ່ານມັນຄືນອີກ.

ຢ່າສື່ສານຫຼາຍເກີນໄປໂດຍອີເມວ

L’une des plus grandes sources de stress au travail est le volume considérable d’emails que les gens reçoivent. Alors, avant de commencer à écrire un email, demandez-vous: “Est-ce vraiment nécessaire ?”

Dans ce cadre, vous devez utiliser le téléphone ou la messagerie instantanée pour traiter les questions susceptibles de faire l’objet de discussions en retour. Utilisez un outil de planification des communications et identifiez les canaux les mieux adaptés aux différents types de messages.

ເມື່ອໃດກໍ່ຕາມທີ່ມີຄວາມເປັນໄປໄດ້, ໃຫ້ຂ່າວຮ້າຍໃນຕົວເອງ. ມັນຊ່ວຍໃຫ້ທ່ານຕິດຕໍ່ສື່ສານກັບຄວາມອົດທົນ, ຄວາມເຫັນອົກເຫັນໃຈແລະຄວາມເຂົ້າໃຈແລະການໄຖ່ຕົວເອງຖ້າຂໍ້ຄວາມຂອງທ່ານໄດ້ຖືກປະຕິບັດຜິດ.

ເຮັດໃຫ້ການນໍາໃຊ້ວັດຖຸທີ່ດີ

Un titre de journal a deux fonctions : il capte votre attention et résume l’article afin que vous puissiez décider de le lire ou non. L’objet de votre message électronique devrait faire la même chose.

ວັດຖຸເປັນ vide risque davantage d’être négligée ou rejeté en tant que “spam”. Utilisez donc toujours quelques mots bien choisis pour indiquer au destinataire le contenu de l’e-mail.

Vous voudrez peut-être inclure la date dans l’objet si votre message fait partie d’une série d’e-mails réguliers, tels qu’un rapport de projet hebdomadaire. Pour un message nécessitant une réponse, vous pouvez également inclure un appel à l’action, tel que “Je vous prie de avant le 7 novembre”.

ອ່ານ  ລາອອກໂດຍບໍ່ຕ້ອງແຈ້ງລ່ວງ ໜ້າ, ແມ່ນສິດ ສຳ ລັບແມ່ຍິງຖືພາ

Une ligne d’objet bien écrite, comme celle ci-dessous, fournit les informations les plus importantes sans que le destinataire n’ait même à ouvrir l’email. Cela sert d’invite qui rappelle aux destinataires votre réunion chaque fois qu’ils consultent leur boîte de réception.

 

ຕົວຢ່າງທີ່ບໍ່ດີຕົວຢ່າງທີ່ດີ
 
Subject: meeting ເລື່ອງ: ກອງປະຊຸມກ່ຽວກັບຂະບວນການ PASSERELLE - 09 a.m. ໃນວັນທີ 25 ກຸມພາ 2018

 

ຮັກສາຂໍ້ຄວາມທີ່ຊັດເຈນແລະສັ້ນ

ອີເມວ, ເຊັ່ນວ່າຈົດຫມາຍທຸລະກິດແບບດັ້ງເດີມ, ຕ້ອງຊັດເຈນແລະຊັດເຈນ. ຮັກສາປະໂຫຍກຂອງທ່ານສັ້ນແລະຊັດເຈນ. ຮ່າງກາຍຂອງອີເມວຕ້ອງເປັນທາງກົງແລະມີຂໍ້ມູນແລະມີຂໍ້ມູນທີ່ກ່ຽວຂ້ອງທັງຫມົດ.

Contrairement aux lettres traditionnelles, l’envoi de plusieurs courriels ne coûte pas plus cher que d’en envoyer un seul. Donc, si vous avez besoin de communiquer avec quelqu’un sur un certain nombre de sujets différents, envisagez d’écrire un email séparé pour chacun. Cela clarifie le message et permet à votre correspondant de répondre à un sujet à la fois.

 

ຕົວຢ່າງທີ່ບໍ່ດີ ຕົວຢ່າງທີ່ດີ
ຫົວຂໍ້: ການທົບທວນຄືນສໍາລັບລາຍງານການຂາຍ

 

Hi Michelin,

 

Merci d’avoir envoyé ce rapport la semaine dernière. Je l’ai lu hier et j’estime que le chapitre 2 nécessite des informations plus spécifiques sur nos chiffres de vente. Je pense aussi que le ton pourrait être plus formel.

 

De plus, je tenais à vous informer que j’ai programmé ce vendredi une réunion avec le service des relations publiques sur la nouvelle campagne publicitaire. Elle est à 11h00 et sera dans la petite salle de conférence.

 

S’il vous plaît, faîtes-moi savoir si vous êtes disponible.

 

ຂໍຂອບໃຈທ່ານ,

 

Camille

ຫົວຂໍ້: ການທົບທວນຄືນສໍາລັບລາຍງານການຂາຍ

 

Hi Michelin,

 

Merci d’avoir envoyé ce rapport la semaine dernière. Je l’ai lu hier et j’estime que le chapitre 2 nécessite des informations plus spécifiques sur nos chiffres de vente.

 

ຂ້າພະເຈົ້າຍັງຄິດວ່າໂຕນອາດຈະເປັນທາງການຫຼາຍຂຶ້ນ.

 

ທ່ານສາມາດແກ້ໄຂມັນໄດ້ດ້ວຍຄໍາເຫັນເຫຼົ່ານີ້ຢູ່ໃນໃຈບໍ?

 

ຂອບໃຈສໍາລັບການເຮັດວຽກຫນັກຂອງທ່ານ!

 

Camille

 

(Camille ຫຼັງຈາກນັ້ນສົ່ງອີເມວອື່ນກ່ຽວກັບກອງປະຊຸມ PR).

 

Il est important de trouver un équilibre ici. Vous ne voulez pas bombarder quelqu’un avec des emails, et il est logique de combiner plusieurs points connexes en un seul courrier. Quand cela se produit, gardez les choses simples  avec des paragraphes numérotés ou des puces, et envisagez de “découper” les informations en petites unités bien organisées pour faciliter la digestion.

Notez également que dans le bon exemple ci-dessus, Camille a précisé ce qu’elle voulait que Michelin fasse (dans ce cas, modifiez le rapport). Si vous aidez les gens à savoir ce que vous voulez, il y a de meilleures chances qu’ils vous le donnent.

Be polite

ປະຊາຊົນມັກຈະຄິດວ່າອີເມວສາມາດເປັນທາງການຫນ້ອຍກວ່າຕົວອັກສອນແບບດັ້ງເດີມ. ແຕ່ຂໍ້ຄວາມທີ່ທ່ານສົ່ງເປັນການສະທ້ອນເຖິງຄວາມເປັນມືອາຊີບ, ຄຸນຄ່າແລະຄວາມສົນໃຈຂອງລາຍລະອຽດທີ່ສໍາຄັນແມ່ນມີຄວາມສໍາຄັນ, ສະນັ້ນລະດັບຄວາມຈໍາເປັນຕ້ອງມີຄວາມຈໍາເປັນ.

Sauf si vous êtes en bons termes avec quelqu’un, évitez le langage informel, l’argot, le jargon et les abréviations inappropriées. Les émoticônes peuvent être utiles pour clarifier votre intention, mais il est préférable de les utiliser uniquement avec des personnes que vous connaissez bien.

ປິດຂໍ້ຄວາມຂອງທ່ານດ້ວຍ "ດ້ວຍຄວາມນັບຖື," "ວັນດີ / ຕອນແລງຂອງເຈົ້າ" ຫຼື "ດີກັບທ່ານ", ອີງຕາມສະຖານະການ.

Les destinataires peuvent décider d’imprimer des courriels et de les partager avec d’autres personnes, alors soyez toujours poli.

ກວດເບິ່ງໂຕນ

ໃນເວລາທີ່ພວກເຮົາໄດ້ພົບປະກັບປະຊາຊົນເຊິ່ງກັນແລະກັນ, ພວກເຮົາໃຊ້ພາສາຂອງພວກເຂົາ, ສຽງສຽງ, ແລະການສະແດງອອກທາງຫນ້າຂອງພວກເຂົາເພື່ອປະເມີນຄວາມຮູ້ສຶກຂອງເຂົາເຈົ້າ. ອີເມວບໍ່ໃຫ້ພວກເຮົາຂໍ້ມູນຂ່າວສານນີ້, ຊຶ່ງຫມາຍຄວາມວ່າພວກເຮົາບໍ່ສາມາດຮູ້ເວລາປະຊາຊົນໄດ້ເຂົ້າໃຈຂໍ້ຄວາມຂອງພວກເຮົາ.

Votre choix de mots, la longueur d’une phrase, la ponctuation et la capitalisation peuvent facilement être mal interprétés sans indices visuels et auditifs. Dans le premier exemple ci-dessous, Louise pourrait penser que Yann est frustré ou en colère, mais, en réalité, il se sent bien.

 

ຕົວຢ່າງທີ່ບໍ່ດີ ຕົວຢ່າງທີ່ດີ
ຫລຸຍ

 

J’ai besoin de votre rapport avant 17 heures aujourd’hui ou je vais manquer mon échéance.

 

Yann

Hi Louise,

 

ຂອບໃຈສໍາລັບການເຮັດວຽກຫນັກຂອງທ່ານໃນບົດລາຍງານນີ້. ທ່ານສາມາດໃຫ້ຂ້າພະເຈົ້າສະບັບຂອງທ່ານກ່ອນ 17 ຊົ່ວໂມງ, ດັ່ງນັ້ນຂ້າພະເຈົ້າບໍ່ພາດເສັ້ນຕາຍຂອງຂ້າພະເຈົ້າ?

 

Merci d’avance,

 

Yann

 

ຄິດກ່ຽວກັບ "ຄວາມຮູ້ສຶກ" ຂອງອີເມວຂອງທ່ານໃນລະດັບຄວາມຮູ້ສຶກ. ຖ້າຄວາມຕັ້ງໃຈຫຼືຄວາມຮູ້ສຶກຂອງທ່ານສາມາດເຂົ້າໃຈຜິດ, ຊອກຫາວິທີທີ່ບໍ່ມີຄວາມ ໝາຍ ທີ່ສັບສົນ ໜ້ອຍ ກວ່າທີ່ຈະເວົ້າປະໂຫຍກ ຄຳ ເວົ້າຂອງທ່ານ.

ພິສູດອັກສອນ

Enfin, avant de cliquer sur “Envoyer”, prenez un moment pour vérifier si votre email contient des fautes d’orthographe, de grammaire et de ponctuation. Vos courriels font autant partie de votre image professionnelle que les vêtements que vous portez. Il est donc mal vu d’envoyer un message contenant des fautes en séries.

ໃນລະຫວ່າງການກວດເບິ່ງ, ຈົ່ງເອົາໃຈໃສ່ຢ່າງລະອຽດກ່ຽວກັບຄວາມຍາວຂອງອີເມວຂອງທ່ານ. ປະຊາຊົນມັກຈະອ່ານອີເມວສັ້ນໆ, ສັ້ນໆກ່ວາຂໍ້ມູນທີ່ຍາວນານ, ການເຊື່ອມຕໍ່ດັ່ງກ່າວ, ດັ່ງນັ້ນ, ໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າອີເມວຂອງທ່ານສັ້ນເທົ່າທີ່ເປັນໄປໄດ້, ໂດຍບໍ່ລວມເອົາຂໍ້ມູນທີ່ຈໍາເປັນ.

ຈຸດສໍາຄັນ

ສ່ວນໃຫຍ່ຂອງພວກເຮົາໃຊ້ເວລາສ່ວນທີ່ດີຂອງວັນເວລາຂອງພວກເຮົາໃນ ອ່ານແລະຂຽນອີເມວ. ແຕ່ຂໍ້ຄວາມທີ່ພວກເຮົາສົ່ງສາມາດເຮັດໃຫ້ຄົນອື່ນສັບສົນ.

ການຂຽນອີເມວທີ່ມີປະສິດທິພາບ, ໃຫ້ຖາມຕົວທ່ານເອງກ່ອນທີ່ທ່ານຄວນໃຊ້ຊ່ອງທາງນີ້. ບາງຄັ້ງມັນອາດຈະດີກວ່າທີ່ຈະໃຊ້ໂທລະສັບ.

ເຮັດໃຫ້ອີເມວຂອງທ່ານຊັດເຈນແລະຊັດເຈນ. ສົ່ງພວກມັນໃຫ້ແກ່ຜູ້ທີ່ຈໍາເປັນຕ້ອງເຂົ້າເບິ່ງພວກເຂົາແລະແຈ້ງໃຫ້ເຫັນເຖິງສິ່ງທີ່ທ່ານຢາກໃຫ້ຜູ້ຮັບໃຊ້ເຮັດຕໍ່ໄປ.

N’oubliez pas que vos courriels sont le reflet de votre professionnalisme, de vos valeurs et de votre souci du détail. Essayez d’imaginer comment d’autres pourraient interpréter le ton de votre message. Soyez poli et vérifiez toujours ce que vous avez écrit avant de cliquer sur “envoyer”.