Jūs gavote kvietimo el. Laišką susitikimui ir norite patvirtinti savo buvimą. Šiame straipsnyje mes jums pasakysime, kodėl svarbu atsakyti į kvietimą patvirtinti jūsų buvimą ir kaip tai padaryti tinkamai.
Paskelbkite savo dalyvavimą susitikime
Kai gausite kvietimą susirinkimui, jį išsiųstas asmuo gali paprašyti rašytinio patvirtinimo apie jūsų dalyvavimą šiame susirinkime. Jei tam tikrais atvejais patvirtinti, kad jūsų buvimas neprašomas, vis tiek rekomenduojama tai padaryti.
Iš tiesų, susitikimą organizuoti gali būti sudėtinga, ypač kai tiksliai nežinai, kiek žmonių dalyvaus. Patvirtindami savo dalyvavimą, jūs ne tik palengvinsite organizatoriaus pasirengimą, bet ir įsitikinsite, kad susitikimas yra efektyvus, ne per ilgas ir pritaikytas dalyvių skaičiui. Niekada nėra malonu sugaišti 10 minučių susitikimo pradžioje, pridedant kėdes ar perspausdinant failus!
Be to, nepamirškite per ilgai nelaukti, kol atsakysite, net jei tiesa, kad ne visada galėsite iš karto patvirtinti savo galimybes. Kuo anksčiau patvirtinimas įvyksta, tuo labiau jis palengvina susitikimo organizavimą (susitikimo negalima organizuoti paskutinę akimirką!).
Ką turėtų sudaryti susirinkimo dalyvavimo patvirtinimo el. Laiškas?
Susitikimo patvirtinimo el. laiške svarbu įtraukti šiuos elementus:
- Ačiū asmeniui už jo kvietimą
- Aiškiai paskelbkite apie savo buvimą
- Parodykite savo dalyvavimą, klausdami, ar yra dalykų, kuriuos reikia parengti prieš susitikimą
Čia pateikiamas el. Laiško šablonas, skirtas paskelbti apie dalyvavimą susitikime.
Tema: Patvirtinimas dėl mano dalyvavimo [data] posėdyje
Sir / Madam,
Dėkoju jums už jūsų kvietimą susirinkimui [susirinkimo tikslas] ir džiaugiuosi galėdamas patvirtinti savo dalyvavimą [data] [laikas].
Prašau leiskite man žinoti, ar yra kokių nors elementų, norint pasiruošti šiam susitikimui. Aš likau jūsų žinioje, norėdamas gauti daugiau informacijos šiuo klausimu.
Pagarbiai,
[Parašas]
